确定发布会的时间：新闻发布会的时间安排是获得记者持续信任的重要环节。确定哪一天和哪个时间发布新闻都是很重要的细节。一般的做法是根据公众获知新闻最容易的时间来确定发布会的时间。具体来说，时间选择上要注意：周一和周五不要选。周一的时间都是记者工作最集中也是最繁忙的时间，这个时间是记者对一周进行工作计划的时间；周五很多记者可能会考虑过周末或者安排其他事务的时间，所以，这些时间最好不要安排新闻发布会。
当然，周末也不适合新闻发布会的举行，这个时间不仅邀请嘉宾和记者比较困难，而且要吸引公众看报纸或者电视也比较困难，因此，难以达到较好的传播效果。另外，发布会的时间安排也要避免和社会重大事件的时间发生冲突，如纪念日、国家假日，等等。再有，新闻发布会的具体时间也要考虑。一般来说，新闻发布会的时间最好安排在上午9：30或者10：00-10：30，这个时间比较方便记者的到会。新闻发布会的正式发言时间一般不超过1小时，应该留出一部分时间给记者提问。美国国务院的新闻发布天天进行，发布会时间也只半小时。中国外交部的新闻发布会虽没有时间限制，直到问题问完为止，但如无突发事件，一般发布会也在半小时左右结束。
做好发布会的场地布置：发布会的召开场地选择一定要和会议的主题及氛围相匹配。场地可以选择户外也可以在室内。一般非正式的会议可以在户外召开，但是比较正式和严肃的发布会则应该在室内举行。比如，我国的人民大会堂、钓鱼台国宾馆都是政治性比较强的新闻发布地点。场地要为记者创造尽可能便利的条件。比如，是否具备记者拍摄的灯光设备、是否配备相应的视听辅助的工具等、场内和场外的通讯联络条件如何、记者达到会场的交通是否便利，等等，都是要仔细考虑的因素。
参会人员席位的摆放：摆放的基本原则：“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后。”在会场中的第一、第二排一般都是贵宾和领导。地位高的人靠近中间和前面，必要时要有席卡注明领导的姓名或者职务。三排以下就是记者席，电视记者尽量安排靠前，通道边上最好安排带有摄影机的记者，便于记者对会场的正面和全局进行拍摄。
相关资料的准备：新闻发布会之前一般会有相关的材料事先分发给记者进行了解，主要包括发言人的发言稿、会议重点以及相关背景材料和图片等内容。
这些资料可以帮助记者预先了解发布会的目的和背景情况，这对记者在发布会上的提问有辅助的作用。另外，如果新闻发布会的时间比较长，记者还可以边翻阅资料边听新闻的发布。新闻发布会需要的资料主要有三个方面：一是新闻通稿；二是会上发言人的发言提纲和报道提纲；三是有关的辅助材料。
确定与会人员：首先是受邀者的范围，邀请对象首先是记者，有时也邀请一些社会名流和有关专家参加，以此提高发布会的规格。如果所发布的新闻是全国性的，那么要邀请中央级的新闻媒体参加；如果发布的新闻是地区性的，那么当地的新闻记者是主要的邀请对象；如果涉及的问题是一些专业性较强的话题，那么专业性媒体记者的邀请就是必要的。记者应该包括各类媒介的记者，主要有报纸、杂志、广播、电视，甚至网络等方面的人员。其次是会场工作人员的安排。会场的工作人员是协调整个新闻发布会，使会议得以顺利进行的重要保证。会场工作人员包括很多，如准备资料的人员，其中有口头材料（发言人的发言稿）的准备，也有提供给参与者尤其是媒体记者的资料准备。
现场服务人员不仅从外表还是到自身的修养都是要经过严格的挑选，同时也要注意现场工作人员的男女比例搭配，常言说得好，“男女搭配，干活不累”，而更为关键的是，男女搭配可以充分发挥异性策略。现场工作人员主要承担的工作有：安排与会者签到、引导与会者入座、为与会者准备必要的视听设备、分发宣传材料、安排餐饮工作，等等。
新闻发布会的会后工作：新闻发布会结束以后，主要有以下几项工作要完成：搜集到会记者的媒体报道，新闻发布会的最终目的就是要在媒体上传递信息，因此，对记者所报道内容的收集并分类是必要的工作；对照会议签到簿，看看到会记者是否都发了新闻稿，这是确定以后选择到会记者的一项参考依据；整理会议记录，对整个新闻发布会的各个环节进行总结；发布会后安排必要的专访，发布会毕竟是有限的，并不能满足所有记者的要求，因此，会议邀请一些记者或者答应一些记者的专访是很有必要的，这样可以使新闻发布的信息得到进一步的深化。
3．新闻发言人的媒介素养
相关链接：铜齿钢牙萨哈夫
2003年，伊拉克战争期间，头戴贝雷帽，面露微笑的伊拉克新闻部长萨哈夫自开战以来频频亮相于各种场合，直到巴格达沦陷后忽然消失。美国广播公司和英国《镜报》报道，就在人们对有关美军坦克攻入巴格达城内的电视画面深信不疑之时，萨达姆的新闻发言人、伊拉克新闻部长萨哈夫却仍然能够利用他惯用的“语言炸弹”对美英联军的心理战予以有利的反击。在硝烟浓浓的战场上，萨哈夫的语言和明星般的姿态一直支持着伊拉克人。萨哈夫的“语言炸弹”使得英国广播公司（BBC）和美国有线网（CNN）这样的知名电视网络都相形见绌。尽管萨哈夫的英语带有阿拉伯口音，有时只能用简短的单词来表达意思，但却很好地传达了伊拉克政权的意图。例如，萨哈夫曾说过：“我的作用就是告诉大家真相，萨达姆仍然在位，布莱尔和布什不过是牛仔和战犯而已，伊拉克人民取得了伟大的胜利。”也许萨哈夫本人的办公室早就被美军的炮弹夷为平地，但他却把大街小巷都变成了自己演讲的讲台，这不能不说是伊拉克的一大胜利。
萨哈夫其人
无数话筒递到他面前，无数闪光灯照亮他的脸膛，这就是伊拉克新闻部长穆罕默德·赛义德·萨哈夫的记者招待会。自3月20日战争爆发以来，萨哈夫成了伊拉克总统萨达姆的代言人，每天召开记者招待会，通报战况，内容之一自然是向媒体展示伊方战果，表达必胜信心，还有一项必不可少的内容就是对美英的言语攻击。萨哈夫用词之丰富、之新鲜，令见多识广的记者都觉得有趣，有人甚至需借助随身携带的电子词典。
这位“铜牙铁齿”的伊新闻部长不仅成为全球“电视明星”，还培养出一批“追星族”。《中东报》这样评价萨哈夫：“美国人用‘战斧’导弹轰炸伊拉克，萨哈夫用唇枪舌剑攻击联军的耳朵。”许多记者说，他们每天所期待的不是萨哈夫的军情简报，而是想听听他今天用什么“有趣的词”。不少人甚至有点崇拜萨哈夫，成了“萨哈夫迷”。
聚光灯下的萨哈夫不仅措辞强硬，而且神情严肃、目光锐利，这倒不是因为战时需要摆出这样一副神情，而是他本性如此。萨哈夫历来以坏脾气出名。
1968年，萨哈夫掌管伊拉克电视台期间，常因为职员工作达不到要求而体罚他们。
萨哈夫如此的语言风格也令西方媒体对其刮目相看。路透社撰文说，伊拉克在美伊宣传大战中占据上风，作为伊拉克政府代言人，萨哈夫功不可没。
法新社记者希克马特·谢伊夫评价萨哈夫“有知识分子的气质，虽然语言略显粗俗，却在受过良好教育的人群中相当有市场”。的确，萨哈夫精通语言，即便骂人的词，也是旁征博引，从经典的阿拉伯文学作品中引经据典，无所不能。
新闻发言人是新闻发布会中的关键因素，政府和媒体之间架设起沟通的桥梁主要就是由新闻发言人促成的。新闻发言人既是政府向公众和媒体提供新闻的主要信息源，又是协调政府与公众、媒体之间关系的一副润滑剂。新闻发言人不仅搭建政府和外界的交流之桥，更可以积极设置焦点和议题，实现对舆论的隐性引导。
“发言人”，言下之意，针对的是“单个”的人而言。新闻发言人虽然是以个人的面貌出现的，但是作为政府机构的一个代言人，其工作的顺利开展，并不是发言人独自就可以完成的。在新闻发言人的背后，往往有一个强大的工作团体，这个团队帮助新闻发言人收集相关资料，并分析问题，共同完成信息的传播。
不论是新闻发言人本人，还是新闻发言人背后的工作团队，掌握新闻发言的基本要求和规范，熟悉信息发布的基本方法和技巧，都是这个群体所应具备的基本素养。
政府新闻发言人的角色定位
首先，政府新闻发言人是政府政务信息的发布者。新闻发言人是政府信息传达到媒体和公众中的桥梁，具有上情下达的作用。发言人良好的沟通能力和表现使得媒体报道政府的新闻有了积极和正面的渠道。
其次，政府新闻发言人是新闻的第一“解释者”。有统计显示，美国白宫平均每天要发布6条新闻稿，主要是关于政府任免、政策等信息，而每天却有不只一场各种正式或非正式的新闻发布会。政府新闻发言人对来自政府的信息有着独家的解释权和与生俱来的权威性，因此，政府新闻发言人常常成为政府新闻的第一“解释者”。如果所发布的新闻恰恰是民众最想知道的，政府相关部门就能较快并主动占得引导舆论的先机。
第三，政府新闻发言人是新闻记者的对弈者。发言人需要借助媒介和记者的传播将信息在第一时间传达出去，而媒体和记者也需要从发言人这个权威的信息源获取信息。但是对同一个新闻事实，新闻发言人和媒体记者的解读可能有所差别，甚至某些时候会形成一定的冲突，这就对新闻发言人提出了更高的要求：如何灵活机智地应对媒体？不论新闻发言人采取何种应对策略，在发言人和媒体记者之间应该形成一个良好的合作并双赢的关系。原国务院新闻办主任赵启正把新闻发言人和记者之间的关系归纳为“记者既不是你的学生，也不是你的下属，不是你的敌人，也不是你的朋友，他是你的挑战者”。
政府新闻发言人的基本媒介素质
政府新闻发言人的媒介素质是多方面的，只有具备综合全面的素质，才能在各种新闻发布会的场合，不论面对何种刁钻古怪的记者，都能做到游刃有余。具体来说，可以注意以下一些方面：
政治素质：新闻发言人是政府及其相关部门的代言人，因此，新闻发言人的政治倾向应该是非常鲜明的。中国各级政府的新闻发言人要维护国家的利益和国家的形象，任何一个政府新闻发言人都应该站在政府的立场，代表政府说话，不能随意带上个人主观的感情色彩。对此，原国务院新闻办公室赵启正主任认为，作好发言人应该在政治上思想成熟、立场正确、敢于负责。
新闻发布的专业知识：新闻发言人要非常熟悉本部门的情况和信息，必须具备较高的政策水平、理论水平和知识结构能力，只有这样，才能准确地向媒体介绍本部门的情况。除此之外，对新闻发布会的基本程序、模式、时间控制和应答技巧等各个环节都要非常熟悉，做到能从容自如地应付整个新闻发布会。
语言素质：新闻发言人的主要工作活动就是和各类媒体的记者进行沟通。
在沟通过程中，新闻发言人如何做到说话滴水不漏，哪些话该说，哪些话不能多讲，讲到什么程度，哪些信息可以清楚明白，哪些信息可以模糊一些，用什么样的语言风格表达，这些都是新闻发言人应具备的基本语言素质。虽然说，新闻发布会是由主办者掌握主动控制权的，因此，在发布会举行之前，作为发言人只要事先做足了准备工作，熟悉所要发布的新闻，一般不会有太大的风险。
但是我们同时还应该记住，媒体就像一个放大镜，既能放大一个人的优点，也可以放大他的缺点。在媒体面前得体流畅地进行表达，是一项高难度的工作和艺术，因此，作为新闻发言人需要不断提高自己语言表达的修养和能力。当然，每个人都不可能保证在媒体的聚光灯之下万无一失。如何应对这些问题，中央电视台节目主持人白岩松有一个技巧，他说，“千万不要约束自己每一段话都要背好，但是第一场一定非常关键，尤其是头几个遇到的问题最应该重视”。
心理素质：新闻发言人要在公开的场合应对来自众多媒体记者的各种提问，甚至经常会遇到一些记者比较刁钻的提问，这时，要求新闻发言人有极强的心理承受能力，不能因为提问是自己事先没有准备的就乱了阵脚，不知所措。一个成熟和老练的新闻发言人应该是具有较强的心理控制能力，能够及时进行自我的心理调整。当然，这种应付压力的能力并不是天生就具备的，要成为一个优秀的新闻发言人必须付出艰辛的努力。
形象素质：新闻发言人的形象是由个人内在的气质修养和外在的服饰搭配构成的。新闻发言人个人形象的展现也会对发布会的效果产生一定的影响。发言人内在的气质修养需要长期持续不断地学习和磨炼才能逐渐形成，而外在的服饰搭配是较为容易做到的。作为发言人，对服饰的基本要求就是整洁、大方，穿着符合新闻发布会的氛围和场合。一般来说，服饰颜色以深色或者中性色系为主，不要穿着浅色调的衣服，这些颜色在电视镜头中视觉效果不佳。总的说来，服装颜色要遵循“三色原则”，也就是身上着装的色调不要超过三种颜色，这包括鞋袜的颜色。女性不要佩戴过于惹眼的首饰，以自然妆为宜。