书城成功励志聘之有道:面试读心术
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第10章 职位分析的方法

以上所述,是从职位要求的角度出发进行招聘需求分析的思路。在具体的方法上,可以采用以下做法:

(一) 访谈法

这种方法实际上是最常用的方法,也就是做招聘的部门,与用人部门的负责人或需要招聘的职位的上级进行访谈和沟通,从而明确用人需求。

采用这种方法时,可能遇到的一个较大问题是:用人部门往往希望挑一个十全十美的应聘者,希望是一个来了就能用的人。但现实往往是残酷的。这就要求做招聘需求分析的人员,一定要能够按照上面所谈到的思路,帮助用人部门梳理出清晰明确的用人需求。因此,运用这种方法的过程中,对于专业招聘人员来说,需要具备较好的专业能力。

(二) 问卷调查法

问卷调查法,是采用标准的问卷,对于用人部门的招聘需求进行梳理。这种方法比较适用于大规模的招聘,或者同时要招聘较多职位的时候。

使用这种方法,有个比较大的难点,就是问卷的设计。在人力资源管理中,有很多地方会用到这种方法,例如工作分析、培训需求调查、员工满意度调查等。很多公司在使用这种方法时,没有在问卷的设计上太花时间,往往是从书上或网上找一些问卷,改一改就用了。其实,问卷的设计,一定要体现设计者的管理思想和意图,要能通过题目的设计,收集到我们所需要了解的信息。由于每个公司的情况不一样,因此,设计问卷,是必须强调与公司现状的结合的。在进行招聘需求调查时也是一样,问卷的设计必须结合用人部门的现实情况来进行。

在问卷设计时涉及到的一个具体的技术问题,就是开放式和封闭式问题的选用。从招聘部门的角度来说,最方便、最偷懒的方法,是使用开放式问卷,所有的问题都设计成开放式问题,让用人部门像答问答题或论述题的方式来回答。但对用人部门来说,面对这样的问卷,是非常头痛的,很容易敷衍了事。通常的结果是,这样的问卷搜集上来的信息反倒不太可用。

采用封闭式提问的方法,对于用人部门来说,填写要简单而愉快,只需要在各种选项中勾选即可,但这就要求问卷的设计者能够充分考虑到招聘需求的各个方面,并在问卷中全都体现出来。这样的要求,使得大多数招聘部门的人员难以胜任,或者会极大地增加招聘部门的工作强度。而且,一些完全个性化的情况,在问卷中不容易涉及到。较好的选择是封闭式问题和开放式问题相结合,让用人部门在描述一般性需求的时候,只需要简单勾选,而对于特殊和个性要求,则以开放性问题的方法来实现。

另外,出于工作效率的考虑,问卷设计不太可能只是针对一个具体的职位,即使采用了开放式提问的方法,也未必能使得问卷体现出每个职位的所有详细要求。因此,比较理想的做法,是在问卷调查的基础上,加以访谈法,可以更好地实现招聘部门和用人部门之间的沟通,以便大家达成一致。

(三) 职位说明书分析

职位说明书分析的方法,就是前面讲到的,从职责内容和范围入手,逐项工作进行推理的过程。

(四) 观察法

观察法是指由招聘部门对与空缺职位相同或相类似职位的在岗人员的工作情况进行实地观察,从中判读出胜任工作所必须具备的能力和要求。使用这种方法,理论上是最客观的。然而,这个优点也仅仅是理论上的。

使用这种方法,需要考虑两方面的问题,一是管理成本。由于观察法不能仅仅只是挑一项或两项工作进行观测,而是要对职位涉及到各项主要工作都要进行观察,这就使得观察时间变得比较长,大大增加了管理成本。

二是观察者本身的专业能力。如果观察者无法从被观察者的活动中抽象出任职者需要具备的能力素质要求,这样的观察就没有任何意义。但遗憾的是,恰恰有一些从事招聘的专业人员,只是对招聘或面试本身还算专业,而对于和自己从事的工作内容不相关的工作,不够熟悉和了解,也不太具备从任职者的活动中归纳总结的能力。这种情况下应用观察法,效果很一般。

根据我自己的实践经验,观察法我不太建议采用。只有在招聘部门和用人部门在招聘需求上无法达成一致的时候,观察法才会是一种比较有效的方法----当然,前提还是观察者要具备较好的观察力、归纳、分析和总结的能力。