书城教材教辅宴会设计与运作管理
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第41章 宴会部的组织机构与工作职责(4)

(7)检查督导每批宴会的活动及接待服务准备情况。针对宴会协议的承诺内容,协调好饭店各部门的关系,共同努力,保证各种承诺应安排兑现,确保服务质量。

(8)做好开宴前后的服务工作。在宴会开宴前恭候客户的到来,如在开宴中客人提出别的需求,与有关部门及时协调,尽量满足客人的要求,宴请活动完毕后,督导有关部门向客户发出感谢信或电话问候,收集宴会活动后客人的各种反映,加以处理或修正,争取下次有更好的合作机会。

(9)做好下属员工绩效评估工作。按照饭店有关工作奖罚条例,对下属员工每月进行一次绩效评估,进行年度绩效考核,及时实施奖惩。有计划地对员工进行培训,提高销售人员公关技巧和整体素质。

(10)认真审核宴会部各种报表、报告及文件,发现问题及时采取措施,开拓创新,提高宴会销售水平,以求达到或超过所设定的经营目标。出席上级部门及本部门定期举行的各种会议。完成上级领导交给的其他任务。

(三)宴会厅经理的工作职责

宴会厅经理(又称宴席部服务经理)一般在宴会部经理的直接领导下进行工作,主要负责宴会厅前后台区域的协调及各种宴会接待工作。具体工作职责如下:

(1)全面负责宴会厅的各种宴会的运作管理工作,做好各种宴会活动安排及服务工作。

编制年度预算计划,严格控制各种营业费用的支出。

(2)制定宴会厅服务程序、服务标准及各种管理制度,每天布置各种接待任务及服务要求,不定时检查下属各时段责任区的工作,不断提高宴会的服务标准及管理水平。

(3)协调宴会厅与饭店其他部门的协作关系、宴会服务与厨房生产的关系,处理客人对餐饮的投诉、要求及建议,督导下属建立客户档案,维护良好的客源关系。

(4)加大检查力度,不定时检查工作所需器皿、布草、易耗品的库存数量,确保宴会服务所需的正常供给,检查开宴前各项工作准备情况及各项管理制度的执行情况,发现问题,及时纠正;检查宴会厅各种设备设施运行情况及各种宴会活动及娱乐落实情况,做到工作万无一失,确保各种宴会正常运作。

(5)加强日常管理,做好每日工作日志,汇总客人或员工的意外报告,督导前台工作人员结账情况,并将每天收益结果等一起上报领导及财务部门。

(6)加强人力资源管理,科学合理安排员工的作息时间,确保人力资源的配置符合业务量的需求,还须制订员工业务培训计划,督导下属有步骤、有针对性地对员工进行相关的服务技能和服务素质的培训,提高宴会的服务质量及服务水平。

(7)督导下属严格执行员工守则。讲究仪容仪表及个人卫生,严格执行服务规则,加强员工绩效考核工作,根据饭店有关的奖罚条例,对下属每月进行一次绩效评估,并及时实施奖罚,充分调动每个员工的工作积极性。

(8)督导宴会厅员工严格执行宴会部卫生制度、消防制度、防盗防偷等安全制度及各种管理制度。

(9)做好开宴前后的服务工作,督导下属员工开宴前恭候客人的到来,开宴中为客人精心服务,尽量满足客人的需求。宴请活动完毕后做好欢送工作,整理收集客人的各种信息意见,输入客史档案,重要情况及时汇报,有利于更好地为客人服务。

(10)工作中不断开拓进取。认真研究客人的消费心理和消费动态,改进服务态度,不断提高管理水平和服务质量。认真审核宴会厅各种报表、报告、支出凭证及有关文件,发现问题,及时纠正。出席上级部门定期举办的各种会议,完成上级领导交给的其他任务。

(四)宴会部厨师长的工作职责

宴会部厨师长一般在宴会部经理的领导下主持宴会厨房的日常工作,有的宴会部厨师长受饭店行政总厨与宴会部经理的双重领导。具体工作职责如下:

(1)全面负责宴会厨房的日常工作。根据宴会厨房工作任务,进行合理的分工,确保厨房各项工作能顺利运转。

(2)科学设计宴会菜单。根据预定的宴会,认真设计高档宴会菜单,审核食品原料申购单和领料单,督导验收各种物品质量和数量,指导各班组加工、烹调,保证各种宴会菜肴的结构合理科学。

(3)确保宴会的菜肴质量。开宴前全面检查各种宴会菜肴的准备情况,开宴中督导各班组按程序与标准烹制菜肴,保证出菜的质量和速度。开宴后,广泛征求客人的意见和要求,不断改革创新,满足各种宾客的需求。

(4)严格控制各项成本。抓好食品原料的进货、验收、保管工作,对食品原料的使用、贮藏库存情况进行检查,防止原料腐烂变质及有浪费现象。按标准制作菜肴,抓好成本核算。

严格控制水、电、气及易耗品用量,不断降低成本,提高管理水平。

特别提示:要狠抓食品原料的进货、验收、保管及烹饪的工作,严格执行《食品卫生法》,严防食物中毒,做到万无一失。

(5)每天检查和督促宴会厨房的环境卫生、员工的仪容仪表、出勤情况以及遵守规章制度的情况。

(6)全面负责宴会厨房的各种设备、设施、工具的管理,经常对一些设备、设施及工具维护保养和清洗,做到使用正常,清洁卫生。

(7)做好员工的培训、考核工作。有计划地对员工进行技术培训和职业素质培训,不断提高他们的技术水平及工作水平,做好每月及年度的绩效评估工作,根据各人工作实绩,提出奖惩意见,报主管领导审批。

(8)抓好重要宴会菜肴设计及制作工作。对一些重要宴会及重要客人的菜单,要亲自设计,亲自烹调或监督烹制,以保证菜肴质量及出菜速度。

(9)协调好宴会厨房的内外关系。做到相互帮助,团结协作,人尽其才,各尽所能,又好又快地完成各项任务。

(10)出席本部门召开的各种会议,完成上级领导交办的其他工作。检查营业结束后的收尾及交接工作,做好宴会厨房的消防、安全工作等。

(五)宴会部预订主管的工作职责

宴会部预定主管一般在宴会部销售经理的直接领导下进行工作,主要工作职责如下:

(1)主要代表饭店宴会部对外接洽宴会预定、联络等工作,并根据客户要求,逐一与饭店相关部门沟通、协调,落实客户预订宴会的有关事宜,保证所预订宴会如期正常进行。

(2)收集、整理客户有关宴会咨情的信息及反映,及时反馈相关部门,并提出宴会销售的新思路、新方法,供有关领导参考,以增加客源及业务量。

(3)督导预订部门的日常工作,及时跟进与客户签约及掌握预订金交付情况,以确定预订内容的准确性、实效性及合法性。

(4)做好宴会客户的接待工作,安排或带领客人参观宴会厅各种设施及服务功能,同时全面介绍饭店接待能力及服务理念,将重点客户及潜在客户介绍给相关人员,便于事后沟通,争取预订业务。

(5)负责或督导部下与客户沟通,进一步明确宴会的菜单及相关活动内容的细节,一旦确定,及时通知饭店相关部门积极准备,确保宴会通知单的内容全面得到落实。如宴会内容发生变化或遇到困难,应及时请示领导,采取相应的措施。

(6)检查每天各种宴会开宴前的安排情况,并保持与客户联络人的沟通,反复确认宴会活动的相关内容,做到万无一失,确保宴会顺利进行。

(7)检查督导所管辖人员的业务水平、工作态度及执行规章制度情况,有计划地给予培训,提高员工的业务水平和思想素质,做好员工的绩效考核,充分调动员工的工作积极性。

(8)出席本部门定期举办的业务会议,每日参加简报会议及各种指定的会议。每周上交重要业务的工作报告,通报宴会预订情况,每月上报宴会预订业绩总结。总结经验,纠正问题,提出工作新建议。

(9)注重宴会预订的潜在市场,不断从各种媒体、报纸杂志、贸易展览及各种会议等活动中,搜集各种信息,寻找商机,及时将信息报告有关领导,以制定应对措施。

(10)服从主管领导的指派,有计划地拜访重点客户,与客户建立良好的关系,配合饭店各种促销活动,积极促销开发新客户,增加新业务,确保或超额完成所设定的工作目标。完成上级领导交给的其他任务。

(六)宴会厅主管的工作职责

宴会厅主管一般在宴会厅经理的直接领导下进行工作,主要工作职责如下:

(1)掌握每日各种宴会安排情况,科学地向各班组分配任务,提出工作要求。

(2)督导宴会厅员工,遵照不同类型的宴会及要求,按工作操作程序,完成开宴前各项工作,如宴会厅的环境布置、室温的调试、摆台等,各项操作均要符合标准要求。

(3)检查员工仪容仪表、个人卫生、出勤情况及遵守饭店店纪店规等情况,发现问题及时纠正。

(4)有计划地组织员工培训,督导员工参加宴会部及饭店组织的业务培训,提高他们的服务操作能力及业务知识水平。

(5)负责对本服务区域内设备的维护、保养清洁的管理,对环境卫生的管理,对餐具清洁、保养及管理。

(6)处理客人对餐饮方面的投诉、要求及建议等事项,与客人建立良好的关系。出现突发事件及时向有关领导汇报并协助处理。

(7)督导员工严格遵循饭店员工手册,遵守饭店有关防火、卫生、安全等规定事项,参加员工相关活动及会议,与员工及各部门保持和谐关系。

(8)定期对所管辖的员工进行绩效评估,向上级领导提出奖罚建议,帮助员工谋求福利、安全与发展。

(9)工作中要不断开拓创新,注重客情分析,提出工作新建议,做好上下班各项工作的检查,交接工作。