大连八中档案管理晋升省特级标准实施情况
大连市第八中学是辽宁省首批办好的重点高中，是大连市第一所被省政府授予“模范学校”称号的省重点高中，也是2002年辽宁省首批通过验收的省示范性高中。学校占地面积22500m2，建筑面积20500m2，现有教学班30个，在校生1670名，有教职工127人。
大连市第八中学创建于1952年，至今已走过了50年的历程。历任13任校长，经历了创业奠基、探索前进、十年动乱、恢复发展、改革腾飞和争创一流六个历史发展阶段，为国家培养了大批英才，为高等院校输送了数以万计的优秀毕业生，教育教学成绩优异，一直稳定在大连市一流水平。
一、提高对档案建设的认识，加强对档案工作的领导2000年以前，学校因为教室紧张，没有建立专门的档案室，档案散落在各办公室分头管理；校史展览在教学楼四楼大厅上，材料丢失，残缺不全，沉积了一层灰尘。2001年年初，新一任领导班子到任后，对校舍校园进行了重新规划布局，适逢区档案馆的领导再一次上门指导，宣传《档案法》和档案管理工作的重要意义，引起学校领导班子高度重视。鞠振伟校长组织班子成员学习《档案法》和定级标准，认识到档案工作是学校基础建设工作的重要组成部分，是实现学校工作规范化、制度化、科学化的重要前提。档案工作不仅是我校各项工作的真实记录，也是国家的宝贵财富。鞠振伟校长把建设档案室和校史馆作为继承和发扬八中精神的大事来抓，他说：“大连八中在风雨中走过了五十年的历程。从这五十年清晰的足迹和厚重的文化积淀中，我们体会到了八中几代人艰苦创业、惜时如金、坚忍不拔、开拓进取、不断创新的精神。这种精神是八中得以生存、发展、壮大的脊梁，也是八中成熟、完善、渊博的依托，更是八中续写辉煌的灵魂。”
在提高认识的基础上，学校领导将档案工作纳入学校整体工作当中：1.在重新规划校舍校园、重新布局教育用房过程中，首先要规划出档案室和校史馆用房。
2.学校实施民主管理和科学管理相结合的管理办法，计划管理、目标管理、规章制度管理和档案管理作为学校四项管理制度。
3.尽快组织专门人员，动员全校师生和离退休教师，为建设档案馆献策献力，收集整理档案资料。
4.档案室建设工作目标：2001年达到省一级标准；2002年达到省特级标准。
5.学校成立以校长为组长、书记和副校长为副组长、中层干部和人事干事等为成员的档案定级工作领导小组，建立由各部门、教研组和专兼职档案人员组成的档案管理工作网络机构，使我校的档案建设工作进入实质性的实施阶段。
二、舍得投资，保证档案管理的硬件条件
要搞好学校的档案管理，首先必须保证场地设施设备等硬件条件。两年来，在档案室和校史馆的建设中，学校舍得投资，进行了如下两方面的建设：1.装修档案馆，配套设施设备。首先我们在规划学校用房的过程中，在办公室十分紧张的情况下，规划出100m2的房间作为档案室用房，其中档案库房40m2，阅档室20m2，当年资料存放室、档案管理人员办公室40m2。2001年5—6月，学校投资3万余元，对档案室进行了装修改造，工程历时1个月，于6月底完工。
档案室装修好后，学校在校建、校庆、示范性高中建设等各项开支十分紧张的情况下，配齐了档案的设施设备。其中：库房密集架12组，档案柜12组。空调机1台，调湿器1台，库房布局图板一块等，同时安装了防盗门窗，配备了防火工具。阅档室配备检索柜2组，阅档桌1组，阅档椅6把，档案管理图表一块，字画3副。档案管理人员办公室（含当年资料存放室）配备档案柜16组，办公桌2套，办公柜2个，微机2台，打印机1台，沙发一套，字画3幅等。总投资7万余元。
2.装修改造校史馆，并完成校史馆的布展工作。
在综合科技楼的规划建设中，我们规划出200m2的校舍用于校史馆建设。2002年7—9月，历时2个月，投资13.8万元，对校史馆进行了装修改造，并投资23万元，对校史馆进行了布展。整个工程于2002年9月初结束。学校于2002年9月18日举行了开馆仪式。
在档案馆和校史馆建设的过程中，校领导给予了高度重视。在校庆、校建经费十分紧张和示范性高中建设任务十分艰巨的情况下，学校决定档案建设经费优先保证和满足要求，确实做到了人力、物力、财力的“三保证”。
三、加强档案的搜集整理和立卷归档工作，实行档案的现代化管理和开发利用过去由于对档案工作了解不够，特别是对档案管理的重要性认识不足，自1952年学校创建以来，学校档案从未整理过，“文革”十年的浩劫，又使部分材料丢失，而且多年来，材料整理不大规范，这给档案定级工作带来困难。为此，我们做了如下几方面的工作：1.加强档案的收集整理。校档案室建起来以后，我们在区档案局的具体指导下，加快了这项工作的进度。首先，我们抽调人员专门从事这项工作，同时又聘请2名专业人员，使档案定级工作有了人力的保证。其二，我们组织专业人员，先后到沙河口区教师进修学校、十三中学、沙河口区工商局等单位学习，认真吸取兄弟单位在档案定级工作中的先进经验和好的做法，又通过沙区档案局聘请有经验的档案工作专家亲自指导，使我校档案定级工作少走了弯路，保证了档案工作达标的顺利实施。其三，学校发动全体离退休教师、全校教职工广泛搜集材料。全体教师（包括离退休教师）对这项工作给予了极大的支持。其四，学校购置了档案管理软件，并派专人参加学习，使档案工作能全部实现现代化管理。在此基础上，对收集上来的和原有不齐全的、时间较久的、排列混乱的材料进行了一一分类整理，对一些标题书写、案卷排列不规范，保管期限分不准确的案卷拆卷进行重新整理。全体工作人员牺牲了周六、周日和假期的休息时间，加班加点，努力工作。过去的材料，不少是圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸书写的，我们将这些材料全部抄写一遍。在装订过程中，严格按照标准操作，做到每一卷都剪裁整齐，无一书订。为使档案管理现代化，我们采用了中联电脑公司编制的文档一体化档案管理软件，对文件、案卷进行了录入工作。
2.健全检索工具，完善档案统计。在整理档案的基础上，我们编制了《全宗介绍》、《案卷目录》、《文件分类目录》、《字号索引》、《姓名索引》、《会计档案目录》、《声像档案目录》、《科技档案总目录》、《教师业务档案目录》、《实物档案目录》等多种检索工具；健全了档案统计工作，有《档案工作基本情况统计表》、《文书档案统计表》、《文书档案移交目录》、《会计档案移交目录》、《声像档案移交目录》、《借阅档案登记表》、《档案利用效果登记表》、《档案销毁清册》、《案卷检查记录》、《库房检查记录》等多种统计。
3.建立制度，加强管理。为加强档案管理工作，不断提高档案工作的质量和水平，使档案管理工作系统化、标准化、科学化，我们以《档案法》为依据，建立了档案工作网络、档案工作制度、档案员岗位责任制，并将制度制作挂板上墙。同时结合实际，将各部门、各教研组档案的收集、整理、归档、利用等作了具体的规定，使档案工作人员在工作中有章可循，档案管理工作更趋制度化、规范化、标准化。
4.加强编研工作，搞好档案开发利用。为利用室藏，开发档案信息资源，我们还编制了《五十年足迹》、《大事记》、《组织沿革》、《荣誉录》、《基础数字汇编》、《教科研论文集》（自编成品及合编成品），这些编研材料覆盖面大，内容翔实，在提供利用档案中，发挥了重要作用，使档案能积极为学校的各项工作服务，为学校的教育教学服务，收到较好的经济效益和社会效益。
各位领导、各位评审员，2001年，我校经过半年多的努力，使我校的档案管理达到省一级标准。2002年经过九个月的努力，又建成了校史馆，同时使档案管理工作不断完善，在此基础上，进行了省特级档案室的申报。两年来，市档案局的领导和沙河口区档案局的领导和专业人员，几十次深入我校，对我校档案工作从馆室建设、硬件配备、材料收集整理、规章制度制定、档案的编研和开发利用，都给予了具体的指导，在这里我代表学校班子向市、区档案局的领导和专业人员表示最衷心的感谢。我们决心，借这次省档案局的验收指导，查找我们的不足，把我校的档案管理工作再提高一步，让档案工作为学校的发展、为教育教学、为领导决策做出应有的贡献。
档案管理制度
一、文书档案实行集中统一管理
校档案室为统一管理全校文书档案的部门，档案室由专人负责。各处室为文书处理、立卷的承办单位。
二、立卷
1．各处室要根据自己的职权范围、工作性质，将平时办理完毕的文体分类整理、存放，年终按立卷要求进行立卷。
2．立卷时按照《文书档案保管期限表》，严格划分永久、长期、短期三种保管期限。
（1）凡是能反映本校主要职能活动和基本历史面貌的，对党校、党的历史研究有长远利用价值的文件，列为永久保管。主要包括：本校颁发的规章制度，处理重要问题形成的文件，召开重要会议的主要文件，重要的请示报告、总结、综合统计表、机构演变、机关领导人任免的文件；上级机关下发的属于机关主管业务并要贯彻执行的重要文件。
（2）凡反映我校一般工作活动，在较长时间内对我校工作有查考利用价值的文件，列为长期保管。主要包括：本校一般工作问题文件、一般会议的主要文件，人事工作形成的一般文件，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件，下级党校报送的重要总结、报告和统计报表等文件。
（3）凡短期内对本校有参考利用价值的文件，列为短期保管。主要包括：本校一般业务性的文件，上级或同级机关颁发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件，下级党校报送的一般工作总结、报告和统计报表等。
3．立卷要坚持分门别类、便于保存和查阅的原则，保持文件之间的历史联系。
4．立卷采取年代——组织机构——问题的编制方法。
三、归档
1．各处室要将立好的永久、长期保管卷于第二年四月底前移交到校档案室归档，属于短期卷由各处室自行保管。
2．上级下发的文件、外出开会（学术讨论会除外）带回的重要文件材料、校内重要文件材料由专人负责整理、立卷，然后移交档案室归档。
3．归档的案卷，书写要工整，标题要简明确切，装订要整齐，卷内逐张编号。要认真填写卷内目录和卷内备考表。
4．对各处室向档案室移交的文卷，档案室要进行鉴定，立卷质量不符要求的，要责成原立卷部门重新整理。
5．按市档案局要求，逐步实行文档一体化，实行档案电脑管理。
四、库管
1．接受移交档案要及时登记、编号、入库。
2．入柜案卷一律竖放，排列整齐，防止折叠、挤压。
3．保持库房的清洁卫生，档案库房定期通风、调温，保持正常的温湿度。
4．对案卷要定期翻动除尘，严防虫咬、霉变。
5．定期检查案卷，发现破损、变质的档案及时修补、复制。
6．档案库要常备消防、杀虫设备。并注意检查设备质量，一旦失效，及时更换。
7．离开档案室时，要关严门、窗。
8．定期向市档案移交档案。
五、借阅
1．档案一般不外借。如工作需要必须借阅时需经办公室主任批准后办理借阅手续。
2．借阅由办公室档案管理人员负责，借阅者不得自行进入档案库翻阅档案。
3．借用档案时，要点清卷（件）数，在档案借阅登记簿上逐项登记。
4．借阅者不能横传档案，不得转借他人，非经同意不得复印，不得摘抄与自己工作范围无关的内容，造成泄密的，要依法追究当事人的责任。
5．要爱护档案，不得在档案上作任何标记和涂改，不得折叠、拆散、调换、抽取和污损档案，保证借阅档案的完整和安全。
6．借阅档案一般在当天内归还，档案如有遗失、损坏时，应立即向领导和办公室主任汇报，并承担责任。
7．外单位来我校查阅档案，必须持单位介绍信，摘抄有关内容要经档案管理人员同意，如需复制有关材料，必须经办公室主任批准。
六、档案管理人员必须自觉遵守保密制度，严格做到不泄密，不与无关人员谈论档案机密，不随身携带档案外出。