（3）信息资源是十分宝贵的财富，必须注意积累与保护。信息系统不仅可以帮助人们不断获取外面的各种各样的信息资源，对于学校来说，还有一个十分重要的作用是保存与共享学校内部的信息资源，例如学校教学管理的各种文件与各种教学管理信息（学生的学习发展情况）、教师的教学资料（如学校中各个教师的典型教案）等，这些信息资源不仅可以帮助学校教学管理科学化，而且也是教学研究与管理研究的重要资源，因此在建立信息系统时必须注意保护信息资源。特别要注意的是，由于学校信息系统的建立是一个长期的任务，而要把学校中的各种有用资料整理成为信息资源需要一段时间，并且把它们送人信息设备也要一段时间，因此在学校开始考虑这个问题时。就需要考虑信息资源的格式问题，要求学校的许多工作、文件、资料都按一定格式处理，以便在信息系统开通后就能够有相当数量的信息资源可用。
三、信息系统的生命周期
信息系统的建立可以看作为一个系统工程。我们在这里简单介绍一下系统工程的一个基本理论——生命周期说。
生命周期说认为，一切人工设计制造的系统都如同一个生命体一样，有着它的从开始到结束的生命周期，而一个生命周期可以如同生命体的周期一样划分为若干阶段，每一个阶段有着具体固定的任务。系统的建立与应用按照周期的发展而工作，就可以相当自然而顺利。
对于一般人工设计制造的系统来说，它的生命周期包括孕育、计划、设计、实现、应用维护等阶段，直至退役，为了改进与保证其工作，还有一个十分重要的环节，就是评价环节。
1.孕育阶段
在这个阶段，系统的一些基本概念逐步形成与发展，如系统应该包括一些什么部分，其工作原理怎样，对于这些问题的思路与方法逐渐形成。它们往往是一种新兴技术与一个新应用领域的结合。例如信息技术作为一种新兴技术，能不能在中小学得到应用，能够取得一些什么应用效果，应该怎样应用，具有一些什么基本功能，作为系统有哪些基本部分，这些往往由一些先行者考虑并且提出，这样就开始了一个具有特色的系统的研究工作。当然，有些系统可能是利用别人已经得到的成果，例如学校决策者听取或者阅读了一些专家所介绍的新思想、新观点，产生了要在自己学校建立一个信息系统的设想，那么这个孕育阶段的主要部分就隐含在这些专家的研究过程中。
2．计划阶段
有了建立新系统的设想以后，第一个阶段就是计划阶段。这个阶段的任务是调查研究，分析对于所要设计制造的系统的目标是什么，系统的构成怎样，资金投入怎样，人力投入如何，并且应该拟订一个设计开发的计划。这个计划首先包括设计开发的目标（为什么要进行开发设计，预计它的作用，有没有经济效益与社会效益，为哪些人提供服务，他们有哪些特点等），然后分解目标成为一个个具体功能，并且提出它所需要的环境条件（例如机器条件、人员能力水平、房间与其他设施的要求）、经费与人员投入的预算，并且还要估计所需要得到的各种支持，最后，还要提出预计的工作进程安排与如何检查监督的措施。
3．设计阶段
明确了目标与制定了计划以后，就要按照计划进行工作。一般来说，都要进行设计，也就是具体提出系统工程的设计。指出系统的结构、配置怎样，以及如何施工，一直到每个部分应该如何组成为止。总之，要求在设计阶段考虑得越清楚越好。对于信息系统来说，需要指出信息系统的功能需要由哪些子系统来操作，各个子系统之间的关系与联系怎样，各个子系统内部又由哪些较小一些的子系统组成，然后再仔细分解，直到一切关系都十分清楚，而且也了解硬件系统应该如何安装、如何施工，软件如何配置，人员需要怎样培训等。
4．实现阶段
设计以后就进入了实现阶段。它的任务是具体建立和开发所设计的系统。对于信息系统的实现就是硬件工程的购买与施工安装。软件的添置、安装；对于有些自己确定的特色软件则要按照需要组织人力物力进行开发；各类人员的培训；整个系统的连接调试。同时还要组织各类人员进行试用，以检查是否达到预期目标。
5．应用维护阶段
系统实现以后。就可以投入使用了，但是作为一个系统来说，实际上它仍然处于一个应用维护阶段。一方面信息系统投入使用，取得社会效益与经济效益；另一方面，系统又是处于一种维护、改进、完善的阶段，作为系统的开发者，还要投入一定的人力物力，追踪研究系统应用中的各种问题，发现错误与缺陷，然后进行维护。对于严重影响系统工作的错误必须认真纠正；对于影响不大然而也容易修改的缺点，进行适当修改完善；对于一些修改起来影响比较大的问题与不足之处，记录下来并且提出修改建议，在系统重新设计时作为重要的依据。学校信息系统也是这样，建立以后，就应该立即投入使用发挥它的效益，同时还要注意软硬件系统的维护与人员的继续培训，不断发现其中的问题，但是必须区别对待问题与不足之处，特别是对于软件部分不要一有问题就改，而是由专业人员分析轻重缓急，妥善解决。
6.评价环节
在各个阶段工作完成以后，为了保证下一阶段工作顺利进行，都需要有一个评价环节，对各个阶段的工作成果进行客观的评价，看看该阶段的工作是否达到了预期的目标。当然，可能名字不一样，计划阶段以后的评价可能叫计划审查，设计以后的评价可能叫设计审核，实现以后的评价可能叫工程验收，但是它们的工作都是一样，依据目标检查判断阶段成果是否符合预期要求。
生命周期学说主张每个阶段在上个阶段的成果的基础上，由该阶段的专业人员进行这个阶段的工作，然后由专门的评价人员进行评价，这样能够提高工作效率，能够保证工作进度与质量。不但影响面广、投入大的项目应该遵循这个理论方法。即使是一般的工程项目，也应该注意到一切系统都不可避免地要经历计划——建立（包括设计与实现）一直用维护——退役这样一些阶段。对于每个阶段的成果都进行有效的评价审查，保证其达到预期目标，而每个阶段的成果是下一个阶段工作的出发点，如果能够这样有计划、按步骤地进行工作，就能提高效益、保证质量。同时，还要认识到任何一个系统，它的应用与维护是相互依存的两个方面，也就是说工程完成以后，一定有一个维护阶段，必须要有继续投入的预计与可能。
四、信息系统的建立
建立信息系统是一个十分复杂细致的工作，我们可以根据生命周期学说的方法一个一个阶段地完成工作。特别对于比较大型的信息系统也应该这样工作。即使是小型信息系统也是学校中投资大、期望效益比较大的项目，需要认真规划与设计。在明确了建设信息系统的原则以后，如何具体进行工作的方法是多种多样的，下面我们介绍一种比较简单而合理的适合小型信息系统的工作方法，上图所示是一个常用的信息系统建立工作流程图。
其中最重要的几个环节的任务是：
1．调查研究
在学校建立信息系统是有关学校今后如何迎接信息时代挑战与需要的问题，也是有关学校在一段时间内如何发展的事情，同时信息系统的投入比较大，而且还必须考虑以后一段时间内的持续投入，因此决策者一定要在决策前了解各个方面的信息。因此，在策划信息系统的建立之前，一定要对校内外进行充分调查，了解学校领导、教师、学生家长以及各方面专家对于建设信息系统的看法，以确定学校各个方面对于信息系统的需求，同时还要了解学生家长等对于学校建立信息系统的意见，包括希望开设信息学科教学、选修课、课外活动、使用计算机辅助教学与管理教学各个方面的重点与急切程度，社会对于学生所应该具有的信息素养的期望，教学与教学管理中应用信息系统的需要与条件，教学管理人员与教师对信息系统的接受程度。投入资金可能的数量与来源等等。这些工作可以由学校决策者召开座谈会、进行问卷调查来征求意见与建议，并且可以走访已经建成信息系统的学校，了解投入与施工情况。了解实际使用情况以及他们对于这些投入的必要性的看法等。
2．决策与计划
在调查研究以后，根据需求与资金来源、学校资源等情况，决定学校建立信息系统的长远目标与发展计划。最好是以明细表的形式列出各个要求的重要性、已经具备的实施条件、所需投入的估算、能够产生的预期效益，然后决策者讨论决定一个可行而且效益比较高的方案。这个时候要注意逐步发展的方针，确定信息系统各个功能单位发展的先后，资金分批投入预算，在预算计划时要估计到软件的长期支持与系统日常运作和维护的经常性预算情况，还要确定人员的分批培训计划。
3．信息系统管理机构与规章制度的建立
在决策以后，就需要组织具体的信息系统的管理机构。其职能是执行领导决定的发展规划，实现所确定的信息系统功能。为此，学校领导应该制定有关信息系统应用与管理的各种规章制度。
4．选择与确定资源
即使是完成同样的功能，学校信息系统的构成方案可能有许多种。因此，通常需要领导进行调查，了解各种方案的所长所短，也可以采取投标方式，选择的标准是有合理的信息系统结构、实用而价格合适的软硬件、针对性强的人员培训、良好的售后服务，这样可以保证信息系统的配置合理，投入经济，运作良好。应该指出的是，在选择资源时必须考虑售后服务问题，包括安装调试服务、日常维护服务、信息提供服务以及软硬件更新换代时的优惠服务等等。
5．培训人员
信息系统的建立必须有相当多的人员能够使用。因此人员的培训十分重要。首先要制订培训计划，有计划、分层次地进行人员培训是保证信息系统发挥效益的重要前提，也是学校形成信息素养培育环境的重要方面。
硬件条件的组织
信息系统的硬件部分是执行信息获取、信息存储、信息传播以及信息处理等各种功能的物理设施。在信息系统建设的投入方面，它是投入最多的一部分，由于硬件的价格目前下降的趋势最为明显，而其速度、容量等功能提高也最为明显，因此在建设信息系统时，许多人十分重视硬件建设问题。笔者认为，应该注意硬件建设的两个误区：一是片面地追求高档次，我们追求的是达到目标，至于设备只要它够用与好用就可以了；同时还应该指出。由于计算机等信息技术的迅速发展。目前的高档次两三个月以后就已经可能不高了，所以一般的学校是不可能永远在高档次的。笔者1996年在德国参观一些学校时，有的学校所装备的信息设备仍旧是以286档次的计算机为主。另一点是由于计算机等信息设备价格下降十分快，因此，有的学校就一直等待而犹豫不决。实际上我们的目的是教育培养学生，能够早日开始服务，就产生了应有的效益；而且，通过早日使用，我们可以培养教师与教学管理人员的信息素养，并且可以积累十分重要的信息资源，这些东西对于更高档次信息系统的应用是十分有意义的。因此在建设信息系统的硬件时，以逐步发展的方式为好。
一、学校硬件条件的不同配置方式
学校中的硬件系统根据其用途可以分为办公室与课堂单机应用、单机机房、网络机房、校园网、校际网络、因特网等几种。
1.单机信息系统
早期的许多信息系统是单机信息系统，例如，单机学校财务系统，单机学籍管理系统，单机计算机辅助测验与阅卷、成绩分析报告系统，单机计算机辅助教学系统，单机办公室自动化系统等等。这些系统为学校的教学管理、行政事务处理提供了现代化的手段，提高了教学管理等方面的工作效率。更加重要的作用是提高了学校中教师、教学管理人员的信息素养与使用信息系统的能力，开始形成了一种有利于培养学生信息素养的信息文化氛围。同时，通过单机信息系统的广泛使用，积累了学校有关的信息资源，例如，学校中财务的电子数据库，学生、教师的资料信息库，各种教学资料的数据库等等，它们已经成为电子化的记录，为今后网络化数据库的建设提供了有利条件。
尽管单机信息系统比较多地应用于学校的教学管理与办公室自动化，但是引起人们注意的一个重要方面是单机计算机辅助教学、单机多媒体辅助教学以及其他的电子媒体辅助教学（录像教学、录音教学、语音实验室等等）。它们的特点是：教学活动的组织方式是全班教学，即教师面对一个班级的学生，使用这些媒体作为教学内容的存储与播放设备，它们可以传播声图文并茂的形象化信息，以提高学生学习的积极性，吸引学生的注意力，而且让学生能够观察到不易用文字语言解释清楚、不易靠肉眼观察到的许多现象，从而发现客观事物的规律。这种硬件配置方法效率比较高，一台机器可以进行一个班级的教学活动；但是，它不容易周到地考虑所有学生的学习情况与需要，而是以照顾整个班级的情况为主要因素。
单机也可以用于学生个别化学习上，20世纪70~80年代发达国家的一些中小学在图书馆中安置了一些计算机、电视录像机。现在，有些学校图书馆设立了电子读物阅览室，可以让学生利用信息设备阅读光盘读物，或者浏览校园网与因特网上的资料，便于学生课后复习与强化学习，这样就弥补了课堂教学只能照顾整体学生进展情况而不能兼顾两头的不足。而一些家庭购置了计算机等信息设备，有相当一部分是用于中小学生的家庭教育的。
2.单机机房