高校固定资产的使用过程既是发挥固定资产在人才培养和科学研究的基础作用，实现高校基本功能和职责的物质基础，更是高校固定资产管理中最复杂、涉及面最广的一个环节。建立高效的高校固定资产使用机制，是实现资产全过程管理的重要环节，是建立高校固定资产管理体制的重要内容。它有助于提高资产的使用效率，有效减少资产闲置与浪费，防止因使用管理混乱而导致的资产流失。
建立高效的高校固定资产使用机制，首先必须做好清产核资、产权登记、固定资产台账、管理信息网络等基础工作。在此基础上，积极探索并大力推行以集中化、专业化为主要特征的大宗资产与专项设备的专业化集中管理，探索多种形式的、不同层次的资产管理责任制，积极探索绩效管理模式，提高高校固定资产的使用效率。
一、高校固定资产管理的基础性工作
清产核资、产权登记、固定资产台账、资产管理信息网络等不仅是资产使用管理的重要内容、也是贯穿于资产管理全过程的基础性工作。在实践工作中，可通过定期和不定期相结合的方式，做好清产核资工作，同时建立规范化的产权登记与固定资产台账制度，并把电子化、信息化手段运用于高校固定资产管理之中，建立资产管理信息网络，为做好其他各项管理工作提供全面、高效的信息支持。
（一）高校固定资产的清产核资
清产核资是指清查资产，核实国有资产，摸清国有资产家底的基础工作。从新中国成立初期至20世纪末，我国开展了五次大规模的清产核资工作。2006年，我国又一次在全国范围内开展了大规模的固定资产清产核资工作，此次清产核资的主要范围是行政事业单位。从实践结果来看，清产核资对摸清固定资产家底具有十分重要的作用，是加强固定资产管理的一项基础性工作。
为了更好地发挥清产核资在高校固定资产管理中的基础性作用，各高校应逐步建立规范化的清产核资制度，把清产核资工作从“临时型”模式转变为定期和不定期相结合的规范化制度。定期开展涉及高校的清产核资工作，以便及时发现日常工作中出现的错误与遗漏，同时，针对各高校具体情况，不定期地、及时地开展小范围清产核资工作，如“一把手”离任清产核资工作，“非转经”、高校所属经济实体与高校脱钩时的清产核资工作等等。
财政部门作为行政事业单位国有资产的宏观管理部门，也是国家财政资金的管理者。高校固定资产的清产核资工作应由财政部门牵头，高校的主管单位、专项资产管理机构及使用资产的高校在财政部门的领导下，统一开展使用高校的清产核资工作。在高校固定资产清产核资时，不仅要对高校占有使用的资产进行清产核资，还要将高校所属的经济实体、“非转经”资产等都纳入清产核资的范畴。清产核资的资产类型不但包括固定资产，也应包括现金、存款、有价证券、库存材料等流动资产，以及无形资产和对外投资等。在清产核资工作过程中，应对有账无物、有物无账的固定资产和往来款以及高校的对外投资、无形资产进行重点清查，从而加强对薄弱环节的管理工作，防止国有资产的流失。
（二）高校固定资产的产权登记
高校固定资产的产权登记，是指财政部门代表国家对高校占有使用的固定资产进行产权登记工作，依法确认产权归属关系的行为。产权登记的主体是固定资产的宏观管理部门，即财政部门；产权登记的客体是高校占有使用的固定资产；产权登记的内容是高校固定资产的产权状况。
高校固定资产来源于财政资金，所有权归国家所有，政府按照“统一所有、分级管理”的原则负责本级政府管辖范围内的高校固定资产所有权，并授权当地财政部门作为本级政府管辖范围内的高校固定资产所有权代表。因此，高校固定资产的所有权应由财政部门代表国家与政府行使。占有使用固定资产的产权登记的高校，只拥有由财政部门授权的固定资产使用权，既没有所有权，也没有挪为他用权。因此，财政部门在认为必要的情况下，可随时行使所有者权利，进行资产调剂、处置审批等各项工作。
在开展清产核资工作的基础上，尽快完成对现有资产存量的产权登记与占有权、使用权的确认工作，并顺利完成已报废、报损、转让或已流失的资产产权注销工作。在此基础上，形成规范的产权登记制度，及时进行新增资产的产权登记与占有权确认工作，按程序完成报废、报损资产的注销工作。高校无论通过政府采购、自行购建、还是项目资金形成的固定资产，都必须持相关凭证上报财政部门。财政部门经过审查后向高校发放产权登记证，作为高校占有使用该项资产的合法证明，财政部门和高校应妥善保管产权登记资料。
（三）高校固定资产管理的台账制度
台账制度是固定资产管理的日常性工作，贯穿于高校固定资产管理全过程的一项常规工作，主要用于记录高校实物资产的总量、分布及变动情况，反映从资产形成到处置的全过程。资产台账管理是主要由固定资产使用管理的高校承担，对于实行专业化集中管理的专项资产而言，则由相应的专项资产管理机构负责。
为了更好地发挥资产管理台账制度的效力，应将资产台账制度、账卡制度、资产报告制度结合起来。各高校应建立健全资产账卡制度，确保占有使用的每项资产及时入账，及时做好每一项实物资产的卡片，做到有物必有账、有账必有卡、有卡必有物，达到账账相符、账卡相符、账物相符。同时，各地要建立健全资产报告制度，高校应按照财政部门的规定，定期对其占有使用或管理的资产进行统计、清点，并按规定时间和要求上报财政部门，作为上级管理部门资产管理的重要依据。
（四）高校固定资产管理的信息网络
在信息快速发展的今天，信息化建设是推进资产管理的重要手段。资产管理信息化程度直接影响着资产管理的效率，建立资产管理信息网络系统，可以为国有资产管理和决策提供技术支持，为资产预算编制、闲置资产调剂、资产使用效率评价等各项工作提供基础依据和技术手段。在资产管理中，应按照规定使用上级部门颁发的统一管理软件，同时还可以在内部管理中开发更具自身实际的内部管理软件，但应注意各管理软件的衔接。同时，还应加强硬件建设，可利用一些网络基础设施，重点做好隔离与保密工作，确保管理信息网络与大众化公开网络的有效隔离，防止未经授权部门或个人进入高校固定资产管理的内部网络。
固定资产信息管理网络的建设是一项需要大量人力、物力投入的工程，因此，各地在实际操作过程中，可采取先试点、再推行的循序渐进、稳步推进的方法。首先，可对专项资产管理进行试点。由有关专项资产管理部门，在资产管理台账的基础上，分别设立办公用房、公务用车、高级实验设备、大型贵重医疗设备等多项资产的管理网络，以提高这些资产的管理效率。然后，再逐步推广到其他各种实物资产，形成一套完整的资产管理网络系统。
二、大宗资产与专项设备的专业化集中管理
专业化集中管理是市场经济国家与地区政府，对大宗资产与专项设备财产管理的—种普遍方法。专业化集中管理不是地域概念上的“集中”，而是“管理模式”的集中汇总信息。专业化集中管理并不是要把资产集中在一个地方，而是强调由统一的管理机构、管理方式进行资产的管理和信息共享。如美国联邦总务署统一管理联邦政府的办公用房，并为各联邦机构提供车辆购买与租赁服务；澳大利亚联邦政府用车主要由澳大利亚机动车管理机构统一管理与提供服务；加拿大联邦政府的所有房地产由联邦公共服务房地产服务司集中统一管理，联邦与各省的公务用车由机关事务管理局或交通部门统—配备、管理；我国香港特区政府财产的专业化集中管理特征更加显著，办公用房、机动车、医疗设备等都由专门的机构进行专业化集中管理，其中办公用房由政府产业署负责管理，机动车由政府车辆管理处管理，部分昂贵的、单个医院使用率较低的医疗设备由医管局统一管理与调配。这种专业化集中管理模式，通过即时调剂等方式，提高了资产的使用效率，对有效防止资产闲置与浪费具有十分重要的作用。同时，集中专业化的管理，还有助于更好地保全资产，减少由于使用与管理不当而造成的损失。
发达国家与地区的实践已证实了政府财产专业化集中管理的有效性，我国在改革高校国有资产管理体制的过程中，可参考和借鉴专业化集中管理的成功经验，对办公用房、公务用车等大宗资产以及部分价值昂贵、使用率不高的专用设备实行专业化集中管理。在实际操作中，可在个别地方或一个系统内，根据当地或该系统的总体需求由专项资产管理部门统一购置所需设备并进行统一管理；各高校把各自的使用需求上报专项资产管理部门后，由专项资产管理部门统筹安排各高校使用，从而提高使用效率。
（一）公务用房与用车的专业集中管理试点
我国各地高校的公务用房、用车管理存在着配置不公、公车私用、随意出租闲置公用房并未将租金纳入统一账户管理等突出问题。由于办公用房、公务用车在一些高校的固定资产中占有相对较大的比重，因此，如何加强这两项资产的管理是亟待解决的问题。另外，从国际经验来行，国外对于办公用房与公务用车专业化集中管理的经验已十分成熟，有许多现成的经验可供借鉴。基于以上两方面的考虑，我国在推行大宗资产与专项设备的专业化集中管理制度时，首先要对高校办公用房、公务用车进行专业化集中管理的试点。
1.办公用房专业化集中管理。办公用房专业化集中管理应由财政部门牵头，对管辖范围内高校的办公用房进行全面清查登记，彻底摸清高校办用公房的基本情况，可成立专门的高校办公用房管理机构，并由财政部门授权该机构负责本辖区内高校办公用房的专业化集中管理。高校办公用房管理机构的主要职责是：负责本级政府管辖范围内的高校办公用房的清查、核实、登记、统计，在此基础上建立有关高校办公用房的台账，有条件的地区还应建立高校办公用房管理网络；研究制定本级政府管辖范围内高校办公用房管理办法实施细则；负责汇总本级政府管辖范围内高校对办公用房的需求情况，根据资产配置标准，对高校办公用房进行配置、调剂；负责高校办公用房日常维护与翻修工作；负责新增办公用房的购建及验收工作，以及在办公用房不足时向社会租赁办公用房等工作；负责闲置办公用房的出租与出卖，并将有关收入上缴财政部门；通过公开、透明的招标方式，选择专业物业管理公司承担高校办公用房的物业管理，并对物业公司的工作进行监督，监督检查高校办公用房使用情况，查处违章行为。
2.公务用车的专业化集中管理。公务用车的专业化集中管理可设立专门的公务用车管理机构负责本级政府管辖范围内所有高校公务用车的统筹管理。公务用车专项管理机构的职责主要包括：负责对本级政府管辖范围内高校公务用车的清查、核实、登记、统计工作，并在此基础上建立与完善公务用车管理台账，有条件的地区还应建立高校公务用车管理信息网络；制定有关公务用车的管理办法，负责汇总本级政府管辖范围内高校对公务用车的需求情况，根据资产配置标准，对高校公务用车进行配置、调剂；负责本级政府管辖范围内高校公务用车的招标采购与招标租赁工作；负责招标选择为公务用车提供保养及修理服务的修理商，并对其进行监督；负责公务用车司机的招聘、训练与管理工作；监督检查各单位公务用车使用情况，查处违章行为；等等。
（二）大宗资产与专项设备的集中管理制度
大宗资产与专项设备的集中管理，可借鉴和总结办公用房与公务用车专业化集中管理形成的成功经验。各地可根据实际情况，在有关高校主管单位内设专项资产管理中心负责其所辖范围内的专项资产管理。比如，在医科院校的主管单位设立医疗设备专项资产管理中心，对大型、昂贵且各个单位独立使用率不高的医疗设备进行统一购置、统一管理、统一保养，各高校及其附属医院的设备使用需求上报管理中心，由管理中心统筹安排使用时间，从而在不降低医疗服务质量与数量的前提下，大幅度地提高医疗设备的利用率，节约财政资金。再如，在教育系统的主管单位内设大型教育设备的专项资产管理中心，对一些昂贵的实验设备、教育仪器进行统一管理与统筹安排使用，提高设备使用效率。
三、建立不同层次的资产管理责任制
职责明确的管理体制是推进高校固定资产管理的重要手段。使用过程的管理是一项十分具体、琐碎而又复杂的工作，需要高度的责任感与大量具体细致的工作。为此，高校应积极探索多种形式的、不同层次的资产管理责任制，如负责人资产管理责任制、单位内部资产管理责任制等，还应建立与完善相关的激励与惩治机制，保证资产管理责任制的落实，对正确且高效履行职责的责任人进行奖励，对未能有效履行职责的责任人进行惩罚。
（一）建立负责人资产管理责任制
在高校的管理体制中，行政负责人是全面负责学校各项工作的领导者，在本高校具有举足轻重的作用。建立负责人资产管理责任制，把高校固定资产的安全完整、使用绩效作为考核高校负责人及主要领导干部工作业绩的重要内容。负责人上任伊始，应与上级资产管理部门签订高校固定资产管理目标责任书，明确其年度与任期内本单位占有使用的高校国有资产的管理责任。在每年年终，由上级资产管理部门对负责人进行年度考核，并备档保存。在负责人离任时，由审计部门和上级固定资产管理部门对其在任期内的固定资产管理工作成绩进行离任审计，做出评价，并提交组织、人事部门作为职位升降、调动的重要标准。对于在任期内出现重大资产流失等失职、渎职行为的，应追究单位负责人的责任，并采取行政、经济乃至法律手段进行惩罚。
（二）建立内部资产使用管理责任制
高校内部资产使用管理责任制主要包括资产管理人员责任制与使用人员责任制。在高校内部建立资产使用管理责任制，明确资产管理人员和使用人员对资产使用与保管的具体职责，层层负责，责任到人，奖罚分明。
1.管理人员责任制。管理人员责任制既包括高校统一负责资产管理的人员，还包括各部门负责资产管理的人员。通过签订资产管理责任书的方式，明确资产管理人员的职责与奖惩标准，把资产的完好率与资产责任人的工作业绩挂钩，作为其职务与薪金升级的主要标准之一。
按照管理人员责任制的要求，高校资产管理人员应根据上级资产管理部门的要求，负责管辖范围内各项资产的具体管理工作。在固定资产管理方面，应建立本部门固定资产的入库验收、保管、分发使用、检查、维护等制度和办法，并负责执行；定期组织人员对本部门负责管理的固定资产进行清点，及时处理并向上级汇报资产管理中出现的问题；对于大型、贵重、精密的仪器设备，资产管理人员要按件建立技术档案，并负责向使用人说明有关操作规程与注意事项。
2.使用人员责任制。资产使用人员责任制的实行对象是具体使用资产的每一个员工。每个使用资产的员工应与本单位资产管理人员签订有关资产的使用责任书，按照责任书的要求，做好有关资产的保管与安全使用工作，严格按规定用途和操作规程使用资产，不得将资产挪为他用，不得违规操作，不得人为损坏资产。对于因保管不善或操作失误而导致的资产损失，应按责任书规定内容进行赔偿。
（三）实行资产管理人员持证上岗制
建立高校固定资产管理体制，应加强对资产管理人员的培训工作，提高资产管理人员的总体素质，并逐步实行资产管理人员持证上岗制度。
1.加强资产管理人员的培训工作。由资产宏观管理部门牵头，定期举办各种资产管理培训班，对高校资产管理人员进行有关资产管理的政策、法规、制度以及计算机知识等方面的培训，提高资产管理人员的政策水平与专业水平。对于负责办公用房、公务用车等大宗资产管理的资产管理人员，还应进行相关资产基本知识的培训，提高专业管理技能。对于负责高科技、精密仪器管理的专项资产管理者，更应由资产供应方提供专业的操作方法、基础维护保养等方面的培训，以防因管理与使用失误而造成资产损失。
2.推行资产管理人员持证上岗。为了进一步规范资产管理工作，确保资产管理人员的专业水平，应逐步推行资产管理人员持证上岗制度。资产管理人员持证上岗制的基本制度主要内容包括：由资产宏观管理部门制定资产管理人员的基本素质要求，包括学历水平、工作年限、年龄、健康条件等各方面要求；符合这些要求的有关人员可向资产宏观管理部门提出申请，并参加有关知识与技能的培训学习；培训结束后，参加任职资格考试；考试合格后，由资产宏观管理部门颁发证书，获得高校资产管理人员任职资格。凡是各高校现有的资产管理人员，都必须在规定时间内参加有关培训及资格考试，获得任职资格的方可继续担任有关职务，否则必须离开资产管理岗位。非现有资产管理人员，在获得任职资格后，可接受高校的聘请，担任资产管理工作。