为了提高营运绩效，或增强竞争能力，或刺激消费等等特定的原因，现今各店铺越来越重视广告促销。由于促销常常会打破原有物品耗用的正常比例，因此订货人员需对促销的内容、对象及企业部门的预期目标详加了解，并适度调整订货量，以配合促销活动的进行。
6.按照地区特点订货
对于连锁经营的企业店铺来说，每家分店可将地点商圈特点的不同，作为预估、订货的依据，或管理上的指标。然而不可控制性永远是存在的，许多情况的发生事前是无法预知的，因此一个好的订货人员对异常情况必须具有高度的警戒性。
每日检查重要原物料的盘存量、使用量与进货量，确定频率的正常性。
异常发生后尽量了解原因、追踪后果，并加以记录，作为未来参考的依据。
7.按照季节变化订货
季节的更迭、天气的变化，往往会影响到菜式及原物料使用量的不同。同时更重要的是，这些变化是生鲜食品供应期间、产量多少、质量好坏与价钱高低的最主要指标。订货人员需确实与采购及使用人员密切配合，以期达到采购的最高效益。
8.按照供货期长短订货
订货时，也需考虑供货商供货期的长短，即接受定单后要多久才能将货品送到，下一次送货是什么时候。因为各供应商提供物品的到货时间或送货时间不尽相同，因此订货时必须依据供货时间，订足够的量。
9.按照食品的包装数量和规格订货
已决定出要订多少数量时，最后要注意的是，订货量必须考虑此项物品的包装容量，而作适当的调整。
并非所有商品的采购都直接由采购人员主导，有些商品限于专业或其他原因，由使用单位或仓库依其需要量与安全库存量拟出订购单，经过总经理或指定的主管核准其订购单，最后才由采购人员直接办理订货。
对餐饮业而言，由于季节、气候、产量多少、价格变动、促销等因素的影响，有些食材确实无法套用公式来计算采购量，不过一般仍可根据公式得出最佳订购量。
最佳采购量=库存低限≤（计划用量+库存低限—现有库存量）≤库存高限
其中，库存低限必须得到保证，库存高限在采购时只作参考。
现有库存量=现有实物存量+在途库存量
现有实物存量=已登帐库存量
计划用量=（日均销量×预计在途天数+客户最新订购量）×管理误差率
管理误差率应大于1。
至于采购周期，理论上是越短越好，但考虑到鲜度、耗用量、供货时间及库存空间等，各种原材料的采购周期不尽相同，以下为一般餐厅普遍采用的采购周期：
生鲜肉品、果蔬每日采购；
冷冻食品每周或每20天采购；
一般用品每月采购（单店则为每周采购）。
原料订货的方法
订货数量参考因素的运用，可以预估营业额中各项原物料所占之比率，计算使用量，或者以盘点结果的上期使用量减去盘存数量后，参考上列因素计算出需求数量，再依订货物品之包装数量来调整。
店铺经营必须不断努力收集各种资料数据，作为营业额的依据。
对于餐饮业，店铺所使用的食材和季节有很大的关联，限于当时蔬菜、水果及等物品的变化，菜式也随之更迭，因此对于采购人员的挑战更大。
采购人员如能充分掌握季节性的变数，必能轻易取得成本低、新鲜度佳的食材，提供厨房制作当今的精美盛馔，以吸引顾客闻香上门来。
结合上面的因素，采购人员应以节约为本，配合其他作业，实现营运绩效。
采购验收
采购验收的目标和职责
采购到原材料和其他物品后要进行验收，作业要点简言之为“择优汰劣”，以确保原材料的质量。
原材料存货管理则在管制原材料的数量。作业要点简言之为“先进先出”，以确保原材料的最佳使用效率。店铺使用的原材料，经采购人员下单采买后，紧接着便是验收及储存管理。
物料在进入时，验收作业的把关功能轻视不得。而验收完后，因应原材料不同的特性，及早施以正确的储存，并确实进行原材料存货管理，以管制原材料数量及进出，都是确保原材料质量的重要工作。
1.验收的目标
确保交货的数量符合订货数量，也就是说，除了所有的进货必需确实过磅或点数外，与订货人员所下的定单是否相符，也是非常重要的。若有差异，应立即反馈给主管人员，及时处理。
确保交货的质量与采购签订的条件、公司认定的质量规格是一致的，严格质量管制除了能确保质量外，对供应商亦是一项约束，同时可增强采购人员未来与供应商谈判的筹码。
确认进货单据上的单价与采购人员所议订的价格相同。
2.验收的职责
验收是物料进入前必经之过程，收料工作是否迅速与顺利，对加工的产销效率影响极大。管理部门通常会制定验收程序；指定专人办理。验收的职责如下：
负责原料进货验收工作；
核对食品及饮料的进入；
如条件不合，依约办理；
交料不符，即通知供应商；
质量不符，退回或减价；
价格不合，更正发票；
收料多出，退回或暂收；
收料短少，补送或更正；
核对数目的准则如过秤、计件等；
填写验收报告单。
采购验收的程序
验收工作非常重要，必须注意各单项进货价格，并证实是否为所采购之物料，再检查其质量规格与份数是否正确。故而验收是采购与库藏存料及店面销售之间的桥梁。
购得物料如未经仔细、迅速、确实的检验点收，必然形成混乱错误的弊端，势必影响前场的销售。
1.准备工作
收货质量管理人员在工作之前应该先确实了解收货商品的采购规格、交货数量与到货时间，同时准备合格的验收工具，来点收交货的数量与质量。
2.质量规格检验
厂商到货时，验收人员依订货单确认到货的质量规格确为所需的货品。质量管理验收的检查方式，可分全数检查（重要物料）或抽样检查（次要物料）。要注意的是，生鲜或冷冻食品的检查需小心且快速进行，以避免因检查费时而发生耗损，反而得不偿失。
3.数量检验
当质量规格经确定后，依订货需求数量对进货数量加以点收，若无误，则完成单据填收后，即可进行入库或交予使用单位。
4.填写验收报告表
验收程序完成后，应即填写验收报告，复写一式四份。其主要内容为：来源、编号、订货日期、收货日期、物品名称、订货数量、实收数量、规格、单位、价格、备注及验收员签字，格式如下表。一份给会计用，作为付款依据；另一份给使用单位，作为了解进货与库存情形，以备配餐参考。采购、仓库也各留一份，做为作业的凭据。
验收报告表
验收的一般做法
1.包装
在所有收货质量管理的运作中，若该项货品有外包装，则首先需确定包装的完整性，例如有无破损、挤压或开封过。
2.口感
某些特定的可食性物料，用其他方式无法确知其质量时，试吃可能是最有效的品尝方式。
3.制造标识
这也是可供验收质量管理人员参考的一个依据，但该项产品必须是出自于较具规模与品牌形象的供应商，才具有参考价值。
4.气味
正常新鲜的食品都会有其特定的气味，验收时可从气味上判定其质量有无异变。
5.色泽
这也是判定物品的一个方式，验收人员可多吸收这方面的专业知识。
6.温度
食品类物料对温度差异的敏感度与要求很高，正确良好的低温配送与储存，对食品运送过程中的质量维持非常重要，故验收人员绝不可忽略验收时的温度检验。
7.外观
这是最简单直接的方法，但很有效。观其外表即可大致确认其质量。
8.有效期
有效期限的控制永远都是食品物料控制质量的重要方法之一。验收时有效期限的确认，必须和订货数量的预估使用期限相配合。
验收中会遇到的问题
验收质量管理人员严格地执行其职责，可对物品质量的提升有直接的帮助，但是当验收过程中发现质量不良或规格数量不符时，也应有正确的作业规定。
1.数量不符
数量不符可能是太多了，也有可能是不足。当太多时，则多出的数量应拒收，请送货人员带回，单据上填写实际收货数量；若货量不足时，应即刻通知订货、采购、仓管及使用单位各相关人员作必要的处置。
另外需注意的是，一旦发生验收数量短少时，要确实做到一笔订货单、一次收货动作，再补货时，则需视为另一笔新订单，如此才能确保账面与实际物料的正确性，及减少人为错误。
2.质量不符
当质量不符时，非食品类可采取退货方式处理，若为非适合久储的物品，可与送货人员确认后请其带回，因为质量不符退回原供应商。而产生数量的不足，可请订货或采购人员重新补订。