书城管理向老庄学管理:最有中国味的管理之道
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第17章 治大国若烹小鲜:去繁就简抓住决策要点(1)

公司内外各种关系盘根错节,利益纠缠令人眼花缭乱。管理者眼中的公司或许是一团乱麻,越大的公司也往往会越发复杂,越来越多的事情需要决策,但决策中却还是有这样和那样的困境与纠缠——是否公司管理永远令人头痛?

【经典今解】

治大国,若烹小鲜。(《老子》)

即便是治理一个大国,其本质也如同烹调小鱼一样简单,只要谨守各自的基本规则去做就行了。

故跖之徒问于跖曰:“盗亦有道乎?”跖曰:“何适而无有道邪?夫妄意室中之藏,圣也;入先,勇也;出后,义也;知可否,知也;分均,仁也。五者不备,而能成大盗者,天下未之有也。”由是观之,善人不得圣人之道不立,跖不得圣人之道不行。天下之善人少而不善人多,则圣人之利天下也少,而害天下也多。故曰:唇竭则齿寒,鲁酒薄而邯郸围,圣人生而大盗起。掊击圣人,纵舍盗贼,而天下始治矣。(《庄子?箧》)

春秋时期,有个非常有名的大盗,叫做盗跖。

长期以来,盗跖带领手下在山东地区作案,纵横齐国各地,掠夺人们的财货,所做的事情可以说是十分暴虐。一天,他的一个部下向他请教说:“我听说圣人有道,那么我们做强盗的也有道吗?”

盗跖回答是:“天底下,做什么的都要都自己的道。无道,怎么可能发展壮大呢?一般的小贼偷别人家的东西,都需要事先调查那户人家是不是有钱,但是我们只需要凭感觉就能估计出一户人家拥有多少财物,这可以称为圣;在行动的时候,带领大家率先破门而入,冲锋在前不怕伤亡,这就是勇;抢劫成功后需要撤退的时候,主动要求断后来掩护其他弟兄先跑,这就是义;能够见机行事,根据情况判断是不是应该动手,也能做到适可而止,这就是智;在事后分赃的时候,既能做到按功行赏,又能保证公平分配,这就是仁。圣、勇、义、智、仁五德,都是来自圣人的教导,是一个人所拥有的最优秀的品质。如果品行败坏,做不到这五种品质的要求,那就永远只能做个偷鸡摸狗的小贼,没有可能成为大盗。”

【古为今用】

策略1:忙而有序,行之有度

任何工作中,总会遇到意料之外的事件。面临突发状况,管理者越是表现的镇定自若,就相当于给了下属一个积极的暗示,受到感染的下属也将会镇定下来,有条不紊地就行处理;相反,若是管理者在突发事态面前手忙脚乱,其下属也肯定无法安心处理事务,这样的情绪必然会极大的阻碍工作进程。优秀的管理者,需要能够在很短的时间内,在杂乱无章的工作环境中,快速理清复杂的事态,指明一条可行的道路。

其实,不管一项工作表面上看起来如何复杂,都会存在突破点。只要能够找到这个关键的突破点,据此进行归拢整合,总是能得到一条捷径。位于管理者的位置上,虽然需要考虑多一些,但也不能对一个问题考虑过于复杂。这样,反而会影响到对结果的判断,无形中降低效率。

某个杂志社,旗下的杂志销量并不景气,上下都为增加销量而绞尽脑汁。杂志社的一位领导提出了一个可行的办法,那就是:有奖竞猜。他们在每一期的杂志上,都设置了一道没有明确答案的题目,而答案将会公布在下一期的杂志上,如此,就可以调动读者的购买欲望。例如,某一期提出的一道经典问题:一架直升机即将坠毁,但直升机上有三位足以掌握人类未来命运的科学家,第一位是环保专家,他精通对环境的修复和再造,甚至能化解核污染;第二名是粮食专家,他可以通过改造植物基因,为人类提供更多的粮食;第三名是宇航专家,他非常擅长探索宇宙空间,据说已经发现适合人类居住的外星球。但是飞机出现了故障,难以同时承载三个人。为了不至于造成三个人都遇难的后果,必须有一个人跳下去来减轻飞机的负担,也就是说,必然有一个人需要作出牺牲。但是,这三位专家都非常有影响力,在各自的领域都是领头人物,没有任何一个可以轻易损失,三人都陈述自己的重要性,谁也不愿意主动跳下去。飞机即将坠毁,在无法可想的情况下,必须其中两人合力把第三个人推下去。至于把谁推下去?杂志社在某一期的杂志上征询读者的答案。

这个问题极有争议性,又没有标准的答案。一时间,大家议论纷纷,加上杂志提供了高额的头奖,因此许多人争相提交了自己的答案。几乎所有提供答案的人,都阐述了看上去非常充分的理由,一看就知道没少研究这些方面的问题。但无论是从环境、粮食还是太空角度,大家都觉得答案还是不够好。最后,最佳答案奖的得主却是一位小朋友,他的答案只是一句话:丢最重的!得到这个答案后,所有人都释然了。

虽然这样的预设情景不可能真正出现,但是这本杂志却成功地激起了人们的兴趣,一时间该杂志的销量暴涨。

许多时候,管理者的问题是过于考虑专业,而忘记了最为简便的方法往往就是最好的方法,导致简单的问题被复杂化,而优秀的管理者,应该能够快刀斩乱麻,将非常复杂的问题用简单的方法处理掉。

扁鹊是古代名医,时常被国君宣召。一天,魏文王与他聊天的时候问到一个问题:“听说你和你的两个哥哥都擅长医术,那么谁的医术更加高明?”扁鹊的回答出乎意料,他说:“我的大哥医术是最优秀的,二哥次之,我却是最差的一个。”魏文王感到非常奇怪,问道:“那么为什么你可以有这么大的名气?”扁鹊回答道:“我大哥的手段高超,人还没有生病的时候他就能防患于未然,自然没人能知道他的本事;二哥能在别人刚刚生病的时候,就把他的病治好,最多是乡亲会知道他能治一些小病。而我的医术不如他们,只能等病情已经发展到能够明显看出来才去医治。但是病人在被病痛折磨很久之后,经我的手医治好,就是因为这样,大家才会认为我的医术最高明。”

企业管理跟治病有一定的共同特点,表面上看,或许会认为能够解决重大问题的管理者最为优秀,但实际上,这只能算是一般的管理者。最优秀的管理者,应该是能够发现潜在问题,将不好的苗头扼杀在摇篮里;次优秀的管理者,能够及时处理刚刚出现的小问题,保证不会事态扩大而引起更多麻烦。那么,什么是优秀的管理者应当具备的特征呢?他们又是如何进行时间管理?

第一,简化你的工作计划。

管理者不应当面对复杂的流程和厚重的工作计划。对于管理者而言,他的工作计划越多,流程越复杂,反而更加无法理顺复杂的工作,无法做好事情。而且,变化总是超出计划,并不能通过计划去安排每一项的工作。因此,当面对复杂而冗繁的工作时,我们首先要做的是仔细审阅一下自己的计划表,将需要做的工作分门别类,排列出轻重缓急的顺序,然后经过对比,依据其紧急性和重要程度进行有效的安排或者排序,从而使我们在工作的时候事半功倍。

例如,有一些工作并不需要亲自去做,这样的工作可以交给助手或者秘书完成。例如并不重要的邮件或电话等联络,可以由秘书代为处理,让其整理出真正有用的东西再交给你来处理,排除了无用邮件和电话,你可以节省出大量的时间,可以做更多更重要的事情。

第二,合理授权分担压力。

授权是指领导把自己权限的一部分,连同自己一部分的工作授权和委托给下级,给出明确的要求和目标,并提供相应的工作条件;在这些的基础上,放手让下级完成任务的一种领导方法。

对于下级而言,授权能激发下属的潜能,给下属机会展现自身能力,并鼓励下属通过全方位地投入工作,参与决策和执行的全过程,获得更多的提升和取得更好的工作业绩。而良好的业绩,也是管理者提升对下属信任度的基础。

授权是一种创造性的权力管理方案。当组织充分运用这个手段,,管理者将不再是“高处不胜寒”的“大领导”,也不必永久担负决策的压力,而是可以将许多有独特才能的人加入到决策的过程中。领导者不再是提出解决方案的角色,而是更多地成为一个组织协调者,通过与其他人共同协商,从员工中获得更多灵感,不断解决工作中的问题,改进工作。但需要注意的是,不管是什么原因促使你采用授权管理,当你决定授权时,必须要预先有一定的计划,系统且有条理地去完成。

1、明确并选择工作

首先,你需要先理顺自己的思路,列出一张工作清单,把工作分为四类:

第一类,是必须亲自去做的工作。这一部分工作是你的业务重点,是涉及到人事、财务和战略的核心部分。包含了制定战略计划、聘用和提升员工、员工的考评、工作支持和员工激励等。这些工作一部分是你的核心业务,只有你能做,别人做不了;一部分具有特殊意义,换一个人来做的效果和意义都完全不同。对于这样的业务,最好自己处理。

可以授权的工作是第二类。这类工作,你能够轻松完成,而能力较强的员工也可以做到。对于这样的工作,不妨放手让下属去做,作为对他们能力的考核,但前提是必须事先教给他们必要的知识和技能,并适时进行培训和支持。

第三类是应该授权的工作。这类工作多数是例行公事,员工也可以完成;但你可能从没考虑过交给别人去做。对普通员工而言,这些工作有一定的挑战性,而且非常有趣。

另外还有一些,是必须授权的工作。事实上,这部分工作并不应该由你完成,但可能是你喜欢的工作内容,或是已经习以为常,因此没有交给别人去做。这类工作移交给下属,可以帮助你节约更多时间,提高工作效率,降低管理风险。

经过以上的步骤,你就可以基本明确可以通过授权分下去的工作了。需要注意,是否授权并不取决于工作的难度和趣味。

明确了需要授权的工作,接下来需要确定的就是工作本身对工作者的要求。一部分工作,由于你长时间接触,驾轻就熟而显得只是例行公事,但实际上,没有接触过这种工作的员工需要你亲自指点,并传授心得才可以顺利接手,很多时候甚至需要专门进行一些特殊技能的培训。因此,你需要分析任务,理清要完成任务需要什么样的支持,任务的执行需要怎样的能力和思维,以及这项工作所需要的协作和配合。

2、选择人员

在决定了哪些工作要授权后,下一步就是物色、确定人选。作为管理者,每个下属都有着不同的特长,每人的才能、知识、经验等都不相同。

根据不同人的不同情况进行适当的引导,能够使员工都有进步,能者尽其才,人人都获益。管理者最重要的才能是知人善任,你只需要指导那些需要帮助的人,而能力强的人可以任由他们自由发挥。

不恰当的评价,会导致没有把合适的人放到合适的位置,导致人力的浪费。一种时常发生的情况是:有能力的人被放到难以发挥作用的职位上,感觉被捆住了手脚,没有施展才华的机会;而身居要职却能力不足的人,又会有赶鸭子上架的感觉,工作对他们而言是极大的负担,却还是无法很好地完成。

让员工明白,你需要他做什么。在被授权时,需要让员工知道实际情况,并让员工感到支持。他们需要完全明白,被授权的职责范畴、界限和附带的要求;你对他的具体要求;被授予权力的范围;你给出的工作标准和时间限制。告知相关人员,你所授权的人是谁,以便清除工作中可能遇到的障碍,保证被授权者顺利工作。除此以外,你需要鼓励员工的努力。你需要给他们信心,告诉他们,在任务进行时,你将会全力支持他们;当他们遇到无法解决的问题,随时可以与你沟通并得到解决;你重视他们的工作,希望他们能够很好地完成任务;你信任他们和他们的能力。

3、任务描述

完成了以上两步之后,完成任务的人选已经确定下来。下一步,就要向被授权人陈述任务要点。你需要做的是阐明前提、讨论细节、确定标准,并设立报告制度。

随后,你要亲切地委托任务,告诉他为什么选择他来做这项工作,以表现你对他的信心,从而取得承诺。引导他们发表自己的意见,据此判断他们是否愿意接受任务;同时还要给他们提出疑问的机会,并对他们的疑问加以解释。

当授权完毕,评价标准和报告进度都已经确定之后,你需要让员工自主地工作。员工的做事方法,可能与你并不相同,但只要能按照既定标准达成目标,就说明授权管理是成功的。通过授权,员工可以拥有更高的自由度,也能够按照自己的方法做事。你需要做到的是使他们发挥才能,树立信心及喜欢他们的工作。

第三,化繁为简,不能全靠科技。

一些管理者容易陷入“高科技陷阱”,过于相信和依赖科技产品。他们认为科技可以让他们一劳永逸,免除管理的压力。但盲目追求高科技产品却疏于管理,往往会导致工作中出现很多漏洞。

某全球知名的日用化学品用品公司引进一条新的香皂包装生产线,但在投入使用后,却发现一个问题:由于盒子的传送与香皂装配不能同步,有些盒子被封口下线的时候还是空的。为了解决这个问题,公司请来一位著名自动化专家,对生产线进行调整。鉴于问题的严重程度,专家组织了拥有十几个成员的攻关小组,连续奋战半个多月,经过反复推敲,使用了微电子、×光探测、机械自动化等多种手段,终于拿出了一整套的解决方案。他们改造了流水线,在流水线上安装了x光探测仪,当有空盒子经过时,被探测仪探测到,信号经过处理,单片机控制自动机械臂将它拿走。整套改造下来,需要几十万元,但成功地补救了问题。

但是对于小企业而言,或许没有足够的预算来改装设备,这使得他们不得不思考简单的解决方案。浙江义乌的一家工厂,发生了同样的问题,但他们将一台大功率风扇放到生产线旁边,这样没有装上香皂的空盒子很容易被吹走,问题也得到了很好的解决。

“化繁为简”的方法应当如何在工作中运用?只有当依附于人的时候,高新技术才可以成为助力;但若是因此而忽略人的因素,那就是真正的舍本逐未了。

策略2:决策之要在于重视第一手信息

为了实现经营目标,从若干方案中选择最优方案的过程,称为企业决策。企业的决策过程,就是一个信息处理的过程,包括了信息的获取、加工和处理。信息,是一切企业决策行为的基础。

正确的决策离不开大量的信息,而反过来说,决策过程对信息也有一定的要求。归结一下,决策过程对信息的基本要求是四点。

第一,准确。