如果能够将工作规格化、单纯化，就会减少许多麻烦。最重要的是清楚地知道自己现在想做什么，目标明确后，工作的效率将会大大提高。
规格化、统一化的巨大作用
同样文字若需书写多次时，橡皮章是最佳利器
在海子的事务所里，备有一切必要的橡皮章。年月日章、裁决章、住址、姓名印章等，各式各样的橡皮章都有。这些橡皮章在事务的处理上发挥很大的作用。例如贺年卡、问候卡，因为海子的事务所每年大约都要寄上1000封左右。首先，他以通讯录影印成“寄送备忘录”，写妥信封上的地址时即在备忘录上盖上“完”的印章。海子使用的印章是不必一次次盖印泥，也可连续使用的图章。其次，亲笔书写结尾之后盖上另一个图章，寄发后还要再盖一个印章以为辨示。像这种确认工作完成的记号若用手书写，会相当耗费时间。在事务作业上，花费这样的时间，实在很可惜，而一颗橡皮章，却能节省很多宝贵的时间，再也没有比这更划算的了。
不只是“完”这种简单的记号可用橡皮章，在必须反复书写同样的文字时，橡皮章也可发挥效力。例如年月日的书写，即可制作一枚“？摇？摇年？摇月？摇日”的橡皮章来取代。
除了橡皮章，任何能将作业统一化，并积极导入规格化的工具，也能提高工作效率。比如可以考虑大批量印刷保管，使用的时候直接拿来用。纵使要花些钱，还是划得来的。文字处理机在这方面就很方便，使用单字储存功能将“？摇？摇年？摇月？摇日”等文字，一次储存起来，任何时候只要按一下键就可以随时打出来。甚至将问候卡上开头的文字、决定好的话语一次作成，并储存起来，也可以反复地使用，而不用每次都为了斟酌字句而浪费时间。
作业规格化，还有一项优点。规格化的作业不必步步请示，谁都能独立完成。就像盖橡皮章，即使是小学生也可以做。如果能将工作规格化、单纯化，就不会这么麻烦了，以橡皮章为代表的作业规格化，在谋求增进工作效率的所谓“工作的窍门”上，是很重要的一点。
资料不是贴在剪贴簿上就可以，必须以一定的规格复印后存档
在现代的办公室中复印机的使用非常普遍。活页复印，在储存、整理大量的情报上非常方便，更可以大幅地减少时间和精神的支出。
事实上，谁都会复印资料，可是复印后的整理工作，似乎都没有做好。纵使特意地将重要的情报影印，然而，如果处理工作没有效率，就毫无意义了。
例如，在报章杂志上发现有用的消息，虽然将它影印存档了，但是资料收集的工作却仍未完成，然而多数人都是就这样将它贴在剪贴簿上，然后放入档案中。
影印，是为了方便情报的使用。因此为了让影印的东西一取出即马上可以应用，在处理上就必须尽量简单。贴在剪贴簿上，就无法添加、更换；放在袋中，取用资料时非常不便。
多数人一向都用活页纸复印，一张张的分类存档。活页式资料档，任何时候取阅都很方便。例如，想查关于企业收买问题，就从分类项目中调阅。若是牵扯到较多项目的问题，例如关于国际租税与企业收买问题，就查阅这两个部分。此时，资料档若是一个项目一张，复印资料就非常简便，可是若贴在剪贴簿上，就不能这么做了。
复印用的活页纸尺寸统一是非常重要的，大小不统一的话，即使特意地分门别类，也非常难整理。
小刘收集资料一律用B5的纸张复印，虽然B5的纸张在复印内容少的资料时四边留白较多，似乎有点可惜，但是只要能活用情报资料，仍是值得的。
复印好的B5纸张经过打孔后，就是B5活页纸，只要标上项目就可以归档了。为了统一使用B5纸复印，必须使用有缩小功能的复印机。大部分的报道，经过复印机缩小后就可以纳入相应的纸张中。报道的内容所占版面较大时，必须先将报道剪贴后再复印，若是复印没有缩小功能，就必须增加很多剪贴的手续。
使用复印机最好选用有自动输送纸张功能的复印机。每个人应该都有这样的经验，在复印时，要一张张反复地打开盖子，按开关，实在很麻烦，又浪费时间，可是，若有了自动送纸功能，资料整理好，开关按了之后，机器就会自动地进行，实在便利。
有缩小和自动输送纸张功能的复印机，价格多少会贵一点，可是从长远来说，应该是很划算的。因为，为了提高效率，只要能达到目的，使用贵一点的机器也不必心疼，它随后所带来的时间价值是无穷的。
有些公司另外雇用女职员操作复印机，这实在是不可取的。多雇用一个人，会增加一些意想不到的成本。由于小公司非常清楚，除了本薪，还有车马费、促险费、福利津贴等等，所花的成本实在很高。将如此宝贵的时间、人力用来复印，实在是很浪费，人的能力，应该做更有效的利用。同样的花费，投资于复印机，到头来反而是更为有利的。
档案的尺寸、厚度要全部统一
海子的事务所里，档案一律统一以B5规格的纸复印、整理。档案大小、厚薄不同的话，整理起来会非常麻烦。如果从开始就统一样式，将可缩短查阅时间，连尺寸也统一的话则不论复印、整理均会非常轻松。
采用B5尺寸有两个理由，其一，由于工作的性质，所有资料格式必须和政府机关使用的相符。其次，现在一般复印纸都使用A开和B开两种规格，在复印时有少许的不同：B4在复印时可印较B5版面大的文件，而A3可印更大的版面，但A3必须用较大的机器，因此考虑使用的方便，B5是最合适的。
因此，在海子的事务所，文件一律统一用B5纸，而活页纸、封面、索引、透明套子等全部统一用B5尺寸。唯一例外的是“人才录”等特殊东西用B6尺寸的封面。
工作规格化，任何人都可以轻易地完成它
每个人在工作进行过程中，通常都会研究出自己的工作方法，使自己的工作进行更为顺利、快速。但是在工作完成后，特地研究出的新方法，往往弃而不用，实在非常可惜。
在海子的事务所里，完成任何一项新的工作所得到的方法，都必须做成档案资料存起来。因此，即使是得自专家、百科全书的资料也需做成档案资料，方便查寻。
当初海子花了时间和精力作出工作程序，现在，秘书只要遵循着这份工作程序处理资料，就可以很快地完成工作。
做好每一项准备工作
准备工作不应喧宾夺主
许多人在工作前，都要做准备。例如，有的学生在念书前必须削好几支铅笔，某些人一坐到办公桌前，就得先喝杯茶。这都是在做与正式工作不相干的事，却期望能对心理安定有助跑的效果。
为了工作而做准备，绝不是坏事，可是，这种准备，有很多都在浪费时间。
做事时，一坐下来就开始比较好。要这样，就要有立刻动手的气氛。因此，最好是马上坐下来，想着：我要做这件事，一鼓作气把它做完。
没有准备动作马上开始做事，刚刚开始的时候，往往不怎么能进入状态，可是没多久，即可集中精神于工作上。“早点埋首于工作上”比起“削铅笔做准备工作”要实际多了。工作或是念书的准备动作以“实际投入工作”较佳。现在绝大多数公司新进人员的训练，通常以“实际操作训练”透过实际的工作分配，作为熟悉工作的教育方法，而工作的“准备动作”也最好是用这种方法。
以实际的工作作为热身运动做，能够增加工作本身的效率。例如，尽可能地利用闲暇先将书前目录看过，这也是一种看书的热身运动。从一本书的目次中，就可以大概知道里面写些什么，如此一来，就会有“原来这本书是写这些的，真想早一点看”的感觉，并想一口气将它读完，这也可以说是透过实际工作做的热身运动。
防止眼高手低
人们在制定目标时，通常都订自己能力能达到的目标。以自己的能力来努力刚好做得到的才值得考虑，过于好高骛远，不切实际的目标则不予考虑。
因此，思考目标时，考虑可以实现的比较好。海子正是如此，不论是司法考试，或是公认会计师考试，都有个周密的计划，确定努力后可能考得上的才去实施。任何人，在进行计划时最先考虑的是，这些计划是不是能实现。当然也要考虑到是明天就实现，还是一年后才实现的问题。尽管如此，主要还是考虑可不可能实现。
在考虑目标时，若觉得无法做到，一切可能性就都没有了。因为觉得无法做到，不但丧失做的勇气，也失去做的意义。相反地，若一开始就想“做得到”的话，不仅会考虑该怎么做，即使有障碍，也会去分析原因，寻求解决的方法。
只要认为可以做到，想法就会更积极，也会渐渐地向目标前进。出现障碍时，会去破解它，越过它，或是以别的方法躲过去，想尽各种办法来进行。可是，若觉得做不到，思考就会因此终止，无法再前进一步。
将自己的精神处于积极的状态是很重要的，为此，必须持续地提醒自己。积极提醒自己“做得到，做得到”。
总之你不应当在问题发生时考虑会不会，而是考虑怎么做比较好，并在你的潜意识中培养成这一状态。
早上被喜欢的音乐叫醒，就很快能进入工作状况且干劲十足
早上的热身运动，你可以想些有趣的事，让自己头脑清楚，这是很好的方法。打个比方，早上醒来，睁开眼，就开始在心里描绘漫游夏天海岸的美丽图画，并且在床头摆一张风景照片提醒自己，工作做完，就可以去看“美丽的图画”了。再怎么赖床的小孩，在远足的当天一定会自己醒来，再怎么辛苦也没有怨言。虽然大人已不会对郊游感到兴奋，但仍有其他令自己振奋的事。这种积极的精神状态，会使自己积极而有效率地度过一天。
为你的工作确定一下先后顺序
从收益考虑，工作的优先顺序即可自然而然地决定了
工作时，很多人都有过这样的经验，复印、接电话……既无聊又浪费时间。由这个经验可知，在工作进行时必须解决的事情实在很多。在工作单位中，地位高的人，琐碎的事可以交待属下去做；而中级干部可支配的部下就比较少；而一些新员工，或是自己开店的人，复印等琐碎的事就必须要自己做。
可是，忙于琐碎的事往往会影响重要工作的进展。经常有些人会觉得工作愈忙愈好，但是忙着琐碎的事和忙着正事，这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作，其一分一秒的价值却完全不同。
例如，买准备考试用的参考书就是琐碎的事，不是正事。可是，很多考生，似乎把“去买参考书”，当成准备考试的一部分，其实不然。