项目辞典--项目的牵扯面儿真大
为了帮朱笑笑尽快走出困境，张驰帮她联系了自己公司负责年会项目的行政经理。考验人品的时候到啦！朱笑笑一上班，就收到了对方发来的邮件，她马上如饥似渴地读起那一大堆附件来，花了小半天时间才浏览完一遍，心里暗自惭愧：原来，年会项目真是远远比自己理解的要复杂得多呀，牵扯面儿真大！
其中，有一份叫《项目辞典》的文件引起了朱笑笑的兴趣。这个文件其实就是个大表格，有任务名称、任务代码、责任人、批准人、协助人、输入提供者、输出接收者、预算、历时、最早开始时间、最早结束时间、最晚开始时间、最晚结束时间、总时差、自由时差、质量验收标准、相关合同编码、相关风险及措施、备注等十几列之多。看着看着，朱笑笑恍然大悟--这不就是项目计划嘛！只是用这种表格的方式来表达，每项任务的相关要求就都完整而且清晰了，比以前自己惯用的长篇大论的报告形式更简洁，也更具可操作性。
朱笑笑如获至宝，赶紧把这个辞典打印出来，逐项核查之后，才发现自己遗漏了很多必要的工作。她一边庆幸自己家馊儿的人缘不错，为自己避免了失职的危险，一边根据COSYS的具体情况，赶紧做增删改的工作。忙活完了，想想不放心，她又敲响了梅胜男的门。
梅胜男对这版的项目计划非常满意，破天荒地表扬了朱笑笑。朱笑笑惶恐地回应着，考虑着自己要不要把这其实是别人的计划告诉她。
梅胜男心知肚明，缓缓地说：“没有谁生下来就会做所有事，也没有谁能仅仅依靠自己的能力完成项目。善于借鉴与学习，本来就是项目经理必备的意识和能力。你能积极吸纳他人的经验教训，本身就值得表扬，更何况你并不是机械地照搬，而是根据具体项目的特点做了修正呢。”
朱笑笑喜从心来，不由得把头点得小鸡啄米般。猛然她又想起那个最严重的问题：“可是，没几天就要放假了……”
稳重的梅胜男竟也不易察觉地叹了口气：“所以，你恐怕要牺牲一下了，把所有可用的时间都挤出来吧！公司内部的工作比较好协调，你现在的工作重点，要放在外部上。”见朱笑笑直发愣，她又补充了一句，“就是要搞定需要其他供应商提供服务的工作，比如餐饮、住宿、礼品、培训等。记住，节日期间预订不易，但你还是必须在亲自体验之后，再跟他们签订正式的合同！”
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什么是项目辞典呀？
其实，在项目管理学科中，其标准名称是“工作分解结构辞典”，是描述工作分解结构各组成部分的文件。而工作分解结构的组成部分，则是工作分解结构任意层次上的任何条目。在这本辞典中，每项任务都有其代码，用来唯一地标识其身份，从而保证每个干系人都明确、高效地掌握自己在这个项目中的职责及与其他干系人之间的关系。因此，工作分解结构辞典其实是一种有效的沟通工具。
那该如何创建工作分解结构辞典呢？
工作分解结构辞典是在创建工作分解结构过程中产生的，用于支持工作分解结构的文件。它对每一工作分解结构组成部分进行更详细的描述，包括简明的范围定义或工作说明；明确的可交付成果；相关活动清单、里程碑清单，以及责任组织、开始和完成日期；所需资源、成本估算、成本编号；合同信息；质量要求；等等。
合同管理--这个合同是无效的
由于有人请假要提前回家过春节，经理办公会还是安排在周五开。朱笑笑汇报完年会项目进展，看到老总们没什么意见，汤树人甚至还频频点头，心里暗自庆幸。她拿出一摞资料来，一边发给每个人一边说：“我联系了一些与年会项目相关的供应商，这是他们提供的合同草稿。公司的ISO9000文件要求要进行合同评审，趁今天各位老总都在，我想请你们评审一下。”
李鄂生抬手看了看表：“这个……没有必要在经理办公会上讨论吧，你们自己做就行了。”
梅胜男干咳了一声：“李总，咱们公司的ISO9 000文件规定，合同评审需要研发、财务、销售等部门的参与，必要时还需要总经理到场。而年会是涉及整个集团公司的项目，如果只请各个部门中基层员工来评审的话，恐怕他们一来不了解情况，二来也提不出什么具体意见。我们作为责任部门也是义不容辞。倒是汤总没在ISO9000规定的参与人员清单中……”
汤树人摆了摆手：“这么重要的项目，我当然要参与参与啦，哈哈！”
李鄂生尴尬地笑了笑：“这样啊，那我们就评审评审吧。各位老总有什么意见呢？”
伏龙腾把合同草稿往桌上一扔，高高地跷起二郎腿：“买个礼品、订个餐什么的都要我来评审，那我天天待在公司得了，不要跑客户啦，大家都喝西北风！”
“那可真得感谢伏总了！”陆克静一反常态，居然先说话了，大家都惊奇地看向她。她却耷拉着眼皮儿，慢悠悠地说道：“不过呢，我倒以为合同评审还是非常必要的，咱们公司可没少发生报价出错的事，收款账期超长、差旅成本挤占利润更是家常便饭。老是这么高垫资低利润，还真不如回家算了！”
朱笑笑不敢吱声，心想，怪不得一提起ISO9000，公司每个人都头疼，说没事找事儿的也有，说太麻烦不好用的也有，原来从李总开始就不以为然，伏龙腾更是跟着起哄不认真执行。“梅超风”眼看着自己的心血得不到应有的重视，还不郁闷死啊！
伏龙腾脸色越来越难看：这不就是说我呢吗？成本由我们销售背，我都不心疼，你们吃我的喝我的，还这么多话！他放下二郎腿，紧握右拳，马上就要砸在桌面上！
就在大家暗暗鼓起耳膜准备迎接那“嘭”的一声时，李鄂生抢先敲了敲了桌子：“既然公司有规定，咱们做高管的当然要带头遵守。”不理会悻悻地抱起胳膊的伏龙腾，他转头看着汤树人：“老汤，你经常办大型活动，你给看看，有什么大问题吗？”
汤树人快速翻了一下，想了想说：“在一些细节上确实有些问题。这样吧，时间不早了，也不要占用大家的时间，等散会了我再跟小朱说。”
李鄂生点点头，老总们开始麻利地收拾桌上的东西，眼看就要站起来了，朱笑笑拿着《合同评审表》不知所措。梅胜男见状，抢先站了起来：“各位老总既然没有什么意见，就请在评审表上签字吧，省得将来年审时再一个文件一个文件地补。”
老总们一听“补文件”，马上头大了，乖乖地在文件上签了字。梅胜男在一边看着，暗暗叹了口气。
“小朱啊，你这些合同的问题可真不少啊！就拿这份来说吧，这压根儿就是个无效合同！”
啊？朱笑笑头皮发麻：合同怎么会无效呢？她拿过来一看，是订购商务礼品的合同，里面型号、数量、价格等一应俱全，怎么会是无效合同呢？
见她不明所以的样子，汤树人宽容地笑了：“也难为你，你毕竟没有任何商务工作经验。合同是否有效，关键不是看条款怎么签--不是是否合理的问题，而是看是否符合法律要求。你这份合同之所以无效，原因在这里……”
他手指之处，朱笑笑看到一个大红印章，那是双方签约的地方。由于合同内容还没有得到审批，甲方处是空的，而乙方已经填好了，但也只有个印章而已，只等老总批准了、盖了章，就让对方来拿订金。“这……这有什么问题吗？”
汤树人点了点乙方的空白处：“这个地方只有印章没有签名，估计是业务员跟你谈的吧？根据法律规定，如果不是对方的法人--营业执照上写的那个人，他对公司一切业务负法律责任--签约的话，则该合同就是签约方的个人行为。”见朱笑笑没听明白，他又进一步解释道：“这样说吧，你要想跟公司签合同，只能找营业执照上写的那个人来跟你签，除此之外签订的合同，法律都不承认，有任何纠纷，也只能找跟你签约的那个人。明白吗？”
朱笑笑突然想起什么，马上问道：“新闻上经常听到什么‘这是该业务员的个人行为’‘该业务员已经离开公司’‘跟公司没有关系’之类的，就是这么来的吧？”
汤树人舒了口气，笑得很慈祥：“没错，就是这样！你想想，这是多大的风险！将来万一对方不能按时交货，或者礼品的质量出了什么问题，你找谁去？”
朱笑笑吐了一下舌头：“还真悬，要不是您提醒，我哭都没地儿哭去！”她转念一想，还是有些疑问：“可是，所有合同都由法人来签的话，他不得累死呀？”
汤树人点点头：“好问题！公司越大，合同数量越多，何况不会总在同一个地方签，所以法律允许法人将签订合同的权力授予他人，以‘法人授权书’为证。”
“法人授权书？什么样啊？”
“我的电脑上有样本，可以发给你看看。”汤树人拍了拍那摞合同，语重心长地说，“签合同意味着法律风险，所以一定要谨慎，建议你最好先去体验一下，再决定是否采购，千万别被人忽悠了！”
咦？“梅超风”也说过同样的话，看样子体验一下是非常有必要的了。朱笑笑重重地点了点头。
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合同还会涉及哪些法律风险呢？
合同是对双方都有约束力的协议，是一种可诉诸法院的具有法律效力的文件，因而天然包含法律风险，比如：
第一，无效。按照法律要求，合同必须同时具备五大要素，才能构成完整意义上的法律所认可和保护的合同。我们在签订合同时，需要对这些要素逐一审核：