时间管理的“四象限法则”
面对相同的时间，不同的人有不同的感受。有的人虚度光阴，觉得时间无限漫长；有的人忙碌不堪，觉得时间眨眼即逝。有的人感叹度日如年，有的人惊呼白驹过隙。在更多时候，时间就像一个审判者，看似静静流淌，实则公平而无情，它把成功回馈给珍惜它的人，把失败和懊悔留给漠视它的人。
对于一个企业，管理的提升归根到底就是提高工作效率，而效率的提高就是科学地利用时间，努力跑在时间的前头。当然，任何人都无法让时间停止，更不能让时间倒流，但作为管理者，我们可以有效地管理时间，控制时间流逝速度，达到用最少的时间干最多的活。
和国外的许多企业管理者相比，国内许多企业的经理人实在太累。每个人都觉得自己时间不够用，有做不完的事，甚至天天加班到很晚，但企业整体的效率仍不尽如人意。有一项调查显示，卓越的管理者比糟糕的管理者的效率，至少高出10倍以上。出现如此巨大的差别，就是没有对时间有效管理。
从表面上看，时间不足以成为企业的成本，可实际上，企业在经营中投入的最大的资源，就是企业各个层面的管理者与各个岗位的员工的时间。对于管理者来说，要把对时间的管理与对人、对物或对财产的管理，放在同等重要的位置。
现在很多人动不动就讲与国际接轨，要和跨国大公司进行竞争，可仅在时间的利用上，就差了别人一大截。由于国内整个时间管理的水平偏低，所以我们实际上是在用50%的时间和外企100%的时间竞争，我们走两年的路，人家已走过了四年，怎么可能比得上人家？所以现在国内许多管理者立下的远大目标，到最后都只成为幻想。因此，我们一定要重视对团队时间的管理。
哈佛商学院管理学教授罗伯特·卡普兰(Robert S.Kaplan)曾提到过他亲身经历的一件事情。某个中小企业的管理者感觉自己很累，被工作压得喘不过气，公司在面对业界竞争对手时，他越来越力不从心，于是他到哈佛大学报了一个为期一周的培训班。上完一天课后，他来到卡普兰教授的办公室，希望教授能帮他找出解决问题的方法。
这位管理者先对遇到的情况进行了一番述说，然后又自我分析出企业衰退的几种可能性。在经过各种比对后，他终于道出自己真正担心的事情：他怕自己不能胜任所从事的工作。
“你认为卓越的管理者是天生的还是后天努力的结果？”他这样问卡普兰教授，“如果是后天努力的结果，那我有没有可能成为一个卓越的管理者呢？”
卡普兰让他描述一下平时自己对时间的管理情况，这位管理者于是滔滔不绝，说自己初次上任时就担任着繁重的工作，现在仍兼职公司的销售经理，同时还承担管理助理和行政管理的职责，每天都忙碌不堪，现在他管理的人数已达到300人。
他做这些事情的时候虽然得心应手，但也深觉自己时间不足，无法把更多精力放到公司的宏观战略和外部环境分析上。同行的两个主要竞争对手已合并，有人在提醒他关注这个情况，但他仍没有空闲时间。
听到这一情况，卡普兰教授让这位管理者做一项练习：把每周的工作时间及需要做的工作列在纸上，然后将每一项工作进行时间分配，如将重要的只有他才能完成的工作放在第一项，将同样重要但可以由别人来完成的工作放在第二项；而无关紧要的工作放在第三项。
这位管理者按卡普兰教授的方法制作图表，将各种工作进行归类。通过这种白纸黑字的分析过程，这位管理者立马将第三项的工作委派给他人，并仔细核对前两项工作，是否必须由他本人来完成。
半年后他致电卡普兰教授，说这种时间管理的方式于工作非常有益。他现已全身心投入企业的战略方向的评估，用更多时间来关注企业外部环境的变化，他的企业也获得了长足发展。
从以上案例我们可以看出，科学的时间管理对于一个组织的发展是何等重要。我们的传统观念认为，应以事情的紧急程度来处理问题，管理者于是天天处理“急事”，到处“救火”，忙得焦头烂额，却看不到一件有价值的事情。
因此，美国著名管理学大师斯蒂芬·科维提出了一个时间管理的“四象限法则”，就是把工作任务按重要程度和紧急程度进行划分，有四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。
我们将这四类事情按处理顺序，可排列为：先处理紧急又重要的事情，然后是重要但不紧急的事情，接着是紧急但不重要的事情，最后才是既不紧急也不重要的事。这个“四象限法则”重点在于排在第二与第三的顺序划分，管理者必须小心谨慎地区分；再就是第一和第三类事务，两者都是紧急的，但排在第一的能带来更多价值，而排在第三的却不能，管理者在区分时也要意识到这点。
一、既紧急又重要的事
这类事情如人事危机、财务危机、公司品牌危机等，它很考验一个管理者的判断力、视野和胸怀。有一点我们必须引起重视，很多重要的事情往往因一拖再拖而变得迫在眉睫。而这一象限的工作本就是由于缺乏有效的规划，使得本处于第二象限“重要但不紧急”的事情因为一再拖延转变成第一象限，这也是许多管理者面临的现状，因为“忙”而疏于处理。
二、重要但不紧急的事
这类事情如建立人际关系、新的机会、员工的培训，以及长远的目标、问题的反馈与防范等，在不同的行业有不同的情况，如在搜索营销行业，这一象限的事情还包括网络流量分析、用户分析、内容的更新、竞争对手的分析等。
如果将这一领域的事情无限拖延，会使得第一象限的事情无限累积，企业面对的压力也将会更大，管理者也将在危机面前四处碰壁。如果能投入更多的时间在这一领域，将减轻第一象限的压力，很多迫在眉睫的事情也无从发生，这也是体现管理者未雨绸缪的能力。建议管理者能将80%的精力放到这一象限，使管理者不再瞎忙。
三、紧急但不重要的事
这类事情如响在耳边的电话铃声、部门会议、接待访客等，这一领域的事情看上去很紧急，但易让人错觉为很重要，乍一看以为属于“第一象限”范围的事情，实际上即使真的很重要，也只是对于他者而言。
一旦产生此类事情是第一象限的错觉，我们便会在这些事情里晕头转向地打转，忙来忙去，只是为了满足别人的标准或理想，自己规划好的事情却拖延了下去。
四、不紧急也不重要的事
这类事情如客套的闲谈、回复邮件、在网上写文章、玩游戏等毫无意义可言，换句话说就是浪费生命，所以根本不值得为此类事情花费太多时间。大多时候，我们其实是在第一和第三象限疲于奔波，便不得不在第四象限休养一番后再重新振作。
当然，也不是说第四象限的全都是无聊的休闲活动，也还有些有价值的业余活动，如阅读、学习其他行业知识等。
现在你再来回想下自己的工作与生活，在哪个象限内时间花得比较多？是否错以为急迫的事就是重要的事？有些人天天忙，却忙得不得要领。只有认真领会这四象限的工作法则，才能真正实现高效工作。
如何帮助员工克服“拖延症”
现如今，“拖延症”这个词已经不再冷僻，它是国际心理学在最近一二十年时间里最热衷于研究的课题之一。该词的英文拼写是“procrastination”，源于拉丁文，字面意思是“推迟到明天做”。而藏在这个词语后面的实际上是涉及对失败的恐惧、对完美主义的追求、优柔寡断、对工作和自我的观念等一系列心理问题的庞大课题。
《中国青年报》社会调查中心曾做过这样一项有趣的调查，它通过网易新闻中心和民意中国网召集了2250人，展开对“拖延症”这一话题的调查。而结果显示，有72.8%的被调查者坦白自己在工作上确实有“拖延症”，并且认为在自己身边大多数人也都患有拖延症。在这个数据中，有14%的人认为自己的拖延症已经十分严重，有41.5%的人觉得自己的症状“比较明显”，但是还不太严重。
而这些数据已经足够说明，拖延症已然成为职场中严重影响团队工作效率的一个重要问题，它不但影响着我们的工作和生活，也影响了我们突破自我、实现更高目标的脚步。因此，对于很多职场人士而言，拖延症所带来的困扰和危害已经不容忽视。
我们在现实工作中也不难看到这样的现象。管理者将一个任务布置给员工时，就确定了一个完成任务的最晚时限。然而，一开始，很多员工都不将任务放在心上，总是将工作一拖再拖。等到时限将近，大家才发现工作只完成了一点点，于是就只能焦急地加班加点，甚至通宵达旦。而这样导致的结果是，工作质量肯定不尽如人意，甚至连是否能够如期完成任务都成了问题。
由此可见，拖延症实在是职场中的一个隐形杀手，如果不加以遏制，不但会影响员工的工作情绪、工作质量，还会破坏管理者好不容易经营起来的团结精神和人际关系。
正因为职场“拖延症”已经成为了一个困扰很多管理者和员工的头痛问题，而作为一个管理者，帮助员工克服“拖延症”的毛病，提升整个团队的工作效率，已经成为了管理工作中的一项重要任务。管理者应该在让员工充分认识到拖延症危害性的前提下，通过以下方法，帮助员工克服拖延症。
一、先完成棘手的工作
有一次，有一位财务分析师来到我的办公室，希望寻求我的帮助，原因是她最近几个月都一直为自己总是在工作上拖延的习惯感到非常纠结。她30岁左右，也算事业有成，有一个比较美满的婚姻。而我试图通过交谈来发现问题，帮她改掉这个恶习。一开始，我跟她聊起她的老板，以及她对老板的看法；我们还聊了她父母的情况，以及她的生活环境；她也跟我谈起自己丈夫的工作，以及两个人的感情。可是，一段时间沟通下来，我发现这些话题都没有触及到问题的症结。
后来，我们不知不觉进入了一个话题，才让我终于认识到问题所在。
我问她：“你喜欢吃蛋糕吗？”
她笑说：“喜欢啊。”
我接着问：“你是喜欢吃蛋糕，还是其实喜欢蛋糕上的奶油呢？”
她有些兴奋，仿佛想起了奶油的味道，大声道：“当然是蛋糕上的奶油了。”
我貌似随意道：“哦，那你通常是怎么吃蛋糕的？”
她笑道：“当然是先把喜欢的奶油吃完，然后再吃其他的部分。”
从这段谈话里，我开始认识到问题所在，随后我又重新跟她聊起工作上的细节，以确定自己的判断。如同我预料的那样，每天来到公司，她都会先将自己喜欢做的工作或者难度小、容易完成的工作做完，然而用了一两个小时时间完成这些工作之后，接下来她就会潜意识地找各种借口去避开那些棘手的难以完成的工作。这样一来，一天下来，其实很多重要的或者任务量重的工作根本就没有多少进展，自然就会表现出“拖延症”了。
最后，我对她建议道：“我觉得你应该转换思路，将每一天的工作从棘手的开始下手，将一天中最有精力、注意力也最容易集中的高效率时间用在这上面，然后等剩下一两个小时的工作时间时再去处理那些容易的或者自己喜欢的很快就可以做完的工作。”
她认同了我的方法，并且照此实施了一点时间，后来她告诉我，自己已经克服了拖延工作的毛病。
其实她的问题也反映了很多人潜意识的一种通病，就是“贪图一时的安逸”，不喜欢“先苦后甜”。正因为贪图一时安逸的心理，才让很多人错过了经过辛苦努力之后才能获得的成就感和满足感，也正是这个原因，很多人潜意识里会逃避那些棘手的繁重的工作，慢慢地就养成了“拖延症”。
因此，管理者可以从这个方面入手，在每天的工作中，先将棘手的难以完成的任务集中员工的精力一起完成，之后再让大家做一些轻松、容易的工作。这样，既可以提高工作效率，又能防止员工的“拖延症”形成。
二、不要苛求完美主义
有些员工之所以拖拖拉拉、工作效率低，就是有完美主义的潜意识，总是觉得资料还不完备、时机还不成熟，再等等才能进入工作流程。然而，管理者应该让这样的员工认识到，任何事都不可能做到尽善尽美，因此，每个人都应该对自己的能力和工作流程有一个正确的估计，不要自视太高，也不要自卑，关于工作既不用苛求完美，也不能疏忽大意。
三、把大目标分成小目标
很多人之所以拖沓，是因为工作项目太庞大或者工作目标太笼统、抽象，总有一种无从下手的感觉，而在这种感觉下，很多人就会放任自流，将工作一天天地拖延下去。这时候，管理者可以要求员工将大项目分成一个个的小目标，然后做出具体的工作计划，按照计划一个个去完成小目标。在小目标实现过程中，管理者还可以适时给予员工一些奖励，以激励对方不断向大目标迈进，这样一来，工作拖延的问题也就自然而然地解决了。
四、尽量消除干扰因素
有研究发现，互联网已经成为很多职员工作效率低、工作拖延的一个重要原因。这些员工情愿花大量的时间和精力漫无目的地浏览网页，甚至有时候只是盯着网页发呆而已，都不愿集中注意力尽快投入工作中去。管理者应该针对这一情况，约束员工对互联网的沉迷。