书城管理主管易犯的88个错误
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第56章 授权后不检查

情景故事

辛西娅是《华盛顿邮报》的编辑,她一直把授权作为提高工作效率的手段之一,乐于为下属授予权力和责任,把一些重要的稿件分派给下属去完成。麦克是辛西娅的上级,他让辛西娅准备一篇论文,并且强调说这篇论文十分紧迫,需要在完成时加一点新意,他希望辛西娅能尽快完成。辛西娅在工作方面从不迟疑,她向麦克保证,她一定会如期把论文交给麦克。

辛西娅把完成论文所需要的材料列在了一张单子上,将单子放在了助理道格的办公桌上,并用红笔写了一张很显眼的便条:“道格,马上着手写这篇稿子。时间非常紧急!”随后,辛西娅便开始忙碌于其他事情,论文的事情便全权交给道格负责了。

然而,辛西娅怎么也没料想到,道格因为家里有事,正好请了一个多星期的假,辛西娅留给道格的便条便在那里被冷落了一周多的时间。

两星期后,辛西娅在参加编辑会议的时候遇见了道格,她问道格工作进行得怎么样了。道格一脸茫然,辛西娅很生气,当辛西娅把便条的事情提示给道格后,道格恍然大悟道:“哦,是那个呀!我四天前才看到你留的单子,那时我刚从家人的葬礼回来。关于这篇论文,还有很多细节我需要向你确认……”辛西娅勃然大怒,她狠狠地把道格批评了一通,指责道格工作效率低下,没有及时与她进行沟通,以致影响了工作进度。

问题分析

真的错在道格吗?并不全然!如果辛西娅把单子放在道格的办公室后,她给道格打一个电话,向道格确认这件事情,便会获知道格请假的事实,此时辛西娅自然会执行另一个方案,将工作分派给其他的记者去完成,所以,辛西娅对所授权工作的执行情况疏于定期检查,是导致论文拖欠的主要原因。

有的管理者在把工作授权给下属时,信奉“用人不疑、疑人不用”的原则,认为既然要授权给下属,便要放手让下属去做,如果在授权后,像监工一样不辞询问,便说明自己不信任下属,因此他们只是主观地把工作分派给下属,对于工作的进展情况却不闻不问,只等在一个具体的日期心满意足收获已完成的工作。然而,授权与农夫耕种有着类似的道理,如果一个农夫春天播种以后,随之的事情便不予过问,空等秋天收获累累的果实,他的梦想多半会化作泡影。播种以后,尚需要为稻田浇水、除虫,这样才能消灭影响收成的风险,保证春华秋实。授权与耕种同理,管理者将工作分配给员工以后,不可避免地,一些影响工作进程的事情会穿插在执行的过程中,甚至有些事情出其不意,完全超出了管理者的想象。所以,将工作分派给下属并不是授权的结束,管理者仍需要进行定期检查,这样才能规避授权的弊端,使授权真正成为成就卓越管理者、高效部门的功臣。

再者,与管理者相比,员工的处事能力还不成熟,他们在完成工作的过程中会遇到各种各样的状况,有的困难,他们能够迎刃而解,有的困难,他们手足无措,或者采取了错误的解决方式,因此管理者定期检查下属完成工作的情况,还能够及时为下属排忧解难,保证工作的完成进度。

管理讲堂

※ 定期检查下属的工作

为工作完成情况制订时间进程表,按时间进展确定工作完成程度,管理者根据时间进程表对员工的工作完成情况进行定期检查,可以避免员工在完成工作的过程中出现重大失误,为工作的计划性提供了保障。

※ 建立一个自动检测系统,及时了解下属工作完成情况

管理者把工作授权给下属,并不等于管理者不再对工作承担责任,管理者要牢牢记住自己在授权之前和授权之后承担的责任是什么。管理者不妨建立一个自动检测系统,这样管理者便能得到规律性的简短报告(每天、每周、每月或者任何适当的时间),获知被授权任务的完成情况。运用自动检测系统后,管理者便能发现偏离工作目标的情况,以便在适当的时间介入工作进程,使其重新步入正轨。

※ 根据不同情况确定合适的定期检查尺度

把握好定期检查的尺度,如果检查不慎,下属很容易把它视为一种干涉手段,降低工作的积极性。管理者应该遵从怎样的尺度对被授权任务实施检查,取决于四个因素:

(1)所授权任务的难度和重要性;

(2)如果工作没有如期完成,对于组织所产生的恶劣影响;

(3)被授权员工的工作能力和面对困难的勇气;

(4)被授权员工的自我管理能力,对于挑战性工作的态度。

上述四个方面是影响检查力度的重要因素,管理者应仔细权衡如上四个方面,以进行有效检查。如果所授权的工作较为重要,对于组织有着较大的影响,而被授权员工又士气较低,不具备较强的自我管理能力,管理者便应加大检查力度,经常关注下属工作进展情况、询问他们在工作过程中是否遇到什么难以解决的困难。

去梯言———

授权就像放风筝,你要把风筝放在空中,但一定要抓住风筝的线,以免风筝乘风而去,飞得无影无踪。授权后,管理者一定要定期检查,这样工作才能获得应有的进展。最好抛开“授权后便可以一劳永逸”的想法,你仍然要关注工作最新的进展,你仍然要花费一些时间和精力为下属提供支持———除非,你已经培训出一支精英团队,他们常常在工作时为你提供“惊喜”,所谓的“失望”,不过是一个千载难逢的小概率事件。

§§管人误区