因此，你可以先通过屏障方式，防止工作中断。每个打进电话来的人，都对他所要讨论的事件的重要性确信不疑，因此，你必须站在他的角度上来处理问题；然而，你得把你每天的电话交谈的时间限定在一定范围之内，否则你就不能在工作时间内按时完成其他工作。
只不过，拒绝一个已经接进来的电话，和拒不接待已经进了门的来访者一样，是最困难不过的事了，因为这已经不再是单纯地处理事情的问题了，还涉及人与人之间的交往问题。而且电话的重要性你也很难预见，你的拒绝有时会产生严重的后果。
因此，更好和更有效的方法是，你可以通过设立屏障的方式挡住那些不必要的电话，或者把它们转到你方便的时候进行。
(1)告知那些有可能打电话来，并和你交往较多的人士(如合作伙伴、顾客、朋友等)，哪些时候你无法接听电话，哪些时候通过电话找你最方便。
(2)根据实际情况，列一个每日电话时间表，在此期间专门受理打进来的电话。
(3)尽量避免在谈话结束时习惯性地客套：“再给我打电话吧！”只有当你真的有这种愿望时才这么说。
(4)不要让那些等你消息的人无谓地等待。在你合适的时间准时地打过电话去，而不要等他们打过来。
(5)尽可能让所有来电都通过你预先设置的一个电话应答机。
(6)筛选所有的电话。这种筛选工作可以由你自己做，但如果请其他人做则更方便了。
(7)请秘书或同事代接电话。代接时说明你本人现在不能接，当你时间合适时，再给对方打电话。应该给对方这样一个印象：接听者可以准确地转达要办的事，而且以后你会再给他回电话的。
利用网络简化沟通流程
随着科技的发展，信息技术特别是企业内部网络对企业经营管理模式的影响已是相当明显。它加速着企业经营方式和管理方式的变革，也影响着企业内部沟通方式的变化。企业创建自己的内部网络，企业各项业务活动中都充分利用电脑和网络，这大大优化了企业内部成员与成员、部门与部门以及成员与部门之间传统的沟通方式。网络在沟通中的魅力是不言而喻的。
惠普驻中国的公司有这样一种现象：企业办公桌的数量永远比员工的数量要少，企业鼓励员工带着便携电脑在办公室以外的其他地方，比如家中办公。而且，由于办公桌总是比员工人数少，所以办公桌总是处于公用状态，员工总是处于流动性的办公状态之中。即便企业的管理者也是遵循这一规则。
这种做法显然是以其强大的内部网络为基础的，或者说，正是内部网络的支撑，惠普才真正实现了其梦寐以求的无纸化办公。
这种规则的实行，除了对惠普直接产生高效、节能的功用之外，也大大优化了企业内部的沟通。由于员工的办公地点并非固定，因此他办公桌的邻居也是不固定的，这种状态使得成员之间的沟通变得便捷，成员之间面对面的沟通不再局限于本部门。
这就是网络在沟通中的功效。网络将大家紧紧地联系在了一起。即便你身处十分偏远的地区，但只要有网络，就能同其他员工一样享有企业的任何资源和信息。甚至连开会这样比较复杂的事情，在网络的支撑下，也可以不用出门就能进行。
通过网络进行非现场交流是十分自然的事情，几乎就在一瞬间，很多工作者都喜欢上了内部网络。从前用纸进行信息沟通和交流的方式开始变得令人难以忍受。大家开始习惯于在网络上进行任何信息的交流，包括企业的、生活的，甚至是个人的。
所以说，一些聪明的工作者，也要学会利用网络来简化沟通的流程，一些面对面的拜访，大可以用电子邮件进行。
只做“一页报告”
世界知名企业宝洁公司有个“一页报告”的制度，该公司的前任总裁理查德是一个做事情雷厉风行的人，他有一个习惯，那就是：从来不接受超过一页的报告，他常在退回去的报告上写道：“请把它精简成我想要的东西。”如果下属送来的报告过于冗长，他会加上一句：“我不理解复杂的，只理解简单的，我工作的一部分就是教会你如何把复杂的东西简单化，只有这样，我们才会更好地进行下一步工作。”
我们大家都知道：传统的报告一般是需要15页左右。那么，宝洁公司如何通过一页长的报告，将事情处理得切中要害，一目了然的呢？
研究人员通过调查发现：宝洁公司是在大量的支持性数据以及事实依据的分析基础上，花费时间将报告尽量缩减，目的就是尽量减少领导者或其他人在阅读报告时所需的时间。
宝洁公司的总裁也经常鼓励员工及时与自己沟通，并对提交报告的员工说：“公司的大部分效益都建立在这一页报告上。”这也就是宝洁公司高效率高效益经营的秘密之所在。
为什么要将报告浓缩成一页呢？它至少有以下三大好处：
(1)要点鲜明集中，容易避免产生误解。
(2)只有少量的问题有待讨论，审核的速度加快了，工作效率也提高了。
(3)节省了大量的、不必要的阅读时间上的浪费。
不错，一份冗长的报告也许写的时候不会太难，但是若要将它缩减成一页纸，那么难度就很大了。如何才能做到这一点呢？方法就是：告别那些烦琐的重复性语言；要有清晰的结构与观点。
为了提高效率，在工作中应采取最简单可行的方法以节约时间，“一页报告”就是一种行之有效的良好方法。它既可以减轻普通员工的负担，又可以促成管理结构的简化，还可以使上下级之间达到高质量、快速的沟通。
整理好办公桌
美国着名的管理学家蓝斯登说：“我欣赏彻底的和有条理的工作方式。那些成功人士，当你向他询问某件事情时，他立刻会从文件箱中找出。当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜中。”
在工作中，我们常常会发现，有些人的公文包和办公桌上堆满了有待处理的文件、材料、喝剩下的茶水、过期的报纸与杂志，等等。当需要用某份文件或寻找一样东西时，他们常常要把桌子翻个底朝天。在这样杂乱的环境中工作，效率自然会低，工作自然会复杂。
工作无序，没有条理，在乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费掉了。
有些人把杂乱无章看成了一种生活方式，甚至认为这样很随意和放松。但实际上，办公环境的整洁与否，反映着你工作是否有条理性。
在大多数情况下，资料的堆砌只会让你在寻找文件时忙得满头大汗，这样，时间就浪费在查找东西上了。更糟糕的是，凌乱的东西会随时分散你的注意力：一个小纪念品、一张画片都有可能突然出现在你的视线里，从而扰乱你的工作进程。
而且，办公桌上杂乱无章，会让你觉得自己有堆积如山的工作要做，可又毫无头绪，从而让人丧失信心、加大压力，降低了办公室生活的质量，影响工作效率。
请看下面这个例子：
身为总裁的威廉姆斯每天埋头在办公室里，处理着似乎永远也做不完的工作。终于有一天，他感觉自己的精神快要崩溃了，于是他去看心理医生。
走进诊所时，他的脸上写满了焦虑和紧张。他对医生说：“我的办公室里有三张大写字台，上面堆满了东西，我每天都把全部的精力投入到工作中，可工作似乎永远都做不完。我觉得压力好大，好辛苦。”
在听完他的介绍后，医生建议他清理办公桌，只留一张写字台，当天的事当天必须处理完毕。他听从了医生的提议，从此，他觉得工作轻松、简单多了，工作效率也提高了。
现在你该明白清理办公桌的重要性了吧！其实，整理办公桌的过程，也是你整理思路的过程。不管你有多么忙，也要把办公桌收拾得整洁、有序。在每天下班之前，把明天必用的、稍后再用的或不再用的文件都按顺序放置好。保持这个习惯，你的工作也将变得有条不紊，简单而快乐。