（1）控制时间。如果需要的话，可以指定专人来控制时间，明确说明每项内容的讨论时间，做到准时开会和散会。
（2）控制秩序。严格遵守会议规章制度。例如，要守时，要认真听其他人发言，不要干扰他人，在对他人的意见提出质疑时，要采取积极的态度。
（3）控制发言人。不要让与会议无关的人出席会议，保证每个与会人员都有事可做。指定一个主席主持会议，指定秘书做记录。如果某个发言人占用时间过长，应该给予提醒。
（4）控制会议进度。要始终围绕主题，适时总结会议已经做出的决定和达成的共识，使与会者将精力集中到会议上。不要把会议变成对他人进行人身攻击的工具，这样，整个会议气氛就会恶化，会无谓浪费大量的时间。
3.会后总结
会后尽快编好会议纪要，并给有关人士传阅，确保从会议记录中能够看出会议制定的行动方案及其执行者。总结经验，分析会议的成功之处，为以后的工作提供指导意见。
为杜绝与会者无故缺席、迟到、早退，应该将迟到、早退等情况通知本人，督促其以后改正。
重要会议的时间不要超过90分钟，一般会议60分钟一定要结束。另外注意，太安逸的环境会延缓会议的进行，例如不要使用有扶手的沙发、不要在会议室装电话，这样像是来养老的，不像是来解决问题的。会议中不要有任何干扰，包括送资料、茶水或接电话等都是禁忌。
高效地举行会议是一项重要的管理技能。职业经理人应该掌握其技巧，这对于时间管理能力的提升有重要意义。
操作要点
举行高效会议的方法：
会议前准备。
会议中控制。
会后总结。
在许多企业中，会议的数量繁多，质量偏低，造成这种情况的常见原因有哪些呢？某时间管理专家通过对企业的调查，发现主要有以下原因：
1.有些会议是“不妨大家找个时间聚一聚，谈一谈本部门的有关问题”而召开的，只是出于聚会聊天而已，没有明确的目的和议题。
2.有些会议是例会，如每周五下午开会，为符合习惯和传统而召开，有时例会的召开并没什么议题，可以取消。
3.有些领导把“是否开过会”作为衡量、评价下级工作成效的标准，下级认为“如果不开个会，上级认为我们工作不主动”，于是无目的会议产生了。
4.有时遇到难度较大的问题时，领导者不能面对现实，又没有决策的勇气，就采用一起开会的办法，实际是为了“大家共同分担责任”。
5.有些会议说起来冠冕堂皇，是为了传达精神，报告消息，其实这种会议完全可以通过电话、发文等其他途径解决。
6.会议组织者没有经验，不能有力地控制会议进程，造成会议时间浪费。
上述原因造成了会议的低效。要提高会议的质量和效率，应该掌握举行高效会议的方法。
提高聆听的效果
聆听是一种沟通技巧，也许有人认为：“不就是听吗？”其实不然，这里面大有学问。聆听也有效率高低之分，按照以下原则可以大大提高聆听效果。
1.第一步：认真听
在这个阶段，注意认真听，别讲话。应该保持目光接触，确定自己听到对方的信息。可以重复对方的部分话语，表示您在听。大家都喜欢好的听众，而不是好的说话者。
2.第二步：解读
如果无法理解说话人传递的信息，就会导致误解。因为每个人的经历、知识水平、背景和态度的差异，使彼此对同一说法的解读会有所不同。
别匆忙下结论，许多人觉得自己掌握了话题的重点，或者知道接下来说话人要说什么时，就开始变得漫不经心。这样做可能会错失说话人真正要表达的意思，发生误解。
3.第三步：评估
海纳百川，有容乃大。要有开放的胸怀，接收别人的观点，别只听那些支持您个人想法和观点的陈述，或者只注意您感兴趣的部分。毕竟，聆听的重点是获得新信息。在收到信息后，要对信息的真实性、有效性、可靠性、完整性、科学性和相关性进行分析评价，根据评价结果决定如何处理接收到的信息。
在聆听时，不仅要领会说话人说出的意思，还要听出言外之意。从说话者的音调、面部表情和姿势中，可以找出许多线索，来了解说话者的弦外之音。
4.第四步：对听到的信息做出反应
用口语或视觉动作，让对方知道您已经接到信息。要有耐心，适当鼓励对方讲话，并告诉对方您的反应。如果您不确定对方说什么，就应该提问，可以说，“你的意思是……”“你是说……”也可以用自己的说法，再复述一次说话人的话，来确定自己完全了解对方的意思。说话人会感谢您对他说的话感兴趣，也会觉得您真的在听他说话。
以上就是聆听的过程，良好的沟通是通过上述过程不断反复实现的。作为一项重要的管理技能，职业经理人应该掌握并应用它。
操作要点
良好的聆听包括：
第一步：认真听。
第二步：解读。
第三步：评估。
第四步：对听到的信息做出反应。
戴安为一家公司新产品上市的公关计划做了认真的准备工作，今天的会议上，她将与市场部的经理特里讨论这个计划，从而缩短公关战役的长度。最近几个月里，戴安一直在学习如何更好地倾听，在这个关键会议上，可要派上用场了。
由于确实对工作花了很大的心思，戴安信心十足。会议一开始，特里对戴安的计划提出了一系列问题。他认为戴安必须重做部分工作，因为这个计划不是很适合上市产品的需求。对于特里的评论，戴安感到很激动，但是她控制了自己的情绪。她没有争论而是转变成了倾听者，她首先提出问题让特里依次讲解他关注的事情。每次特里解释完之后，她都口头回复表示明白了他的意思。积极倾听了几分钟之后，特里确认戴安明白了他所有的顾虑。
由于完全听懂了特里的顾虑，戴安讲的时候，只讲特里特别关注的公共关系部分，并解释这些计划如何能消除他的顾虑。等她讲完之后，特里微笑着说，这个计划看来妙极了，而且能够真正发挥作用。之后，他赞扬了戴安出色的工作。戴安成功地应用聆听技巧避免了无谓的争论。
利用电话提高效率
电话的功能有很多，也是很实用的商业工具，但是大部分人只使用了电话最简单的功能。如果合理运用其他功能，一定能够大大提高您的工作效率。
1.掌握电话的特殊功能
（1）记忆拨号。您可以把一些重要的电话号码储存起来，利用1~2个简单代码拨号，这样可以省下很多时间。不用再拨长长的十几位数，而且还避免了拨错号的尴尬。如果第一次拨的时候占线，过一会再打的时候可以使用重拨键。
（2）答录机。使用有来电显示的电话，可以方便您决定是立即回复还是稍后再答复。使用答录机，可以在您忙碌或者不在时录下留言，等方便的时候再回电话。
（3）免提操作。当您接听电话时，可能需要查地图、蓝图、文件等，一手拿电话一手查阅可能很不方便。如果使用“免提操作”的通话方式，就可以安心进行查阅。
（4）呼叫转移。该功能允许您将自己的电话转接到另一部电话上，如果使用这项功能，您可以随时随地接听电话，不必死守在原来的电话旁边。
2.迅速接听电话
当有自己的电话时，尽可能在电话响第二声后，迅速接听电话。有时，您可能正忙着处理一项紧急工作，或是正好离开座位，但是，一般的共识是，办公室电话最好在铃响3声以内接听，否则，就有可能遗漏一个重要电话。
打电话时记住：用愉悦的声音来打电话。如果在打电话时表现出无礼或者不高兴的语气，对方可能会避免与您交往。礼貌和亲切能够让您跟客户的关系更融洽。
3.表明身份
当您主动打电话时，先表明公司或自己的身份，这样有利于快速进入交流，这也是商务礼仪，能够给人留下良好的印象。打电话前一定要想好讲什么，按照什么顺序讲，重点是什么。在谈话中，简单寒暄一下，尽量长话短说。
4.直入主题
在打电话或等电话时，先想想说什么，重点是什么，需要的话可以在纸上写下要讲的重点。在简单的寒暄之后，直接切入主题。不要漫无目的地闲聊，闲聊了大半天，才想起最重要的事还没说呢，然后匆匆了事。
5.善用移动电话
由于手机快速方便，不受时间地点的限制，即使在出差途中或等候时间也能安排自己的工作，已经成为许多人沟通的重要方式。这也是节约时间的好方法。
在信息产业高速发展的今天，电话的使用日趋频繁。但电话的效果是双重的，使用不当可能成为浪费时间的因素，合理使用则可以大大提高工作效率。
操作要点
要提高使用电话的效率：
掌握电话的特殊功能。
迅速接听电话。
表明身份。
直入主题。
善用移动电话。
甲：“对不起，给你打这个电话真是不好意思，打扰了！”
乙：“没关系。”
甲：“对了，其实那天早上我已经把货给你们送过去了。”
乙：“哦……”（什么货）
甲：“但你们那边说没收到，不知道什么原因？”
乙：“喔……”
甲：“所以，我想问一问。”
乙：（终于忍不住了）“先生，请问您是哪位？”
这是一个典型没有用好电话的例子，甲没有先表明身份，造成了乙对甲的话摸不着头脑。
学会休息以保证工作效率
有的职业经理人总是很“忙”，以至于没有足够的时间来休息；有的职业经理人认为把时间花在休息上很不合算。然而，实践证明：会休息的人才会工作。
1.重视休息的威力
要正确地看待休息，工作好比是加速，而休息则是“加油”，油不够了，就应该停下来“加油”。因此，在工作累了之后，应该适当休息一下。休息的形式可以是小睡、出去走走、做些简单的体操等。
当然，员工想堂堂正正地在办公室内休息的确很困难，因为这常常会被经理误解为偷懒。所以，开明的经理应该允许员工这种为了恢复精力而进行的积极的休息。
休息的主要形式是睡眠，但是调查显示，许多经理人的睡眠状况令人担忧，以下因素可以改善睡眠质量：
安静的房间以及感觉自在的空间。
营养均衡的饮食。俗语有“早吃好，午吃饱，晚吃少”。
不在卧室内装电视。睡前看太多东西或接受太多刺激会使人难以入睡。
睡前不喝咖啡、浓茶、巧克力、可口可乐等含咖啡因的饮料。
保持心态平衡，摒弃烦恼。
2.合理分配工作与休息时间
有的经理人用工作占用了大量的休息时间，结果工作时间的效率并不高。我们不提倡成为“工作狂”，事实上，“工作狂”不是很好的时间管理者，这种以牺牲休息时间为代价换来的常常是低效率。当然，有个别经理的精力特别充沛，可以长时间延长工作时间而不感到疲劳，则另当别论。
休息与工作相辅相成，不能一味地工作不休息，也不能光休息不工作，为了保证工作效率应该学会休息。
操作要点
学会休息以保证效率：
重视休息的威力。
合理分配工作与休息时间。
闻名世界的“红色资本家”哈默，表面上看是个“工作狂”，实际上他很会休息。
哈默58岁时，本打算退休安度晚年，后被石油生意吸引，接手了西方石油公司，做起了石油生意。他工作起来如旋风一般，决策果断，从不犹豫。在经受长达6个小时的结石手术后，许多熟悉他的人都以为，他要有6到12个月不能动了，谁知他第二天就躺在病床上与世界各地有关单位通起了电话。
1983年，85岁的哈默第二次来华，再次受到邓小平的接见。哈默对邓小平说：“我一天工作14个小时，争分夺秒，毫不含糊。”哈默以“飞机为家”，他购买了一架波音707客机，改装成私人专机，加装了精密的电信设备，可以和世界任何地方通话，达到了他“旅行不停，电话不断”的目的。他工作的时间有一半用在打电话上，有人说，哈默紧张的日程安排，可以累垮100个年轻力壮的小伙子，但哈默非常会休息、娱乐和锻炼身体。他的女秘书说：“有人说哈默工作像飓风，但哈默本身却是风眼，分外平静。”哈默特别注意保健，讲究节食和运动。他每天在私人游泳池游泳半个小时，接着收缩腹肌500次，然后按摩全身，并洗冷水浴。