为了引起社会各界对展览会的重视，并尽量地扩大其影响，主办单位有必要对其进行大力宣传。宣传的重点应当是展览的内容，真正吸引各界人士的注意和兴趣。对展览会尤其是对展览内容进行的宣传，主要可采用以下几种方式。
（1）举办新闻发布会。
（2）邀请新闻界人士到场进行参观采访。
（3）发表有关展览会的新闻稿。
（4）公开刊发广告。
（5）张贴有关展览会的宣传画。
（6）在展览会现场散发宣传性材料和纪念品。
（7）在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅。
（8）利用升空的彩色气球和飞艇进行宣传。
以上8种方式可以只择其一，亦可多种同时并用。在具体进行选择时，一定要量力行事，并且要严守法纪，注意安全。
3.展示位置的分配
对展览会的组织者来说，展览现场的规划与布置，通常是其重要职责之一。在布置展览现场时，基本的要求是展示陈列的各种展品要围绕既定的主题，进行互为衬托的合理组合与搭配，要在整体上显得井然有序、浑然一体。展品在展览会上进行展示陈列的具体位置，称为展位。所有参展单位都希望自己能够在展览会上拥有理想的位置，一般理想的展位，除了收费合理之外，应当面积适当，客流较多，处于展览会上较为醒目之处，设施齐备，采光、水电的供给良好。在一般情况下，展览会的组织者要想尽一切办法充分满足参展单位关于展位的合理要求。
如果参展单位较多，并且对于较为理想的展位竞争较为激烈时，展览会的组织者可依照展览会的惯例，采用下列方法之一对展位进行合理的分配。
1）拍卖会
组织一场拍卖会，由参展者在会上自由进行角逐，由出价高者拥有自己中意的展位。
2）投标
对展位进行投标，即由参展单位依照组织者所公告的招标标准和具体条件，自行报价并据此填具标单，由组织者按照“就高不就低”的常规，将展位分配给报价高者。
3）抽签
对展位进行抽签，即将展位编号，然后将号码写在纸签之上，由参展单位的代表在公证人员的监督之下每人各取一个纸签，以此来确定其各自的具体展位。
4）按“先来后到”分配
按照“先来后到”进行分配，即以参展单位正式报名的先后为序，谁先报名，谁便有权优先选择自己中意的展位。
4.安全保卫事项
无论展览会举办地的社会治安环境如何，组织者对于有关的安全保卫事项均应认真对待，避免由于事前考虑不周而出现安全问题。在举办展览会前，必须依法履行常规的报批手续。此外，组织者还须主动将展览会的举办详情向当地公安部门进行通报，得到其理解、支持与配合。举办规模较大的展览会时，最好从合法的保安公司聘请一定数量的保卫人员，将展览会的保安工作全权交予对方负责。为了预防天灾人祸等不测事件发生，应向声誉良好的保险公司进行数额合理的投保，以便利用社会力量为己分忧。在展览会入口处或展览会的门券上，应将参观的具体注意事项正式成文列出，使观众心中有数，以减少纠葛。展览会组织单位的工作人员，均应自觉树立良好的防损、防盗、防火、防水等安全意识，为展览会的平安进行竭尽一己之力。按照常规，有关安全保卫的事项，必要时最好由有关各方正式签订合约或协议，并且经过公证。这样万一出了事情，可以责任明确。
5.辅助服务
为参展单位所提供的辅助性服务项目，通常主要包括以下各项：（1）展品的运输与安装；（2）车、船、机票的订购；（3）与海关、商检、防疫部门的协调；（4）跨国参展时，有关证件、证明的办理；（5）电话、传真、计算机、复印机等通信联络设备的准备；（6）举行洽谈会、发布会等商务会议或休息之时所使用的适当场所；（7）餐饮及有关展览时使用的零配件的提供；（8）供参展单位选用的礼仪、讲解、推销人员等。
在展览会上要善于运用解说技巧。解说技巧主要是指参展单位的工作人员在向观众介绍或说明展品时，所应掌握的基本方法和技能。具体而言，在宣传性展览会与销售性展览会上，解说技巧的共性是要善于因人而异，使解说具有针对性。与此同时，要突出自己展品的特色。在实事求是的前提下，要注意对展品扬长避短，强调“人无我有”之处。在必要时，还可邀请观众亲自动手操作，或者由工作人员为其进行现场示范。此外，还可安排观众观看与展品相关的影视片，并向其提供说明材料与单位名片。通常，说明材料与单位名片应常备于展台之上，由观众自取。宣传型展览会与销售型展览会的解说技巧的不同之处，是在宣传型展览会上，解说的重点应当放在推广参展单位的形象上。要善于使解说围绕着参展单位与公众的双向沟通而进行，时时刻刻都应大力宣传本单位的成就和理念，以便使公众对参展单位给予认可。
参加展览会要努力维护整体形象。参展单位的整体形象主要由以下两个部分构成。
（1）展示之物的形象。这主要由展品的外观、展品的质量、展品的陈列、展位的布置、发放的资料等构成。用以进行展览的展品，外观上要力求完美无缺，质量上要优中选秀，陈列上要既整齐美观又讲究主次，布置上要兼顾主题的突出与观众的注意力。而用以在展览会上向观众直接散发的有关资料，则要印刷精美、图文并茂、资讯丰富，并且注有参展单位的主要联络方法，如公关部门与销售部门的电话、传真号码和电子邮箱地址等。
（2）工作人员的形象。这主要是指在展览会上直接代表参展单位的人员的穿着打扮。在一般情况下，要求在展位上工作的人员应当统一着装。最佳的选择是身穿本单位的制服，或者是穿深色的西装、套裙。在大型的展览会上，参展单位若安排专人迎送宾客时，则最好请其身穿色彩鲜艳的单色旗袍，并胸披写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带。为了说明各自的身份，全体工作人员皆应在左胸佩戴标明本人单位、职务、姓名的胸卡，只有礼仪小姐可以例外。按照惯例，工作人员不应佩戴首饰，但男士应当剃须，女士则最好化淡妆。
复习思考题
1.如果请你组织一次展览会，你将注意哪些事项？
2.简述展览会的组织礼仪和注意事项。
阅读分析讨论
香港冬日美食嘉年华作为一年一届的美食盛事，同时还是最大的室内美食展。有一年，香港冬日美食嘉年华在香港会议展览中心举行，主办方搜罗各地的美酒佳肴，每年推陈出新，令入场人士尝尽天下美食。同时，展场内到处都是免费的试食试饮，更是让市民大饱口福。大会上有斗食大赛，让市民免费上台鲸吞大汉堡。别出心裁的场地布置及精彩紧凑的舞台节目向来是香港美食嘉年华的焦点，不但吸引庞大而密集的人流，还为各赞助商提供最佳宣传效果。筹备方创新场地布置及舞台节目：多个巨型且别致的室内建筑将置于会场内各个角落，让入场人士拍照留念，延长他们于场内逗留时间。圣诞老人现身香港冬日美食嘉年华，大派圣诞礼物，增添浓厚的节日气氛。大型歌舞表演、魔术杂技，令人目不暇接。各式各样的产品示范、书籍推介，提供了最具效益的宣传平台。举办万元幸运大抽奖、场内奖赏消费大抽奖，刺激入场人士消费，使各参展商生意兴隆。
分析讨论
1.你认为美食嘉年华的成功之处有哪些？
2.你认为什么是成功举办一个展览会的关键？请举例说明。
写一份展览会策划
实训目标：掌握举办展览会的流程。
实训内容与要求：同学分组，每组写一份展览会策划，请同学相互检查策划方案的流程是否完整，不能遗漏环节，忽视礼仪规范。
实训成果与检测：每组同学汇报后，其他组学生及教师进行可行性分析检查和点评。
1.马飞.商务礼仪规范手册.北京：金城出版社，2009.
2.中国礼仪网，http：//www.welcome.org.cn.
商务公关与礼仪