书城管理主管易犯的88个错误
17567200000079

第79章 没有让团队形成相互帮助的氛围

情景故事

万经理的一个下属A阑尾炎发作,他不得不请了几天假,于是这名下属负责的一个重要客户出现了无人跟进的情况。万经理把团队中的另一名下属B叫进了办公室,问他手头的工作进行得怎么样了,是否能抽出时间跟进一下A的客户。B面露难色,说:“我手头还有一大堆工作等着完成呢,再说与客户沟通也不是我的长项,我一般只负责销售数据支持的工作,我看看这几天C似乎挺闲的,要不,你看看他能不能帮上忙。”

万经理没有再继续说什么,便让B出去工作了。但是万经理却感到很失望,因为以前B常常跟他申请调换职位的事,说自己在外联方面很有天赋,乐于与客户打交道,希望能从行政转为外联。但因为一直找不到合适的行政人员,关于B职位调配的事便拖了下来。可是,如今让B承担外联的工作,B却百般推脱,他之所以说那么多,理由无非是“这不是我分内的工作。”

问题分析

主管应当取得部门管理的主动权,但是万经理在分配工作时,却让自己陷于被动处境,任由下属决定是否要承担某项工作。在这则管理故事中,万经理就像一个“工作推销者”,为某一项工作寻找履行的员工,如果员工拒绝了这份工作,万经理便结束“交易”。但一个合格的管理者不应该是这样的,管理者有责任保证部门各个环节工作的紧密衔接,在各种正常与非正常条件下促使工作的切实履行,所以管理者需具备古时皇帝分封臣子的气魄———把工作“分封”给具有相应技能的员工,通过从旁协助和给予支持的方式,使工作得到切实履行。

不过,这并不意味着,管理者将下属的所思所想置于脑后,野蛮地要求某个员工必须承担他不愿意承担的工作,管理者自然应在在分配工作时事先询问下属的意见,如果下属确实因相关能力欠缺而无法保证这项工作的切实完成,或者下属的确有无法完成的困难,管理者确实不应强人所难,至少应提供必要的培训后再把工作分配给下属。但是可以看出的是,这则管理故事中的情境并不属于上述情况,因为B曾经申请过类似的职位,而且与客户沟通也不需要过硬的专业知识,B应该有能力胜任。B不愿意承担的理由无非是不愿意帮同事完成工作,认为这不是自己分内的事情,与其把时间花费在上面,还不如多做一些自己职责范围内的事情,以此获得奖励和晋升。

部门应该是一个相互协作的群体,所谓协作,并不是大家相安无事地完成自己职责范围内的工作就可以了,因为有时候还需要彼此之间的加以援手,比如当有的员工因私人原因而暂时无法工作时,其他的同事还应该有拔刀相助的义举,这样才会因某个个体成员的缺席而影响了部门的愿景。

管理讲堂

※ 阐述从事他人工作对下属的积极效用

对于那些“事不关己高高挂起”型的员工,如果他们对于承担额外工作说“不”时,管理者不要接受对方的“不”,而是从对方的利益出发讲述这项额外工作工作的意义和价值。当然,管理者在分配某项额外工作时应遵守这样的原则:首先要确保此位员工是有能力完成这项工作任务的。如果你让一个行政文员去设计图纸、让一个文案去辅助编程的工作,最好的结果也不过是心有余而力不足。

※ 强调承担职责范围以外工作的必要性

在平时的管理工作中,向所有的员工强调这样一种理念:作为部门的一员,虽然他们被赋予了职责范围内的工作,但是他们有责任去承担一些职责范围外的工作,他们与部门并不是对立的,而是一个命运共同体。

※ 奖励帮助其他同事完成工作的下属

只有很少一部分人才喜欢做默默无闻的英雄,当某一位员工做了额外的好事后,管理者一定要对这种行为进行奖励,这至少会让慷慨相助者知道自己的行为得到了上级的认可,强化对方继续为同事提供帮助的心理。

※ 补偿帮助他人完成工作的下属

有时候,一位下属为了帮助某位同事完成某项工作,需要把自己的业余时间搭进去,不得不在休息时间加班。当工作任务完成后,管理者应该准予额外的假期,补偿下属的休息时间,这样才会降低下属因休息时间被占用而滋生的不满感。

※ 把乐于协助他人视为晋升的一个条件

一个人如果无法顺利完成自己的工作,是没有时间帮助他人的,所以,能协助他人完成工作的下属一般能力较高,此外,也说明他们并不只专注于自己的成功,还谋求部门的发展与繁荣。管理者不妨让这种员工获得升职的优先权,以此来鼓励更多的仗义之举。

去梯言———

始终要让下属有这种理念,虽然他们努力完成自己的工作目标是值得肯定与鼓励的,但除此之外,他们还有责任积极促成团队目标的实现———团队与员工是相互依存的关系,只有团队的目标得到了实现,他们的个人工作才会更有价值。管理者应该批评那些“各扫门前雪”的行为,因为这是造成部门下属心存隔阂的重要原因。