采购人员的职责
为使公司的物料供应来源不致匮乏，而且在费用成本、质量条件、售后服务上获取最大的效益，采购人员需担负下列一般性的工作职责。
选定供应商
采购基本责任就是替公司采买物品，不论采购的项目是什么，必定得有供应商，选择一个信誉良好、配合意愿高的供应商。这对于相当讲究“新鲜”、“时令”的餐饮业来说，也是非常关键的一环。
执行订货工作也是采购工作之一，当供应商选定、采购物品确定、供货条件签订后，买方即会对卖方执行订货行为，此即所谓合约性采购。订货工作执行的正确与否，将直接影响营运部门的运作与公司成本的负担，可说是一项专业性很高的工作。
确保质量
对采购人员来说，替公司采购物品，获取最高的供货质量、最低的成本负担与最好的售后服务，是其永无休止的追求目标。
大规模或大型连锁经营的餐饮业，如果分工较细，在整个材料管理系统中可能规划有独立的单位，对原物料的采购、验收、配送、储存与使用进行稽核，以确保顾客吃得放心。
因此，采购工作也就是从货品交到使用单位经使用后才算开始，因物品经使用后才算是一个完整的物料流程，也才能确认采购者的绩效，以作为下次采购时的参考依据，这也才是采购质量管理工作的精神所在。
控制成本
企业以营利为目的，控制成本是利润得到保证的基础。比如餐饮业，追求更高的利润，是所有从业人员努力的目标。利润的获取不外乎业务的开展与成本的控制，正是所谓的开源与节流，而采购属于后勤单位，餐饮业从食材、用品到设备器材，采购人员所经手的可能超过50%以上的营业支出，在餐饮业竞争激烈的情况下，谁能有效地控制成本，竞争胜算则会高一半。
采购工作的要领
在货源选择上有很大的差异性。如餐馆、杂货店、酒店等，所经营的内容不同，故其所需之货源、规格、品种亦各有其特殊的要求。以下仅将货源区分为五大类，就其共性加以分析。
机具设备类
科技不断进步，现在有很多性能不错的储存或操作机具，可有效地提高产能、减少耗损。
但这类采购因单笔采购金额很高，购入后的使用期限很长，故采购前多方打听及了解极为必要。在选择上需考虑其效率、耐用度、操作方便性、安全性及供应商的售后维修能力。价格的高低虽然重要，但售后维修更重要。
食品生鲜类
此类物品包括各种肉类、海鲜、蔬菜、水果等等，除了西式速食业外，此类原料多为餐饮业最主要的采购商品，也是采购人员最大的挑战所在。食品生鲜类物品的供应选择，除了要把握住采购三要素：价钱低、质量高、服务好，更必须注意市场的动向、供应商及时供货的能力及新鲜度的确保。
冷冻食品类
此类物品与生鲜食品类大致相同，但因其储存方式不同，而在供货来源上也不相同。近年来随着经济的高度发展，冷冻食品因具有方便性，普及率越来越高，尤其是西式速食业。
冷冻食品的方便性，在于其保存期限较长，且多经过初级加工。然而，此类食品应经过工厂加工，故在选择此项物料时，除就物品本身质量加以考虑外，对其工厂的生产流程，甚至对其储存及配送的设备与作业流程仔细比较，再决定是否采购。
调味品类
此类物料指的是油、盐、酱油、糖、南北货配料等，是因其非生鲜物料，保存期限较长，且多有品牌规格可依循，在货源的选择上，可就厨房使用者的需求，再依一般采购原则处理即可。
非食品类
此类物品指的是如筷子、刀叉、餐巾纸等各种营业上需要用到的物品，此类货品种类繁杂，但用量多半不大，在选择货源时，市场上有一种专门集合各类用品的专业公司可供参考。
当然采购人员亦可自行评估本身各项用品的用量，可考虑直接向上游的厂商采购，以达到节省成本的目的。
控制采购成本
采购中每1元钱的节省都会转化成1元钱的利润。在其他条件不变的情况下，假设企业的利润率为5%，要想靠增加销售来获取1元钱利润，则需要多销售20元的产品。可见从采购的角度降低1元钱的成本远比从销售上多卖20元的产品要容易得多，成本也要低得多。从世界范围来说，典型企业的采购成本要占60%，而中国的工业企业，各种物料的采购成本要占到企业销售成本的70%。显然采购成本是工厂管理中成本的主体，采购是企业管理中“最有价值”的部分。
而现实中，许多企业在控制成本时将大量的时间和精力放在不到总成本40%的企业管理费用、工资和福利上，却忽视其主体部分——采购成本。可以说是舍本逐末、避重就轻，其结果自然是事倍功半、收效甚微。
主导供应链管理
在工业企业中，利润同制造、供应过程中的物流和信息流的流动速度成正比。企业为了获取尽可能多的利润，都会想方设法加快物料和信息的流动，这样就必须依靠采购的力量、充分发挥供应商的作用，因为占成本80%以上的物料以及相关的信息都发生或来自于供应商。供应商提高其供应可靠性及灵活性、缩短交货周期、增加送货频率可以极大地改进工业企业的企划表现，如缩短生产总周期、提高生产效率、减少库存、加快资金周转、增强对市场需求的应变力等。
在整体供应链管理中，即时生产是缩短生产周期、降低成本和库存，同时又能以最快的交货速度满足顾客需求最有效的做法，而供应商“即时供应”则是开展即时生产的主要内容。
影响上游质量
一般企业都按质量控制的时间顺序将其划分为来货质量控制、过程质量控制及出货质量控制。由于产品中价值60%的部分是经过采购由供应商提供，毫无疑问产品“生命”的60%应在来货质量控制得到确保。也就是说，企业产品质量更多地应控制在供应商的质量管理过程中。这也是“上游质量控制”的体现。
供应商上游质量控制得好，不仅可以为下游质量控制打好基础，同时可以降低质量成本，减少企业来货检验费（降低检验次数甚至免检）等。经验表明1/4到1/3的质量管理精力花在供应商的质量管理上（这里的供应商质量管理是指系统的供应商质量控制和改进，而不单指来料检验），那么企业自身的质量（生产过程质量及出货质量）水平至少可以提高50%以上。
促进产品开发
随着时代的变化和技术的进步，产品开发周期在极大地缩短。由于供应商早期参与产品开发过程，使得“同步工程”应运而生。许多大公司都将自身企业产品开发与生产延伸到供应商，与供应商建立“伙伴关系”。这样一方面可节省自己的资金、降低投资风险，一方面还可以最快的速度形成生产能力、扩大产品生产规模。越来越多的企业不再将与供应商的合作局限于原材料和零部件领域，甚至还涉及到成品。
原料订货
确定原料订货的数量
订货数量的确认，必须经过订货人员审慎考虑与计算过各种因素，才可下单给供应商。确认订货数量的方法，一般有以下几种。
1.按照预计的营业额订货
营业额的高低，直接影响到物品的使用量。所以在订货时，首要考虑的因素，就是打算做什么生意，也就是预估营业额，以此来反推需准备多少原物料。计算时，可以每万元或一固定金额之营业所耗用之物料的平均数作为参考依据，再算出达到预估营业额时的物料需求量。
2.按照物品储存的有效期订货
餐饮业食品类有效期限的控制，是确保质量的重要方法之一，所以订货时，其储存有效期限也不可疏忽，也就是订货量的可耗用期限不可超过储存的有效期限。
3.按照原材料使用状况订货
一个店铺其各项原物料过去的使用情形，也可作为订货的一项重要参考资料。在一般情形下，可将前一期使用量作为下一期订货的依据，成长期累积记录各项物料的耗用情形，这点非常重要。
4.按照盘点结果订货
盘点的结果可让采购人员清楚地了解现在店内还剩余多少物料，有哪些不够需要订货。所以盘点的正确与否，是影响订货准确性的重要因素之一。
5.按照促销广告订货