书城管理企业规范化管理系统实施方案·决策制定管理
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第26章 保证决策制定零失误的五个原则要求(2)

(6)对预选方案进行比较,选择最优方案。

(7)组织贯彻实施最终选择的方案。

决策责任的细分,至少必须明确界定以下五个方面的内容:

(1)决策信息收集人的责任及其承担责任的方式。

(2)决策方案拟订人的责任及其责任承担方式。

(3)决策讨论参与人的责任及其责任承担方式。

(4)决策拍板人的责任及其责任承担方式。

(5)决策贯彻实施过程的组织者的责任及其责任承担方式。

这一原则的具体要求,可主要概括为以下五个方面:

(1)决策制定过程细分与决策责任细分,两者都必须不折不扣地完成,不能偏废。没有决策责任的细分,决策制定过程的细分也就没有意义。没有决策制定过程的细分,决策责任的细分也就只能是一句空话。

(2)决策责任细分的五项内容,必须在具体决策实施前与相关岗位员工进行沟通,以达成事先的约定,让决策制定过程的各个环节上的活动,以及活动的责任和责任承担方式,在决策活动承担者意识中建立稳定而紧密的联系。

(3)必须给予决策制定过程的后继活动承担人对前遂活动结果进行评价和返工指令的权利。即强调决策制定过程的后继活动的承担人,对前遂活动的承担人拥有监督控制权利,以保证决策制定过程中的每一个环节上的活动都高质量地完成。

(4)在决策责任的分解过程中,必须考虑决策活动责任人的责任承担能力问题。即在决策制定过程的细分上,只能把决策制定过程中相应环节的工作交由具有相应责任承担能力的人来承担,以避免责任落空,使决策制定过程参与人不负责任的情况发生。

(5)必须给予决策制定过程的前遂活动的承担人对决策制定后继活动的讨论参与权,以使决策制定的前后环节上的活动承担人彼此之间有机会充分地进行沟通交流。一方面使前遂活动的承担人能提供没有反映在决策方案上的信息和思考;另一方面让前遂活动的承担人能更准确地理解后继活动本身的要求,从而保证当发生返工时,能更好地返工,达成后继活动的要求。

四、时机选择恰当原则的标准要求

企业决策只有在恰当的时机完成,才能取得最佳的决策效果。根据决策制定的自由度原理——“决策制定与决策所寻求的目标之间的时间距离越短,决策制定的自由度就越小;决策制定与决策所寻求的目标之间的时间越长,决策制定的自由度也就越大。对越是迫近现实的未来制定决策,决策的制定就越是没有选择的自由”,企业必须选择恰当的时机制定决策。不同的决策有不同的最佳决策制定时机,要保证企业决策制定的效率和效果,就必须保证企业的每一个决策制定都在恰当的时机完成。

要使特定决策的制定能为企业发展目标的达成提供最大限度的支持和帮助,决策制定的一定自由度是其前提条件。但决策的时间选择有两个限制:

(1)决策制定信息收集限制。决策制定所需要信息的准确程度和完整程度,直接和决策制定与决策所寻求的目标之间时间距离的长短有关。决策时间越是靠近决策所寻求的目标,决策信息越能收集得完整、准确、充分,同时投入决策信息收集的成本也越低。而决策制定与决策所寻求的目标之间的时间距离越短,决策制定的自由度越小。

(2)在企业经营资源发展和积累实际把握上的限制。这一点非常重要。决策制定与决策所寻求的目标之间的时间距离越短,企业可能发展和积累的经营资源就越有限,在其数量、质量和结构上进行调整改变的余地就越小。决策制定的自由度主要是受制于企业经营资源调整改变的可能性。没有调整改变的可能性,就不可能有比较大的决策制定自由度。

因此,时机选择恰当,就是保证决策信息的完整性和准确性,是决策制定的自由度之间实现平衡调和的基本要求。决策既要保证其选择有充分大的自由度,以充分发挥决策制定人的主观能动作用,使这种决策有意义;同时,又要保证其决策制定依据的现实可得性,以使这种决策制定所依赖的信息完整、准确,使决策中为企业所做的未来活动的计划和安排在一定时间内能适应企业内、外部环境的变化。

决策时机的最佳点,一般很难通过量化计算来确定。决策的制定究竟该在所要达到目标之前多长时间启动和完成,可以根据不同决策所寻求的价值目标的实际情况来分析确定。只要能收集到尽可能准确、完整的信息,决策制定与决策目标实现之间相距的时间是越长越好。只有这样,才能为企业创造出更多的竞争优势。在这里,完整、准确的信息的获得构成了一个硬约束。在现实中,往往是企业收集到完整而准确的信息时,企业进行选择的自由度已经很小了。决策制定的最佳时机如图2-5所示。要保证企业决策制定的一定自由度,就必须通过一定的科学方法来预测企业决策所需要的信息。因此,这一原则要求也就转换为对预测未来信息的方法的要求。

图2-5决策制定的最佳时机要保证决策时机选择恰当,必须对相应的不同决策所赖以进行的信息收集和预测的方法做出明确的界定。

这一原则的具体要求,可主要概括为以下四个方面:

(1)把不同的决策责任明确地界定给企业组织特定层次上的岗位员工,由他进行控制,组织决策的制定。尤其要明确不同时段上的决策制定的具体责任人,以使不同时段上的决策都有具体的人为之承担责任,并经常思考,以保证在恰当的时机组织决策的制定。

(2)对不同的决策何时进行、何时结束,都必须划出一个大致的时间限定范围,以保证决策的制定不滞后。这一方面,需要保证决策的选择有充分大的自由度;另一方面,又要保证为这种决策的制定收集到充分准确、完整的信息,包括通过预测收集相关的信息。

(3)确定制定具体决策的时机,必须与决策制定的具体责任人进行沟通,以保证决策制定的时机限制能为决策制定的责任人所认同。

(4)对不同决策所需的关键性信息的收集,要明确确定其方法和途径,尤其是对未来信息的预测,必须事先确定其必需的科学方法,以保证决策赖以进行的信息的准确性和完整性。

五、民主参与充分原则的标准要求

企业的决策无论大小,最终都必须有人贯彻,并保证其全面实施,这样才有意义。因此,要保证决策贯彻实施的能动性和质量,在决策的制定过程中,必须给予决策贯彻实施人讨论参与权,让他们能完整地理解这种特定决策的意义和作用,提高他们对这种特定决策内容的认同程度,从而增加他们对特定决策贯彻实施的能动性和创造性。

民主参与充分原则,并不是要求让企业所有人员都参与到企业大小决策的制定过程中来,而是让与决策的贯彻实施有直接关联关系的人,包括承担实施责任的人和利益关联人,都参与进来。这种参与主要是讨论沟通,让他们明白决策制定过程的科学性和合理性。这种参与并不是要他们在决策的制定过程中具体承担什么工作,也不需要由他们承担这种决策制定讨论参与的责任,但这种参与无疑会提高参与人的责任感,消除和降低其抵触情绪。如果说要由他们承担什么责任的话,这种责任就是要求他们通过自我约束创造性地贯彻决策,来保证决策的顺利实施,不能也没有必要让决策的这种参与人在经济福利上承担相应的责任。对决策的结果承担责任的只能是决策制定过程中实质性活动的承担人,包括决策的拍板人、决策信息的收集人和决策方案的设计论证人。

民主参与充分原则的具体要求,可主要概括为以下四个方面:

(1)必须提供充分的机会,让决策的贯彻实施人和决策的利益关联人参与到决策的制定过程之中来,并给予他们充分表达其意志、意愿的机会。

(2)给予决策贯彻实施人对这种决策进行质疑的权力,并让决策制定实质性活动的承担人对这种质疑做出解答,直到所有决策讨论参与人的疑团全部解开为止。

(3)给予决策的利益关联人对自己的利益进行辩护的权力,以在决策的制定上能实现利益的平衡,避免把一部分人利益的实现,建立在他人利益损失的基础上。

(4)民主参与的方式,即沟通的方式,要求事先根据决策本身的性质和所涉及的范围做出界定,避免把民主参与变成一种形式。民主参与的形式不是只有正式的会议讨论这一种,能够提供沟通机会的非正式场合都可以选做讨论沟通的方式。但要想保证民主参与的严肃性,这种参与沟通活动必须有正规会议形式提供保障。