书城成功励志提高办事效率36计
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第20章 处理问题应先抓住要点(1)

想一想,世界上每个人的时间都是一样的,而人和人的成就的差异可谓天渊之别。这该让我们猛然醒悟,做出成就的关键不在于你花了多少时间,而在于我们处理问题的时候是不是抓住了问题的关键和要点之所在。

确定工作次序

确定工作次序有两个依据:根据紧急性或根据重要性。

要把主要精力放在可以获得最大回报的事情上,而别将时间花费在对成功无益或有很少益处的事情上。

生活是复杂的,每个人都有喜怒哀乐,都有亲朋好友,都忍受着无穷的琐事干扰。完全回避这些是不现实的,但是,对于一个想干事业的人来说,必须分清事情的主次,哪些是需要做的,哪些是不需要做的,哪些事关照一下就行,哪些事干脆应该放弃……从而为自己去做最重要的事留下充足的时间和最多的精力。否则你就是一个不能驾驭时间的人,并会因此而使自己的梦想成为泡影。

建议每一位有心人都能制定一份自己在一段时间里的详尽工作计划,并在每天结束前精确地安排第二天的工作。同时还要制定一份科学的休息时间表,从而保证自己的一生始终在精力充沛地从事最有意义的工作。

大多数人是根据紧急性来确定做事的优先次序的,所以他们会花很多时间去救火。

如果你是根据紧急性来确定做事的优先次序,可以分为三类:

必须今天做好;

应该在今天做好;

应该在某个时间做好,但是还不急。

假定你准备两个月内完成一项工作。明显的,你不会把这件工作列为第一类,因为还有两个月的期限。你可能会列入第二类,但也可能不会,因为还不太急迫。大多数的人会把它列在第三类,直到期限迫近时,你会发现很难找到专家来帮忙,而不能把这件工作做到你想要的详尽程度。你在心里责备自己,并且想下次一定要早点完成。但你下次还是犯同样的错误,因为到时候你会以同样的理由,把工作拖延到期限的最后几天。

一般来说,我们可以根据重要性来确定做事的优先次序,而以紧急性作为次要因素考虑。这需要拿出你的待办工作表,首先,从“这件工作是不是清楚地有助于达到我一生的目标或短期目标”这个问题,来检视某一项工作。如果是,就在前面打一个记号,然后按照你要去做的先后次序标上数字,标先后次序的时候要考虑两个因素:紧急性和时间效率。

时间效率只是一种评估方式,使我们认识到某一件工作虽然没有另一件工作重要,也没有紧急性,但是做这件工作获益很大,所用的时间也不多,则仍然是有很好的理由先办好它。例如,你一天最重要的工作是拟定一项报告,而需要花大半天的时间。但是你还有一些可以分给别人去做的小事,那么在开始草拟报告之前,用几分钟的时间把这些小事分配下去,被分配到的人就会有更多的时间去做了。这显然是很有道理的。

“先做重要事情”这项原则也有例外,你会发现不要在一天的开始做最重要的事情,而另分配一段时间,集中精神去做会更好。

在你把标有记号的工作项目编了优先次序之后,也同样的把比较不重要的事项编上优先次序,然后就努力按照次序去做。你已经有了一个工作计划了,你一天的“产量”将会比你做完了一件工作之后,再停下来为要做的事定优先次序要多得多。

老式的“效率专家”的时代早已经过去了。今天管理专家从“效力”来入手,而效力是一个含义更广、更有用的观念。

效率所重视的是做一件工作的最好方法。效力则重视时间的最佳利用——这可能包括或不包括做某一件工作。

例如,为了即将召开的一个会议,你有一份必须打电话通知的名单。如果你从效率观点来看,你就会想什么时候打电话给他们是最好的时机、是不是要把他们的名字放入自动拨号卡片上以节省时间、这张名单是否是最新的正确资料等等。但是如果你从效力观点来看,你就会问自己,打电话给这些人,是不是把时间做最佳的运用,你也许会考虑另一种联络方法;你也许会考虑把打电话的事派给别人做;或把会议完全取消掉,好把时间用在更有用的地方。

健全的时间管理,应该以效力优先,效率次之的观念为出发点。

运用好帕罗托法则

时间管理上有一个着名的“ABC优先顺序法”,就是在极有价值的那些项目旁边,标上大写的A字,在具有中等价值的项目旁边标上大写的B字,在价值较低的项目旁边标上大写的C字。对那些经常自我感觉疲劳的人,帮助他们的最好方法,就是要求他们不要再以做些C级事情来安慰自己。但是,有些人通常在放弃C级工作时总是犹豫不决。这样最好是把帕罗托法则介绍给他们。

在介绍之前,先请大家回答下面几个问题,从回答中你将得到重要的启发。

1.在接到80%的电话中,经常给你打电话的人占多少?

A.30%B.20%C.10%

2.在销售余额的80%中,从顾客那里来的收入占多少?

A.50%B.40%C.20%

3.你使用的档案有多少是从20%的档案中取出来的?

A.100%B.90%C.80%

4.在洗衣服的人中有多少是在集中洗自己全部衣物的20%?

A.30%B.50%C.80%

这几个问题,在国外曾经有人做过调查,比如美国的调查中得到的答案:1、2两个问题是20%,后两个问题的答案是80%。于是就有人在这两个答案中,发现了两者的密切关系。这种密切关系被发现者称为“帕罗托”法则。其内容是:“大体上,80%的价值是从20%的项目中获得的,而剩下20%的价值则是从80%的项目中产生的。”也就是说,只要集中时间和精力,用在自己所担任工作的20%,就可以取得80%的成果。

这位发现“80%比20%的法则”的帕罗托先生是意大利的贵族,也是瑞士洛桑大学的教授,是一位统计学专家,同时也是经济学家。他于1987年提过“在所有的人口中,个人的所得收入,应有一定的法则”的主张,这个主张经过发展,便产生了帕罗托分析法,也就是“80%比20%的法则”。

帕罗托认为,许多社会现象经过分析以后,就会发现有很多适合于这个“80%比20%的法则”。如果你是大工厂里的一个合格的商品推销员,就很容易理解和掌握这个原则。经过分析你会发现,自己销售额的80%,是来自于仅占全部客户的20%的那部分客户。假如自己所担负的客户有50家,那么,经常能固定购买你的商品的客户大约有10家左右。这样,你就必须把主要时间和精力用于同这10家客户的交往上,以确保你的销售额不致于下降。实际上,被人们称为最能干的商品推销员,他的秘诀就是常常去拜访这10家客户,并把交际费用的大部分花在这方面,以维持与他们建立起来的良好关系。

这个帕罗托法则向我们说明,在一份有10个项目的表格上,只要集中精力和时间完成其中两项,就可以取得80%的价值。也就是最大价值。所以,你要认真地挑选出两项,并把它们标上A,然后就去做。对于剩下的八项可以慢慢去做,因为做这八项工作所取得的价值,远远低于两个A级项目的价值。从日常生活中把一些重要的工作项目挑选出来,你就会因为专心致志地去完成高价值工作而感到愉快。这时你甚至非常乐意忽略其他具有较低价值的工作。

下面我们举些日常中经常遇到的事例给大家看一看。一般地说:

80%的销售量来自于20%的客户;

80%的产量来自于20%的生产线;

80%的病假是20%的工作人员请的;

80%的可用档案存在于20%的档案中;

80%的宴会只重复20%的食谱;

80%的垃圾只出现在20%的最常用区域;

80%的钱花费在20%的商品上;

80%的清洗工作只用在20%的常用衣服上;

80%的电视时间用来收看20%的你最喜欢的节目上;

80%的阅读时间用在20%的报刊上;

80%的电话是由20%的外人打出来的;

80%的外餐是在20%的你最喜欢的餐馆中进行的。

这些事例清楚地告诉我们,千万不要纠缠于低价值的活动上,而要把精力集中在20%的高价值活动上。所以,在工作时一定要牢牢记住这最有意义的20%。因为,我们手里的80%的成果,都是从这个20%中获得的。我们必须高度重视这20%,把最主要的精力和更多的时间都花在这20%上。如果把精力和时间从这20%上移开,去面面俱到地顾及所有的事情,必然会事倍功半,造成某种程度的损失。那些常常因感到时间不够用而烦恼的人,一定希望自己有更多的时间,并把这些时间用在更有意义的事情上。然而,想得到更多的时间并想做到有效地利用时间的人,就必须活用“80%比20%的法则”。

那么,最好在什么情况下拒绝C级活动呢?这是一个需要进一步说明的问题。要想为完成A级事项准备充分的时间,最好的方法之一,就是将那些你自认为意义很小而又浪费时间的C级事项减掉一些。C级事项一般来说都不是很重要,有的甚至是可做可不做的。所以应当把C级事项从工作日程表中抽列出来,不必浪费时间去处理这些事项,甚至可以养成不太喜欢做C级事项的习惯。要坚定地树立起一种观念,即绝不把C级事项摆在重要的位置上。如果能够做到这一点,那么就一定会给你的工作和生活带来许多愉快。

假如在你的工作日程表上,一项事情已经被列为C级项目中的优先项目,但是为了把它从心目中清除掉,你首先应当坚决从你的计划表上把这件事删掉。同时,只要你下决心再也不去干这件事,经过一段时间以后就会把这件事忘得一干二净。

这里特别需要提醒大家的是,在日常生活和工作中,要尽量避免使一个C级事项变成一种危机。有些事情,像给汽车加油,就可列为C级事项,并且可以稍微延迟办理,但是若拖得太久了就可能造成极大的危机。假如你的油箱里还有3/4的油料,你若去加油就没有太大的必要了,但是如果你的油箱里只剩1/4的油料,那么你就赶紧去加油,这样可减少你途中奔波加油的次数,避免浪费很多时间。假如你不这样,碰巧在行车中油箱空了,在附近又没有加油站,那么这时不但会给你带来时间上的巨大浪费,而且会使你异常烦恼。所以,为了让这些C级事项不变成一种危机,就一定要克服那种临时抱佛脚的习惯。中国有句“防患于未然”的古话,讲的就是这个道理。假如,当你身体非常强壮,毫无病痛,想不出自己身体究竟有什么问题时,就迟迟不去办理人身保险,这是不足为训的。或是平时不把换洗的衣服准备好,等到了要参加周末朋友聚会时,却找不到一件干净的衣服,这时你也就只有自怨自艾的份了。

现在介绍一个简单的方法,以帮助大家去发现什么是能为自己产生80%价值的20%。这个简单的方法是,当你每天早上坐在办公桌前准备办公的时候,首先拿出纸和笔来,认真地写下当天自己想要完成的10件或更多的事情,并按照重要性列出你所要完成的事情的次序,当天就按照这个次序去工作。这就像在前面曾经说过的。你要在较少的时间里取得较大的工作成果,就必须首先决定工作重要性的优先次序。

如果按照这个次序还无法完成当天的重要工作,那么就可以留到明天去做。到了明天,再加上新的工作,再按照重要性重新整理、编排。运用这种编排方法。能完成你10件工作中的两件,就有可能使你当天的工作取得最大的成果,即实现80%的价值。以此类推,每个星期、每个月、每一年,都可以列举出当星期、当月、当年间必须完成的十件重要事情。如果按照前面讲过的方法去实施。能够完成其中的二件,就说明你所使用的时间效率又上一层楼,还会觉得自己的时间绰绰有余。

千万注意,要灵活运用时间必须避免那种面面俱到的“完全主义”。如果想完成全部的工作,不论由谁来做,都必定会忙得满头大汗,为到处奔波而叹气。所以,必须先按事情重要性安排次序,把主要精力用于第一件和第二件最为重要的项目上。

因此,当你面临很多工作,而不知如何着手时,就应该记着帕罗托法则。你要问你自己哪些工作是真正重要的,就不会偏离首要工作而去做次要工作。

不要在小事上纠缠

在小事上纠缠,是对于时间的浪费,也可以说就是对于生命的无端消耗。