书城管理按制度办事
5723900000027

第27章 制度并非从一而终:制度要与时俱进(3)

日立鹊桥总部设在东京日立保险公司大厦八楼。年轻的田中刚进公司,便在同事的鼓动下,把学历、爱好、家庭背景、身高、体重等资料输入了鹊桥电脑网络。在日立公司,当员工递上求偶申请书后,他(她)便有权调阅电脑档案,申请者可以仔细地翻阅这些档案,直到找到满意的对象为止。一旦他(她)被选中,联系人会将挑选方的一切资料寄给被选方。被选方如果同意见面,公司就安排双方约会。约会后双方都必须向联系人报告对对方的看法。

终于有一天,同在日立公司当接线员的富泽惠子从电脑上走下来,走进了田中的生活。不到一年,他们便结婚了,婚礼是由公司月下老操办的。

有了家庭的温暖,员工自然就能一心一意扑在工作上,由于这个家是公司玉成的,员工对公司就不仅是感恩了,而是油然而生一种鱼水之情。这样的管理成效是一般意义的奖金、晋升所无法相比的。

三、让制度时时刻刻在身边

一流企业必然有一流的企业文化,而企业文化的内涵则又多是由制度所确定。因此制度的建设就显得十分重要。

那么,作为企业的管理者,你应该如何对待时时在身边的制度呢?

(一)让制度成为团队生活的重要部分

完善的制度通常都充分考虑所有员工的需求,根据员工的素质、能力和承受力制定,通过规范员工的行为,为企业实现管理的目的服务,同时又能最大限度地照顾员工的利益,充分地实现企业与员工的共同发展。

在企业管理实践中,管理教育与管理实施是同步进行的。企业要持续不间断地对员工进行管理教育,在日常工作中要有目的、有计划地向全体员工灌输企业的发展目标、企业的管理制度以及企业文化,特别要重视管理者的示范效应。这样长期坚持下来,企业的管理思想、管理制度就会渐渐地对员工产生潜移默化的影响,并且会在员工的头脑中生根发芽,变成员工自己的思想,从而达到员工“自我管理”的目的。而且企业制度管理的实施要持久,要持之以恒,管理与考核并举,奖惩激励制度要完善。

在实际工作中,管理实施的过程是最容易出现偏差的。稍有不慎,执行管理的人员就会在执行的尺度上出现把握不准的情况。在工作中我们常常会遇到有人违反了管理制度,但由于事情不大,或碍于面子,或提醒或教育,却不按照管理制度进行处理。久而久之,管理制度慢慢地变成了形式化的废纸。到这个时候,就算你明白过来,已于事无补。所以我们在制度管理中,特别提倡制度管理的“火炭效应”,以达到“防患于未然”的目的。

(二)时时重视制度才能事事严格要求

一根小小的柱子,一截细细的链子,拴得住一头千斤重的大象。这不荒谬吗?可这荒谬的场景在印度和泰国随处可见。那些驯象人,在大象还是小象的时候,就用一条铁链将它绑在水泥柱或钢柱上,无论小象怎么挣扎都无法挣脱。小象渐渐地习惯了不挣扎,直到长成了大象,可以轻而易举地挣脱链子时,也不挣扎。

有一个驯虎人,本来他也像驯象人一样成功。他让小虎从小吃素,直到小虎长大。老虎不知肉味,自然不会伤人。驯虎人的致命错误在于他摔了跤之后让老虎舔净他流在地上的血。结果,老虎一舔不可收拾,终于将驯虎人吃了。

小象是被链子绑住,而大象则是被习惯绑住。虎曾经被习惯绑住,而驯虎人则死于习惯(他已经习惯于他的老虎不吃人)。习惯几乎可以绑住一切,只是不能绑住偶然。比如那只偶然尝了鲜血的老虎。

因此,即使制度已经内化成为员工生活的一部分,但是我们仍然不能放松警惕。要时时处处按制度办事,维护制度的尊严。才不致让某些人或某些现象凌驾于制度之上,让制度最终成为装饰的花瓶。

完善的制度通常都充分考虑所有员工的需求,根据员工的素质、能力和承受力制定,通过规范员工的行为,为企业实现管理的目的服务,同时又能最大限度地照顾员工的利益,充分地实现企业与员工的共同发展。

好制度时刻体现人文关怀

美国前总统林肯曾讲过这样一个小故事:

有一次,我和我的兄弟在肯塔基老家的农田里耕地,我吆喝马,他扶犁。偏偏那匹马很懒,老是磨洋工,但有一段时间它却在地里跑得飞快,我们差点都跟不上它。到了最后,我才发现有一只很大的马蝇叮在它身上,于是我就把马蝇打落在地。我的兄弟问我为什么要打摔它,我告诉他不忍心让马被咬。我的兄弟说:“哎呀,就是因为有那家伙,这匹马才跑得那么快。”

再懒惰的马,只要身上有马蝇叮咬,它就会精神抖擞、飞快奔跑。这就是著名的马蝇效应。

马蝇效应说明,刺激和激励可以产生强大的落实动力,因为有马蝇的刺激,再懒惰的马也会跑得飞快。对于人类来说也是如此。

对落实者的刺激和激励可以通过创造反面的压力与危机,形成压力反应,增加危机感、压力感与紧迫感;也可以通过增加正面的刺激和激励,调动其工作积极性。

在世界500强企业中,惠普公司一直以来以人文关怀的企业理念激励着员工。领导的充分信任以及对员工的尊重是员工努力工作的源泉。

惠普的创始人之一比尔?休利特说:“惠普的政策和措施都是来自于一种信念,就是相信惠普员工都想把工作做好,有所创新。只要给他们提供适当的环境,他们就能够做得更好。”后来,人们把这种信念称之为“惠普之道”。“惠普之道”就是关怀和尊重每一个人,时刻维护个人的尊严和价值。

惠普公司对员工尊重和信任的最突出表现,是灵活的上班时间。这个制度最初于1967年在惠普设在德国伯布林根的工厂中实行,继而推广到惠普在全球的所有企业。根据惠普公司的做法,个人可以上午很早来上班,或是上午9点来上班,然后在干完了规定的工时后离去。这样做是为了让员工能按个人生活需要来调整工作时间,体现了对员工的充分信任。

惠普的高级管理人员实行“走动管理”,十分注重与员工的沟通,经常和公司的每个员工交谈。公司里洋溢着一种友善、信任的气氛。

“开放实验室备用品库”也表明了公司对员工的信任。实验室备用品库就是存放电器和机械零件的地方。开放政策就是说,工程师们不但在工作中可以随意取用,而且实际上还鼓励他们拿回自己家里去供个人使用。惠普公司的想法是,不管工程师们拿这些设备所做的事是不是与他们手头从事的工作项目有关,反正他们无论是在工作岗位上还是在家里摆弄这些玩意儿时总能学到一点东西,公司因而加强了对革新的赞助。

满足个人的不同需要是惠普借以表示对员工尊重和信任的另一个要素。例如,许多公司规定,雇员一旦离开公司,他们将没有资格被重新雇用。多年来,惠普也有一些人因为其他地方似乎有更大的发展机会而离去,但是,惠普始终认为,只要他们没有为一家直接的竞争对手工作,只要他们有良好的工作表现,就欢迎他们回来。因为他们了解公司,不需要再培训,而且通常由于有了这种额外的经历而有着更愉快、更好的动机。

惠普始终坚持与员工“同甘共苦”的理念。在公司效益不佳时,惠普也不会裁掉一个人,而是全体员工,包括领导者在内,一律减薪20%,减少工作时数20%,保证了全员就业。惠普不仅将全体员工团结起来共患难,而且尽一切努力与员工有福同享。惠普坚持高薪金和高福利的政策,野餐会便是一个很好的证明。

企业实行激励机制的根本目的是正确地引导员工的工作动机,使他们在实现组织目标的同时实现自身的价值,提高自身的满意度,从而使他们的积极性和创造性能够持续下去。由此也可以说,激励机制运用的好坏在一定程度上是决定企业兴衰的重要因素。

好制度是这样出台的

如果你认为,企业的规章制度纯粹是一种约束和控制,甚至是体现管理的权威,那么,你的思想就是有问题了。如果你认为,公司的规章制度是一种全体员工和谐相处的规则,那么你只对了一半。只有清醒地认识到,作为企业主必须比其他所有的员工更加模范地遵守一切规章制度,并且为此毫不动摇,你才具备了承担企业领导职务的基本条件,你的企业才能兴旺发达。

1.加大制度的学习

现实中,也有许多管理者认为“这些规定谁都知道”,我没有必要整天把制度挂在嘴边。但是,新来的雇员,甚至有时有些老雇员,直到自己违反了某项规定,才恍然大悟一般,才知道原来还有这样的规定。因此,加大对制度的学习,也是十分必要的。

2.领导要以身作则

作为企业领导,应该明白以身作则的重要性。如果你没有这样做,那你就是在向其他员工表示,制度只不过是一种摆设。同时,你也不应该不分青红皂白,草率地惩罚或处分员工。在你做出判断之前,甚至是在你做任何事情之前,你必须知道事情的来龙去脉,并要搞清楚员工为什么要这样做,他的动机是什么,等等。

3.制度面前人人平等

制定出规章不是为了显示纪律严明。当然,并非每次的处罚都要一视同仁,它的意思不是说面对违规行为,采取统一的措施,而是说在相同的环境和条件下,违规行为都要受到同一种惩罚,不能有丝毫的偏颇。

4.规章制度的制定不能违法

经常可以见到,在制定自己的规章制度的时候,很多的企业由于对现行法律的不了解和不在乎,导致了与法律的冲突和矛盾,从而不具有法律效力。因此,在对违规员工进行处理的时候,由于没有效力,难以产生作用。而且,由于得不到法律的支持,所定的规章制度不过是一纸空谈。因此,规章制度的内容必须合法。

5.规章制度要经过民主程序肯定

顺应民主,才能持久。然而,现在大多数企业在制定规章制度的时候,往往只是几个高端领导者或者董事会的成员制定实施。但我国法律规定:企业的规章制度应该通过民主大会的形式,经民意代表同意,并且多数员工通过,才具有效力。