约见客户的书信策略
传统的做法：在每次洽谈业务之前要先递一份书面的约请。
通过书信，到打电话时你已不再是一个完全陌生的人了。电话联系的初学阶段（开始的三个星期）可以按照顺序分别同每一位客户进行信件联系。
先以邮寄的商品资料为引子，让客户在未见推销员之前，对商品先有概略的了解。
此法还有一个好处，那就是客户如一时大意，将邮寄资料看完后就丢弃，等到推销员登门请教的时候，无言以对，只得露出一副尴尬窘态，愧疚羞惭之感油然而生，此时正是推销员趁“虚”进攻的良机。
随着近代邮政事业的兴起和发展，书信往来变得既快又方便。现代推销信的种类很多，这里专指约见信，包括个别约见信和集体约见信，例如，个人书信、会议通知等。
约见书信的撰写，亦依此准则行之。约见书信的结构与一般书信相似，但应针对客户的癖性、嗜好和背景，个别刻意计划，避免千篇一律，读之无物。态度不妨严谨，措辞则须雅健，切勿主观过深，强词夺理。多为客户着想，少表个人成见。
一份有效的书信沟通可以让推销更巩固；一个星期一次，然后你就会发现，新订单的数量、再订货的数量以及客户忠诚度都剧增了。
所谓推销信，就是推销员寄给客户的信件。直接邮寄广告无论是哪个推销员寄出去的，内容差不多都相同。但推销信是推销员本人寄给客户的。正因为这样，而具有一种不同于直接邮寄广告的劝购力量。
推销信主要是在推销员登门拜访而未能遇到对方，或是拜访后需要进一步劝购时使用的，并且在请人家介绍客户或向他表示感谢时使用。
共有三大因素决定写信的数量，如下：
（1）工作量。作为每天工作的一部分，写信的数量必然是有限的。
（2）费用。写信需付邮费，会增加公司的开支。
（3）推销人员的水准。对于那些缺乏经验的推销人员来说，先给客户寄封联系信再打电话，比直接打电话要自然一些。
书信的数量会受到影响，书信的价值和功能却不因此而减色，对于推销来说，它仍有以下三个特点：
（1）易达目的。
倘若客户戒备森严，推销员又想亲自进行约见，又怕遭人阻隔而难以如愿时，便可利用信函约见。写信时间充裕，措辞用语可从容推敲，便于将约见的要点在信中充分表达。
（2）用具简便。
写信仅需笔一支、纸一张，将信写好，套入信封，写上地址，贴足邮资，投入邮筒，便可由邮递员将约见的意思传至客户手中。如约见的理由充分，措辞适当，语气恳切，行文流畅，就能引起对方的注意和兴趣，而答应约见。
尽可能自己亲写便笺，因为我们知道我们的客户们，能够了解一张手写便笺需要花时间与心思。以上这一些的花费并不多，包括纸张和邮资。
真是有价值！你会收到回电、更多订单、建立好感、建立忠诚度、建立长期关系，以及让客户或准客户觉得棒极了。而全部这些只需花你几个铜板。
（3）体裁自由。
书信约见是商业尺牍的一类。其积极的作用，在于引起客户对推销员及其产品的注意和兴趣，以求得一见，当面进行推销。至少也能以文辞感动客户，排除约见的障碍。前者是理智的说服，以条理清楚，层次分明的文字叙述，使客户读了，心中能够明了推销员写信约见的真正本意和目的；后者是感情的诱劝，将推销员胸中因约见受阻的郁结感情，技巧地宣泄披露，让客户看到委婉恳挚的文辞之后，心里产生同情，而愿伸出热情的手，欣然接纳推销员的意见。
把你的想法诉诸文字有困难吗？
如果你能把它写出来的话。
仅花一张普通邮票不算昂贵，
它却能帮你取胜，能帮你保住客户
——尤其是另有竞争对手叫阵时。
信件如此的有效，因此特提示以下几点原则性的意见，作为写信约见时的参考：
客户导向——现代推销应是客户导向推销，推销策略的筹拟，技巧的运用，皆以满足客户需要，解决客户问题为目标。在此目标下，特别强调客户的受益性。
简易明畅——现代人工作忙碌，所以推销员写信约见，自应简易明畅，篇短字劲，说话直截了当，无须曲折铺叙。只要能将约见的意思和原因，在信上都表达明白就行了。
层次分明——写信约见，旨在使客户惠赐接见，故应以攻心为上。
文句生动——书信能否感动客户，引起共鸣，要看推销员的文笔修养如何。倘若文句生动有力，客户印象必然深刻，但意趣不足，予人印象极为普通。
表达恳切——写信约见，对于推销员来说，总是仰面求人之事，客户是否愿意接见，要看客户心意而定。倘若客户十分忙碌或无意购买，推销员自然不可强行求见。但此时，不防将个人处境和想法，用文字委婉地表达出来，说不定你的诚恳会收到意想不到的效果。
推销员是以请教“高见”为由，言下之意，显示了对客户的尊敬和意见的重视，如此抬举和礼遇，客户必然产生好感。
有时候书写的工作早就做好了。剪下或复印下与客户所从事行业有关的文章，或者你认为他一定有兴趣看的文章。在文章上随意贴上一张便条纸，写上：“我看到这篇文章，心想你或许会有兴趣。”然后签上你的名字。这会令人印象深刻的。
这儿有13个价值不菲的邮寄法：
（1）一纸短笺，谢谢客户的订单；
（2）一纸短笺，谢谢他的转介绍；
（3）一纸短笺，谢谢他继续和你往来生意；
（4）一张关于约谈或电话方面的短笺；
（5）报章杂志上有关他事业或兴趣的剪报；
（6）与他竞争对手有关的事；
（7）一则笑话、漫画或好笑的东西；
（8）新产品发表会；
（9）特卖或折扣；
（10）公司简讯；
{11}热门线索；
{12}提醒他某个会议或研讨会对他或许会有益处；
{13}提醒他有还未决定的订单，或提醒他重新下单。
如果你只要付第三级邮资，寄那些例行的信件，那么你的信自然会和其他垃圾一样被扔掉。这并不是说没有人会看你的信，但是机会实在不大。当然，如果你的老板付账，让你寄给客户，那可能还值得。你的名字可以用橡皮章或贴纸印在信上，这也不错。这里本人不想对这种方法过分抨击，不过这实在是一种效果不佳的方法。
个人化的信件是推销员所能做的最佳服务。有些服装推销员会寄给客户一些厂商推出新衣服的广告。现在想一想如果你在旁边写上一行小注：“我替你留了一件第四十二号中号的，请快来试穿。”客户至少会觉得有责任打个电话给你，告诉你他不需要“那一件”。那么你就有机会让他来看一看，卖点东西给他，或者至少让他知道你特别惦念他。
如果名单上的客户值得争取，那么你和老板用来吸引他们看商品的信件这笔花费绝对值得。不然，就用普通信封，付第一级邮资，哪怕是寄一份例行的广告也好。至少人们会拆阅，也许在扔进垃圾桶之前，他们还会看到你的名字。这样总比什么也不做要好——有时要好得多，也许这是你可以负担得起的。
注意一点，有些厂商，往往只将型号等有关产品的资料寄送客户，而忽略了一个步骤——派员“跟进推销”，效果肯定会大打折扣。
写信的步骤
首先确定写信的目的。
经销商向客户讲明了写信的原因；他们代理了一种极具吸引力的新产品。
信上应该注明对方的姓名、职衔。
联系信属于私人信件，开头仅仅写上“经理先生”或“采购主任”是不行的。这种没名没姓的写法很难做成生意，所以你必须设法搞清收信人的具体情况。
如果在电话簿或其他出版物上查不到这些资料，你可以直接往这家公司打个电话去了解一下。
其次应向对方介绍自己及自己的公司。
你一定要在信中向客户作个自我介绍。
在自我介绍中还要考虑到客户的兴趣，以便有针对性地介绍自己所从事的工作。
再次要激发与保持客户的兴趣。
写信人要负法律责任。书写内容要比口头讲的话具有更大的权威性，信中的内容对于买卖双方都具有法律约束力。一个错别字或一个语法错误可以破坏整封信的效果。每一个字都应该有其本身的作用，一句废话都不要讲。
有时，客户亦可能知道拥有该产品总比没有好，然而这并不表示他会购买。客户需要有人推动和驱使，才会作出购买决定。说服客户试用货品是最适当的做法。
最后要使客户有所行动，这样你的信件才真正有效。
要知道联系信是一份永久性的记录。对方如果对你的建议感兴趣，就会将你的信件存档以备日后查阅。所以在寄出信件时，一定要站在客户的角度认真地审阅自己的信，直到能打动自己再寄出。
这里还要提到跟进信。
跟进信具备两种功能：
（1）以书面形式确定在电话中所达成的协议；
（2）通过信件来进行进一步的宣传，以求与对方就电话中曾经进行过的商谈及达成的暂定协议再次予以探讨。
如在电话中安排了约见，之后再写封信确定是个良好的商业习惯。记忆力是不可靠的，写信说明约见的事，以作确定。
有时候由于以下几种原因，双方可能在电话上达不成任何协议。
资料准备不够；财力有限；时间不足；其他工作更重要；人手不够；时机不对。
你为此而写的跟进信应该说明当时为何陷入僵局，现在为何有机会重新进行商谈。
写联系信的目的不外乎就是达成交易或争取约见，以向对方提供样品。目的决定了写信的格式。信函约见灵活机智，用途广泛，费用低廉。无论就目前的交通条件和通信条件的限制而言，还是就推销工作的实际要求而言，推销员都无法面约所有客户。在面约不成、电约不行、广约不达的情况下，函约则可以大显身手。此外，函约的传播媒介是文字，便于推销员畅所欲言，表达出口头语言难以表达的种种难言之隐和言外之意，让客户尽情地体会，细细读来，回味无穷。